Die elektronische Rechnung im B2B-Bereich ist in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 schrittweise verpflichtend. Was als jahrelange Diskussion zwischen Bund, Ländern und Wirtschaft begann, ist mit dem Wachstumschancengesetz konkrete gesetzliche Realität geworden. Bis Ende 2027 läuft die Übergangsphase; ab 2028 ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich Pflicht. Dieser Leitfaden gibt einen vollständigen Überblick über Pflichten, Fristen und die praktische Vorbereitung des Unternehmens.
Der rechtliche Rahmen: Wachstumschancengesetz und §14 UStG
Das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat in §14 des Umsatzsteuergesetzes die Definition der Rechnung neu gefasst. Eine elektronische Rechnung ist nun definiert als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Diese Definition ist enger als die frühere; ein einfaches PDF gilt nicht mehr als elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Strukturierte Formate, die die neuen Anforderungen erfüllen, sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den profilkonformen Ausprägungen. Diese Formate ermöglichen die maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten, ohne dass ein menschliches Auslesen erforderlich wäre. Sie sind die Grundlage für die elektronische Pflichtrechnung.
Die Neuregelung gilt grundsätzlich für inländische B2B-Umsätze. B2C-Umsätze sind nicht betroffen; auch Umsätze ins Ausland folgen weiterhin den allgemeinen Regeln des Mehrwertsteuerrechts und der jeweiligen nationalen Vorschriften des Empfängerstaates.
Die Stufen der Einführung 2025-2028
Die gesetzliche Pflicht wird in mehreren Stufen eingeführt, um Unternehmen Zeit zur Anpassung zu geben. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Diese Empfangspflicht ist universell und kennt keine Ausnahmen nach Unternehmensgröße. Jedes Unternehmen muss eine technische Lösung haben, um eine elektronische Rechnung entgegenzunehmen und zu verarbeiten.
Bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungen weiterhin in Papierform oder als sonstige elektronische Rechnung —beispielsweise als PDF per E-Mail— ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt. Diese Übergangsperiode erlaubt es Unternehmen, ihre Ausstellungsprozesse schrittweise anzupassen.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen ausstellen. Die kleineren Unternehmen unter dieser Schwelle haben noch ein weiteres Jahr Zeit.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die elektronische Rechnungsstellung für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig von der Unternehmensgröße. Papier- und PDF-Rechnungen sind ab diesem Zeitpunkt im B2B-Bereich nicht mehr zulässig.
Wer ist betroffen: B2B im Inland
Die elektronische Rechnungspflicht betrifft inländische B2B-Umsätze. Beide Vertragsparteien müssen ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine umsatzsteuerlich relevante Niederlassung in Deutschland haben. Reine B2C-Geschäfte —Verkauf an Endverbraucher— bleiben vom Wechsel ausgenommen, auch wenn natürlich nichts dagegen spricht, freiwillig elektronisch zu fakturieren.
Internationale Umsätze unterliegen weiterhin den Regelungen des innergemeinschaftlichen Warenverkehrs beziehungsweise der Exportregeln. Die Anforderungen können je nach Empfängerstaat unterschiedlich sein; bei Geschäften innerhalb der EU spielen die Entwicklungen im Rahmen von VAT in the Digital Age eine wachsende Rolle.
Sonderregelungen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise. Diese Belege können weiterhin in der bisherigen Form ausgestellt werden, sofern die spezifischen Voraussetzungen erfüllt sind.
Die Empfangspflicht: das erste Muss seit 2025
Die seit 1. Januar 2025 geltende Empfangspflicht ist für viele Unternehmen die erste konkrete Auswirkung der Reform. Auch wenn das Unternehmen selbst noch keine elektronischen Rechnungen ausstellt, muss es solche Rechnungen empfangen und verarbeiten können, wenn Lieferanten sie senden.
Die technische Lösung kann unterschiedlich aussehen. Ein E-Mail-Postfach mit der Fähigkeit, XML-Anhänge zu öffnen und an die Buchhaltung weiterzuleiten, ist eine minimale Lösung. Spezialisierte Empfangsportale, die die strukturierten Daten direkt in die Buchhaltungssoftware übernehmen, sind komfortabler. ERP-Systeme und Buchhaltungssoftware integrieren zunehmend native Funktionen für den Empfang elektronischer Rechnungen.
Die Empfangsadresse —üblicherweise eine spezielle E-Mail-Adresse oder ein Portal-Zugang— sollte den Geschäftspartnern bekannt sein. Eine zentrale Anlaufstelle in der Buchhaltung, die mit dem entsprechenden Schulungsstand und den notwendigen Werkzeugen ausgestattet ist, vereinfacht den Prozess.
Die Vorbereitung auf die Ausstellungspflicht
Die Ausstellung elektronischer Rechnungen erfordert deutlich mehr Vorbereitung als der Empfang. Das Unternehmen muss eine Software haben, die strukturierte Rechnungen im richtigen Format generiert; die Stammdaten müssen für die automatisierte Erstellung geeignet sein; die Prozesse müssen die neuen Anforderungen integrieren.
Die Wahl der Software ist die zentrale Entscheidung. Viele Buchhaltungs- und ERP-Anbieter haben ihre Produkte bereits aktualisiert oder kündigen Updates für die nächsten Monate an. Spezialisierte Anbieter für elektronische Rechnungsstellung bieten Alternativen, oft mit Schwerpunkt auf bestimmten Branchen oder Anwendungsfällen.
