De Excel y Word a un software SIF: cómo dejar las plantillas sin traumas

De Excel y Word a un software SIF: cómo dejar las plantillas sin traumas

Durante años, media España ha facturado con una plantilla de Excel o un documento de Word: se cambia el número, se ajusta la fecha, se exporta a PDF y listo. Ese método ha muerto legalmente. Con el Reglamento de sistemas de facturación (RD 1007/2023) en vigor —sociedades desde el 1 de enero de 2026, autónomos desde el 1 de julio de 2026—, facturar exige un SIF: un sistema informático de facturación conforme.

Por qué la plantilla ya no vale

No es una cuestión de estética ni de costumbre. Una plantilla de Excel o Word no puede cumplir lo que exige el reglamento:

• No genera registros de facturación con huella encadenada SHA-256: cada factura debe quedar enlazada criptográficamente con la anterior.
• No imprime el código QR obligatorio que permite verificar la factura ante la AEAT.
• No lleva registro de eventos ni garantiza la inalterabilidad: en un Excel se puede cambiar cualquier celda sin dejar rastro, que es exactamente lo que la norma prohíbe.
• No puede operar en modo VeriFactu (remisión continua y voluntaria de registros a la AEAT) ni en modo no-VeriFactu (conservación local firmada con remisión si la AEAT la requiere).

Y el riesgo es real: usar un sistema no conforme se sanciona con hasta 50.000 € por ejercicio (art. 201 bis LGT).

Lo que sí se conserva del método antiguo

Migrar no significa empezar de cero. Del sistema artesanal se aprovechan cosas valiosas:

• La numeración y las series: puedes continuar tu serie actual o abrir una nueva desde una fecha de corte. Lo importante es que sea correlativa y sin huecos a partir del nuevo sistema.
• Los datos de clientes: nombres, NIF, direcciones. Ese Excel de clientes es oro para la importación inicial.
• Tu catálogo de conceptos y precios, si facturas cosas recurrentes.
• Tus hábitos de control: si llevabas un registro mensual de lo facturado, esa disciplina sigue siendo útil; ahora la genera el software.

Plan de migración en una tarde

De verdad: es una tarde, no un proyecto de meses.

1. Exporta clientes y productos desde tus hojas actuales a CSV (nombre, NIF, dirección, email; concepto, precio, IVA). 2. Impórtalos en el software SIF y revisa por encima que los NIF y los tipos de IVA han entrado bien. 3. Decide las series: continuar la actual (por ejemplo, seguir en 2026-087) o abrir serie nueva desde el corte. Documenta la decisión. 4. Configura tus datos fiscales y el modo de operación; para la mayoría, activar VeriFactu simplifica la vida. 5. Emite la primera factura conforme a un cliente real o de prueba, y comprueba el QR y que el registro se ha encadenado.

A partir de ese momento, toda factura nueva sale del sistema. La plantilla se archiva.

¿Y las facturas antiguas?

Pregunta universal: no, no hay que rehacer nada. Las facturas emitidas antes de tu migración se conservan tal cual, durante los plazos legales habituales, como respaldo de aquellos ejercicios. El reglamento aplica hacia delante: regula cómo emites desde ahora, no reescribe tu historia. Guarda los PDF y las hojas antiguas en una carpeta cerrada y no las toques.

Errores a evitar

• Facturar en paralelo por dos vías: el error más grave. Si tras migrar sigues sacando alguna factura "rápida" desde Word, tendrás numeración rota, registros sin encadenar y un problema serio en cualquier comprobación. Desde el corte, todo sale del SIF.
• Retocar una factura emitida: en el nuevo mundo no se edita; se emite rectificativa.
• Improvisar las series el primer día: decídelas antes de la primera factura.
• Dejar la migración para el día que la necesitas: la primera factura del mes no es el momento de aprender el programa.

En resumen

Dejar Excel y Word no es perder control: es ganar registros encadenados, QR verificable y una contabilidad de emisión que se defiende sola ante la AEAT. La transición cabe en una tarde; el coste de no hacerla, no.