Der deutsche Mittelstand steht vor einer mehrjährigen Transformation seiner Rechnungsstellung. Zwischen der bereits geltenden Empfangspflicht ab 2025 und der vollständigen Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen ab 2028 liegen drei Jahre, in denen Unternehmen ihre Prozesse strukturiert anpassen können. Eine durchdachte Roadmap macht den Übergang planbar und vermeidet Hektik in den letzten Monaten vor den jeweiligen Stichtagen.
Die Ausgangslage 2025: Empfangspflicht erfüllen
Der erste Meilenstein ist seit dem 1. Januar 2025 erreicht: die Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. KMU, die im Jahr 2025 noch keine Lösung für den Empfang elektronischer Rechnungen haben, sollten dies als oberste Priorität behandeln. Die Konsequenzen einer nicht erfüllten Empfangspflicht reichen von der Beeinträchtigung der Geschäftsbeziehung mit digital orientierten Lieferanten bis zu möglichen Bußgeldern.
Die Empfangspflicht ist mit überschaubarem Aufwand erfüllbar. Eine spezielle E-Mail-Adresse, eine geeignete Software zur Verarbeitung von XML-Anhängen und PDFs, eine Schulung der Mitarbeiter, eine GoBD-konforme Archivierung der eingehenden elektronischen Rechnungen: das sind die Bausteine. Für die meisten KMU ist die Erfüllung der Empfangspflicht in wenigen Wochen machbar, sofern die Entscheidung getroffen und die Investition freigegeben wird.
Die Empfangslösung sollte mit Blick auf die spätere Ausstellungspflicht gewählt werden. Eine Software, die sowohl Empfang als auch Ausstellung abdeckt, vermeidet einen Anbieterwechsel in der späteren Transformationsphase.
Das Jahr 2026: Übergangsperiode nutzen
Das Jahr 2026 ist die letzte vollständige Übergangsperiode, in der die meisten KMU noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen dürfen, sofern der Empfänger zustimmt. Diese Zeit sollte genutzt werden, um die eigene Ausstellung auf die kommende Pflicht vorzubereiten.
Konkrete Schritte für 2026 umfassen die Bestandsaufnahme der aktuellen Rechnungsstellung, die Auswahl der Software für die elektronische Ausstellung, die Pilotphase mit ausgewählten Geschäftspartnern, die Anpassung der internen Prozesse, die Schulung der Mitarbeiter.
Die Pilotphase ist besonders wertvoll. KMU können mit ein paar großen Kunden oder Lieferanten beginnen, die ohnehin auf elektronische Rechnungen umstellen wollen. Die Erfahrung aus dieser Pilotphase fließt in die spätere Vollumstellung ein und reduziert das Risiko von Anfangsproblemen.
Der Stichtag 2027: Unternehmen über 800.000 Euro
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro elektronische Rechnungen ausstellen. Diese Schwelle entspricht dem klassischen Mittelstand; viele etablierte KMU werden betroffen sein.
Für diese Unternehmen ist 2026 das Jahr der Vorbereitung. Bis spätestens zum dritten Quartal 2026 sollte die Wahl der Software getroffen sein; das vierte Quartal kann für Implementierung, Schulung und Pilot genutzt werden. Wer den Stichtag erreicht, ohne vorbereitet zu sein, erfährt Probleme in der Übergangsphase, die das normale Geschäft beeinträchtigen können.
Die Umsatzschwelle von 800.000 Euro bezieht sich auf den Vorjahresumsatz, also für 2027 auf den Umsatz 2026. Unternehmen, die diese Schwelle erstmals überschreiten, sollten die Umstellung entsprechend antizipieren.
Der Endpunkt 2028: Alle Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzschwelle. Damit endet die Übergangsperiode endgültig. Auch kleinste KMU und Einzelunternehmen müssen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen.