Bei der Auswahl sollten Unternehmen auf mehrere Kriterien achten. Erstens die Unterstützung der relevanten Formate —XRechnung und ZUGFeRD in den verpflichtenden Profilen—. Zweitens die Integration mit der bestehenden Systemlandschaft. Drittens die Zuverlässigkeit des Anbieters und die Qualität des Supports. Viertens die langfristige Kostenstruktur einschließlich Wartung und Updates.
Die technische Umsetzung: XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung ist das vom Koordinierungsstellen für IT-Standards der Bundesregierung entwickelte rein strukturierte Format. Es ist die bevorzugte Wahl im öffentlichen Sektor und wird auch im B2B-Bereich verbreitet eingesetzt. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuell ansprechende Darstellung; sie ist primär für die maschinelle Verarbeitung gedacht.
ZUGFeRD —Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland— ist ein hybrides Format, das eine maschinenlesbare XML-Struktur in einem PDF einbettet. Der Empfänger sieht ein normales PDF, das gleichzeitig die strukturierten Daten enthält. Diese Hybridform ist im B2B-Mittelstand sehr beliebt, weil sie die visuelle Lesbarkeit erhält und die maschinelle Verarbeitung ermöglicht.
Ab Version 2.0.1 erfüllt ZUGFeRD in den profilkonformen Ausprägungen die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes. Welche Variante das Unternehmen wählt, hängt von der bestehenden Infrastruktur, den Vorlieben der Geschäftspartner und den eigenen Präferenzen ab.
Die GoBD-Konformität: Integrität und Archivierung
Parallel zu den Formatvorgaben gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff —kurz GoBD—. Diese Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums legt fest, wie elektronische Rechnungen integer und unveränderbar zu archivieren sind, wie sie für die Betriebsprüfung zugänglich gemacht werden müssen und welche Anforderungen an die Verfahrensdokumentation gestellt werden.
Die elektronische Rechnung muss während des gesetzlichen Aufbewahrungszeitraums von zehn Jahren unverändert, lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Die ursprüngliche Form —XML oder PDF mit eingebettetem XML— muss erhalten bleiben; eine Konvertierung in andere Formate ist nur mit zusätzlichen Sicherungen zulässig.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie das Unternehmen seine Buchhaltung führt, welche Software es einsetzt und wie die Integrität der Daten gewährleistet wird. Sie ist die Grundlage für die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit durch die Finanzverwaltung.
Die Vorteile für das Unternehmen
Über die Erfüllung der gesetzlichen Pflicht hinaus bietet die elektronische Rechnungsstellung dem Unternehmen konkrete Vorteile. Die Automatisierung reduziert manuelle Erfassungsarbeit und damit Personalkosten und Fehlerquellen. Die schnellere Rechnungszustellung verkürzt den Zahlungseingang und verbessert den Cashflow. Die digitale Archivierung spart Platz, Papier und Zeit beim Wiederfinden alter Belege.
Die Standardisierung erleichtert auch die Kommunikation mit Geschäftspartnern. Wenn alle Beteiligten elektronisch fakturieren, lassen sich Geschäftsprozesse durchgängig digitalisieren —vom Bestellprozess über die Lieferung bis zur Zahlung—. Diese Integration ist ein Wettbewerbsvorteil insbesondere im Mittelstand und für innovative Geschäftsmodelle.
Die Schritte zur Anpassung: ein Fahrplan
Ein praktischer Fahrplan für die Anpassung umfasst mehrere Schritte. Erstens: Bestandsaufnahme der aktuellen Rechnungsstellung —Volumen, Formate, Software, Schnittstellen—. Zweitens: Auswahl der Software und der Formate für die elektronische Rechnungsstellung. Drittens: Pilotbetrieb mit ausgewählten Geschäftspartnern. Viertens: Schulung der Mitarbeiter. Fünftens: Ausweitung auf die gesamte Rechnungsstellung. Sechstens: Anpassung der Verfahrensdokumentation und der internen Prozesse.
Die Reihenfolge dieser Schritte und die zeitliche Verteilung hängen von der Größe und der Komplexität des Unternehmens ab. Kleinere Betriebe können den Übergang in wenigen Wochen schaffen; größere Unternehmen mit komplexen ERP-Landschaften brauchen Monate.
Häufige Fehler bei der Umstellung
Drei Fehler wiederholen sich bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung. Erstens: das Aufschieben der Vorbereitung bis kurz vor den jeweiligen Stichtagen. Die Komplexität wird unterschätzt, und die letzten Monate sind dann von Hektik geprägt.
Zweitens: die Annahme, dass ein PDF per E-Mail eine elektronische Rechnung im Sinne der Neuregelung ist. Es ist es nicht; ein einfaches PDF ist eine sonstige elektronische Rechnung, die nach den Übergangsregelungen nur bis Ende 2026 zulässig ist, sofern der Empfänger zustimmt.
Drittens: die Vernachlässigung der GoBD-Anforderungen. Die elektronische Rechnung muss nicht nur erstellt, sondern auch ordnungsgemäß archiviert werden. Die Verfahrensdokumentation und die Sicherungsprozesse sind ebenso wichtig wie die Software für die Erstellung.
Die fachliche Beratung
Die Anpassung an die elektronische Rechnungspflicht kann von der Beratung durch den Steuerberater und gegebenenfalls einen spezialisierten IT-Berater profitieren. Eine strukturierte Vorbereitung mit professioneller Unterstützung vermeidet Probleme im Übergang und sichert die langfristige Compliance.
Wenn Sie die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung vorbereiten und sehen möchten, wie Invoseal die deutschen Anforderungen erfüllt, finden Sie weitere Informationen unter invoseal.es.
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