Vereinfachte Rechnungen im SIF: Anforderungen und Grenzen

Die vereinfachte Rechnung ist die Weiterentwicklung des früheren Kassenbelegs. Sie dokumentiert einen Vorgang mit weniger Angaben als eine vollständige Rechnung, ist aber weiterhin in jeder Hinsicht eine Rechnung und muss daher ihren Ausstellungsdatensatz im Abrechnungssystem (SIF) erzeugen.

Wann sie ausgestellt werden darf

Grundsätzlich darf eine vereinfachte Rechnung ausgestellt werden, wenn der Betrag 400 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) nicht übersteigt, oder 3.000 Euro in bestimmten Branchen wie Einzelhandel, Gastgewerbe, Personenbeförderung oder Parkhäusern. Außerhalb dieser Fälle oder wenn der Empfänger ein Unternehmer oder Freiberufler ist, der für den Vorsteuerabzug eine vollständige Rechnung benötigt, muss eine ordentliche Rechnung ausgestellt werden.

Welche Angaben sie erfordert

Die vereinfachte Rechnung enthält weniger Inhalt als eine vollständige, ist aber nicht anforderungsfrei: Nummer und Serie, Ausstellungsdatum, Identifikation des Ausstellers mit Steuernummer, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, den Steuersatz und gegebenenfalls den Hinweis „MwSt. inbegriffen" sowie den Gesamtbetrag. Möchte der Empfänger die Vorsteuer abziehen, kann er verlangen, dass seine Identifikationsdaten und die ausgewiesene Steuer gesondert aufgeführt werden.

Ihre Erfassung im SIF

Für das System erzeugt eine vereinfachte Rechnung einen Ausstellungsdatensatz, der in seiner Logik mit dem einer vollständigen Rechnung identisch ist: Er wird per Fingerabdruck mit den vorherigen Datensätzen verkettet und gegebenenfalls an die Steuerbehörde gemeldet. Es gibt keinen „leichten" Weg, der Belege außerhalb des Systems lässt: Jeder dokumentierte Vorgang muss erfasst werden.

Koexistenz mit der vollständigen Rechnung

Ein Unternehmen kann innerhalb desselben SIF sowohl vereinfachte als auch vollständige Rechnungen ausstellen und eine vereinfachte auf Kundenwunsch sogar in eine vollständige umwandeln. Entscheidend ist, dass beide dieselbe Integritätskette speisen und die Serien korrekt definiert sind. Konforme Software verwaltet beide Typen transparent und stellt sicher, dass weder Belege noch ordentliche Rechnungen die geforderte Rückverfolgbarkeit unterbrechen.