Für diese kleinsten Unternehmen ist 2027 das Jahr der Vorbereitung. Die geringen IT-Ressourcen und die meist beschränkten Budgets stellen besondere Anforderungen an die Wahl der Lösung. Hier sind einfache, kostengünstige und leicht zu bedienende Cloud-Lösungen oft die richtige Wahl.
Der Stichtag 2028 ist nicht verhandelbar. KMU, die ihn versäumen, riskieren neben den Bußgeldern auch die Beeinträchtigung ihrer Geschäftsbeziehungen, weil B2B-Kunden zunehmend elektronische Rechnungen erwarten und ohne diese die Bearbeitung erschweren.
Die Bestandsaufnahme: Schritt eins
Vor jeder konkreten Investition steht die Bestandsaufnahme. KMU sollten dokumentieren, welche Software sie aktuell für die Rechnungsstellung nutzen, wie viele Rechnungen sie monatlich erstellen und empfangen, welche Schnittstellen zu anderen Systemen bestehen, wer in welchen Rollen mit der Rechnungsstellung zu tun hat.
Diese Bestandsaufnahme ist die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen. Eine fundierte Bestandsaufnahme schafft Klarheit, identifiziert Engpässe und ermöglicht eine gezielte Optimierung.
Die Bestandsaufnahme sollte auch die Stammdaten umfassen: Sind die Kunden- und Lieferantenstammdaten vollständig und korrekt? Werden die für elektronische Rechnungen erforderlichen Informationen —insbesondere die Steuernummern und USt-IdNr.— durchgängig gepflegt? Lücken in den Stammdaten verzögern die spätere Umstellung erheblich.
Die Software-Auswahl: Schritt zwei
Die Auswahl der Rechnungssoftware ist die zentrale technologische Entscheidung. Sie sollte auf der Bestandsaufnahme aufbauen und die Anforderungen des KMU präzise abdecken: Format-Unterstützung, GoBD-Konformität, Integration mit der bestehenden IT, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Support, Kosten.
KMU sollten mehrere Anbieter vergleichen und eine Testphase nutzen. Eine kostenlose Probephase von mehreren Wochen ist Standard im Markt; wer ohne diese Erprobung entscheidet, erhöht das Risiko einer Fehlwahl.
Die Beteiligung der späteren Anwender —Buchhaltung, Vertrieb, Administration— an der Auswahl ist wichtig. Sie haben die beste Perspektive für die Benutzerfreundlichkeit und können Schwachstellen aufdecken, die in einer Verkaufsdemo nicht erkennbar sind.
Die Implementierung und Konfiguration: Schritt drei
Nach der Auswahl folgt die Implementierung. Diese umfasst die Installation oder Aktivierung der Software, die Migration der Bestandsdaten aus der bisherigen Lösung, die Konfiguration der Stammdaten und Workflows, die Anpassung der Rechnungsvorlagen, die Einrichtung der Integrationen mit anderen Systemen.
Die Implementierung sollte mit dem Anbieter abgestimmt sein. Etablierte Anbieter haben standardisierte Implementierungsprozesse und können das KMU effizient durch die einzelnen Schritte führen. Eigeninitiative ist möglich, aber oft weniger effizient als die Nutzung der Anbieterunterstützung.
Die Konfiguration der Rechnungsvorlagen sollte das Corporate Design des Unternehmens widerspiegeln, ohne die gesetzlich vorgeschriebenen Elemente zu kompromittieren. Eine professionelle Rechnungsvorlage stärkt das Markenbild und vermittelt Professionalität.
Die Pilotphase: Schritt vier
Die Pilotphase ist der entscheidende Testfall. Mit ausgewählten Kunden oder Lieferanten werden die ersten elektronischen Rechnungen ausgestellt beziehungsweise empfangen. Probleme, die in der Theorie nicht erkennbar waren, zeigen sich in der Praxis.
Die Auswahl der Pilotpartner sollte sorgfältig erfolgen. Geeignete Partner sind solche, mit denen eine vertrauensvolle Beziehung besteht und die selbst Interesse an der elektronischen Rechnung haben. Sie werden bereit sein, gemeinsam Probleme zu lösen und Erfahrungen zu teilen.
