Aufbewahrung elektronischer Rechnungen 2027: Fristen, Formate und Anforderungen der Steuerbehörde

Eine elektronische Rechnung auszustellen ist erst die Hälfte der steuerlichen Pflicht. Die andere Hälfte ist, sie korrekt und so lange aufzubewahren, wie das Gesetz es vorschreibt. Wenn VeriFactu 2027 vollständig in Kraft tritt, werden Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten direkt durchsetzbar: Die spanische Steuerbehörde (AEAT) wird Rechnungserfassungsdaten mit Ihrem Archiv abgleichen.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Das spanische Recht sieht je nach Rechtsgrundlage unterschiedliche Aufbewahrungsfristen vor:

Rechtsgrundlage	Frist	Gilt für
Art. 29.2.e) LGT (Steuerrecht)	4 Jahre	Rechnungen im Zusammenhang mit Steuererklärungen (MwSt, KSt, ESt)
Art. 30 Código de Comercio (HGB-Äquivalent)	6 Jahre	Handelsbücher und Belege
Art. 25–26 LSC (Kapitalgesellschaftsgesetz)	10 Jahre	Buchführungsunterlagen von Kapitalgesellschaften
Art. 19 Rechnungsstellungsverordnung (RD 1619/2012)	4 Jahre Mindestfrist	Alle ausgestellten und erhaltenen Rechnungen

Praktische Regel: Als Kapitalgesellschaft immer 10 Jahre aufbewahren. Dieses einzige Kriterium erfüllt alle Fristen und vermeidet Klassifizierungsfehler nach Rechnungstyp.

In welchem Format müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Artikel 19 der Rechnungsstellungsverordnung schreibt vor, dass Rechnungen in dem Originalformat aufbewahrt werden müssen, in dem sie ausgestellt oder empfangen wurden. Das hat wichtige praktische Konsequenzen:

• Papierrechnung: Darf digitalisiert werden, wenn das Verfahren nach Art. 7 der Rechnungsstellungsverordnung eingehalten wird (Mindestauflösung, zugelassenes Verfahren). Nach Digitalisierung ist das Papieroriginal nicht mehr erforderlich.
• Elektronische Rechnung (XML, signiertes PDF usw.): Muss in elektronischer Form aufbewahrt werden. Ausdrucken und Vernichten des digitalen Originals ist nicht zulässig.
• VeriFactu-Rechnungen: Die XML-Rechnungserfassungsdatei (LRFC) und die visuelle Darstellung müssen gemeinsam aufbewahrt werden. Der QR-Code ist nur ein Verifizierungszugang — er ersetzt nicht die Originaldatei.

Integrität und Unveränderlichkeit

Das Gesetz verlangt nicht nur die Speicherung der Datei — es verlangt die Möglichkeit, nachzuweisen, dass sie seit der Ausstellung nicht verändert wurde. Bei digital signierten elektronischen Rechnungen wird dies durch die Signatur selbst gewährleistet. Bei unsignierten Rechnungen (z. B. unsigniertes PDF) hängt die Integrität vom Archivsystem ab.

Im VeriFactu-Kontext garantiert die Hash-Kette (SHA-256 jedes Datensatzes, verkettet mit dem vorherigen) die Unveränderlichkeit des LRFC. Die AEAT kann dies jederzeit anhand der ihr vorliegenden VERI*FACTU-Daten überprüfen.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Bei einer Außenprüfung oder Auskunftsersuchen zur MwSt oder Körperschaftsteuer kann die AEAT verlangen:

1. Das Rechnungseingangsbuch und Rechnungsausgangsbuch (Art. 63 und 64 der MwSt-Verordnung).
2. Die Originalrechnungen, die die Buchhaltungseinträge belegen (zur Überprüfung abgezogener oder berechneter MwSt-Beträge).
3. Bei VeriFactu: die LRFC-Datei oder alternativ die an die AEAT übermittelten Erfassungsdaten.

Können Sie die Originalrechnungen für eine abgezogene MwSt nicht vorlegen, kann die Steuerbehörde den Vorsteuerabzug verweigern und eine Sanktion nach Art. 170 LIVA verhängen (Sanktion von 100 % des nicht nachgewiesenen Betrags, Mindestbetrag 300 €).

Cloud-Speicherung: zulässig?

Ja. Die Rechnungsstellungsverordnung schreibt kein bestimmtes physisches Medium vor. Cloud-Speicherung — auch auf Servern außerhalb Spaniens — ist zulässig, wenn:

• Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit online abrufbar sind.
• Der Steuerpflichtige die Rechnungen bei Anforderung in lesbarem Format bereitstellen kann.
• Der Zugriff nicht davon abhängt, dass der Softwareanbieter noch aktiv ist — das ist der entscheidende Punkt: Wenn Ihre Rechnungssoftware eingestellt wird, können Sie Ihre Rechnungen noch abrufen?

InvoSeal ermöglicht es, das vollständige Rechnungsarchiv im XML- und PDF-Format jederzeit zu exportieren — unabhängig davon, ob Sie noch Kunde sind.

B2B-E-Rechnungspflicht ab 2027

Wenn die B2B-E-Rechnungspflicht auf alle Unternehmen ausgeweitet wird (auf Grundlage des Gesetzes Crea y Crece und noch ausstehender Durchführungsvorschriften), ist auch der Rechnungsempfänger verpflichtet, den Empfang zu bestätigen und die Rechnung in elektronischer Form aufzubewahren. Selbstständige oder Unternehmen, die von ihrem Lieferanten eine Papierrechnung erhalten, dürfen diese nicht ohne ein zugelassenes Verfahren digitalisieren.

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