Die Erfahrungen aus der Pilotphase sollten dokumentiert und in die spätere Vollumstellung eingearbeitet werden. Was funktioniert hat, was nicht funktioniert hat, welche Anpassungen sind nötig: all diese Erkenntnisse fließen in die finale Konfiguration ein.
Die Schulung der Mitarbeiter: Schritt fünf
Eine moderne Software ist nur so gut wie die Menschen, die sie bedienen. Die Schulung der Mitarbeiter ist daher kein Nebenpunkt, sondern eine zentrale Voraussetzung für die erfolgreiche Umstellung.
Die Schulung sollte die verschiedenen Rollen ansprechen: Buchhaltung mit dem Schwerpunkt auf den fachlichen Aspekten, Vertrieb mit dem Schwerpunkt auf den Kundenkommunikationsaspekten, Geschäftsleitung mit dem Schwerpunkt auf strategischen und prozessualen Aspekten.
Schriftliche Materialien —Handbücher, Anleitungen, FAQs— ergänzen die Präsenzschulung und dienen als Nachschlagewerk im Tagesbetrieb. Eine zentrale Anlaufstelle für Rückfragen —ein interner Champion oder der Support des Anbieters— ist wichtig für die Akzeptanz und die schnelle Problemlösung.
Die Vollumstellung und der laufende Betrieb
Nach der erfolgreichen Pilotphase und der Schulung erfolgt die schrittweise oder vollständige Umstellung auf elektronische Rechnungen. Eine schrittweise Umstellung —zuerst bestimmte Kundengruppen, dann andere— ist meist risikoärmer als ein Big-Bang.
Im laufenden Betrieb sind regelmäßige Reviews wichtig. Funktioniert die Software wie erwartet? Sind die Mitarbeiter zufrieden? Gibt es wiederkehrende Probleme? Welche Optimierungen sind möglich? Solche Reviews —vierteljährlich oder halbjährlich— sichern die langfristige Effizienz.
Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Software durch den Anbieter sollte verfolgt werden. Neue Funktionen, Updates und Erweiterungen können den Wert der Lösung steigern. Eine aktive Beziehung zum Anbieter, statt einer rein passiven Nutzung, zahlt sich aus.
Häufige Fehler in der Roadmap-Umsetzung
Drei Fehler wiederholen sich bei der Roadmap-Umsetzung. Erstens: das Aufschieben der Vorbereitung in der Hoffnung, dass die Pflicht aufgeschoben wird. Sie wird nicht aufgeschoben; die Fristen sind politisch und gesetzlich verankert.
Zweitens: die Vernachlässigung der Stammdatenqualität. Eine elektronische Rechnungsstellung mit unzuverlässigen Stammdaten generiert Fehler, die nachträglich aufwändig korrigiert werden müssen.
Drittens: die Unterschätzung des Schulungsaufwands. Software-Bedienung lernen ist nur ein Teil; die fachlichen Aspekte —GoBD, Steuerrecht, korrekte Formate— müssen ebenfalls vermittelt werden.
Die fachliche Beratung
Die Roadmap-Umsetzung profitiert vom Zusammenspiel zwischen Steuerberater, IT-Dienstleister und Anbieter der Rechnungssoftware. Jede dieser Perspektiven bringt wichtige Aspekte ein; die Koordination der Beiträge ist Aufgabe der Geschäftsleitung.
Wenn Sie als KMU eine Lösung suchen, die Sie durch die gesamte Roadmap von 2025 bis 2028 begleitet, finden Sie weitere Informationen zu Invoseal unter invoseal.es.
Heute noch gelöst?
InvoSeal erfüllt die RD 1007/2023 im VeriFactu- und Nicht-VeriFactu-Modus vom ersten Tag an. Verantwortlichkeitserklärung veröffentlicht.
InvoSeal testen →