Die Termine wurden mehrfach verschoben und liegen jetzt 2027. Hier erkläre ich was VeriFactu ist, wen es betrifft und ab wann — mit den Daten Stand Mai 2026 — und was Sie heute tun sollten, wenn Sie Freiberufler oder kleines Unternehmen in Spanien sind. Ohne Fachchinesisch.
Wenn Sie in Spanien geschäftlich tätig sind und Rechnungen mit einer Software erstellen, wird VeriFactu Sie früher oder später betreffen. Die gute Nachricht: Die Termine haben sich (wieder) verschoben und Sie haben mehr Zeit als gedacht. Die schlechte: Die meisten werden bis zur letzten Minute warten und sich dann gegen die Wand fahren.
VeriFactu in einem Satz
VeriFactu ist das neue System, mit dem die spanische Finanzverwaltung sicherstellt, dass Rechnungen spanischer Unternehmen nach ihrer Ausstellung nicht mehr manipuliert werden können. Dazu zwingt es die Rechnungssoftware, sieben technische Anforderungen zu erfüllen, und auf jeder Rechnung müssen ein QR-Code und ein an die Vorgängerrechnung gekoppelter digitaler Hash erscheinen.
Als Freiberufler oder Unternehmen wählen Sie zwischen zwei Modi:
- VeriFactu-Modus: Ihre Software übermittelt jede Rechnung in Echtzeit an die spanische Finanzverwaltung (AEAT), sobald sie ausgestellt wird.
- Nicht-VeriFactu-Modus: Ihre Software übermittelt nichts, speichert die Datensätze jedoch verkettet. Wenn die AEAT sie anfordert, händigen Sie sie aus.
Beide Modi sind legal. Der VeriFactu-Modus ist entspannter — wenn die AEAT irgendwann prüft, ist alles bereits da.
Wo kommt das alles her? Der gesetzliche Weg in einer Minute
- 2021: Das Antibetrugsgesetz (Ley 11/2021) legte den Grundstein.
- 2023: Das Königliche Dekret 1007/2023 entwickelte die technische Verordnung (die berühmten "SIF" — Rechnungssoftwaresysteme).
- April 2025: RD 254/2025 verschob die ersten Termine.
- Dezember 2025: Königliches Dekret-Gesetz 15/2025 verschob sie erneut. Das sind die aktuell gültigen Termine.
Wer ist betroffen und ab wann? Der aktualisierte Zeitplan
Das sind die geltenden Daten Stand Mai 2026. Es gab vorher schon zwei andere Versionen — lassen Sie sich von alten Artikeln im Netz nicht in die Irre führen:
| Gruppe | Aktuelle Frist |
|---|---|
| Körperschaften (Körperschaftsteuerpflichtige) | 1. Januar 2027 |
| Selbstständige (IRPF), Nichtansässige mit Betriebsstätte, Personengesellschaften | 1. Juli 2027 |
Wichtig: Die Pflicht verschwindet nicht, sie wird nur verschoben. Das technische Modell und die Softwareanforderungen bleiben identisch. Was sich ändert, ist nur das Datum, ab dem die AEAT Sanktionen verhängen kann.
Gibt es Ausnahmen?
Ja, zwei Gruppen:
- Unternehmen, die bereits im SII sind (Sofortige Informationsübermittlung). Wer seine Mehrwertsteuerbücher bereits nahezu in Echtzeit an die AEAT sendet, erfüllt ein strengeres System als VeriFactu. Sie können sich den Wechsel sparen.
- Baskenland: Dort gilt TicketBAI, ein äquivalentes System. Keine doppelte Pflicht.
Wenn Sie in keiner der beiden Gruppen sind, kommt VeriFactu auf Sie zu.
Die zwei Modi mit einem Beispiel erklärt
Stellen Sie sich vor, Sie führen eine kleine Beratungspraxis in Palma. Sie stellen monatlich 30 Rechnungen an Ihre Kunden aus.
Wenn Sie den VeriFactu-Modus in Ihrer Software aktivieren: Jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung ausstellen, übermittelt die Software sie automatisch an das elektronische Portal der AEAT. Wenn die AEAT etwas überprüfen will, muss sie Sie nicht anrufen — sie hat bereits alles. Vorteil: kein Papierkrieg, falls eine Prüfung kommt.
Wenn Sie im Nicht-VeriFactu-Modus bleiben: Ihre Software übermittelt nichts, zeichnet aber jede Rechnung mit einer digitalen Signatur auf, die mit der vorherigen verkettet ist. Sie müssen alle Datensätze während der steuerlichen Verjährungsfrist aufbewahren (vier Jahre ab Abgabetermin). Wenn die AEAT fragt, exportieren Sie die Datensätze und liefern sie ab.
Was wählen? Für die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen ist der VeriFactu-Modus die bequemere Lösung. Aber es ist freie Entscheidung und reversibel.
Die sieben Anforderungen, die Ihre Software erfüllen muss (in einfachen Worten)
Ihre Rechnungssoftware muss sieben Dinge garantieren:
- Integrität. Eine ausgestellte Rechnung kann nicht ohne Spur geändert werden. Wenn Sie sich vertun, machen Sie eine Korrekturrechnung (rectificativa) — Sie ändern die Original-Rechnung nicht.
- Nachverfolgbarkeit. Jede Rechnung trägt den digitalen Fingerabdruck der vorherigen, in einer Kette. Wenn jemand eine Rechnung löscht, bricht die Kette und es ist sichtbar.
- Aufbewahrung. Datensätze werden nicht gelöscht, sondern mindestens vier Jahre aufbewahrt.
- Zugänglichkeit. Wenn die AEAT die Datensätze anfordert, liefert die Software sie schnell und im offiziellen Format.
- Lesbarkeit. Jeder Prüfer muss die Daten lesen können, ohne sie entschlüsseln zu müssen.
- Identifikation. Jeder Datensatz muss Ihre Steuernummer und die Ihres Kunden klar tragen.
- AEAT-Übertragungsfähigkeit. Die Software muss die Daten in Echtzeit an die AEAT senden können, wenn Sie den VeriFactu-Modus aktivieren.
Sie müssen das nicht einzeln prüfen. Der Softwarehersteller unterzeichnet eine Konformitätserklärung und versichert damit, dass sein Programm alle sieben Punkte erfüllt. Ihre Aufgabe: prüfen, ob Ihr Anbieter diese Erklärung veröffentlicht hat — jede seriöse Software hat sie offen auf der Webseite.
Der QR-Code und der digitale Hash auf jeder Rechnung
Ab dem Stichtag der Pflicht tragen alle von Ihnen ausgestellten Rechnungen zwei neue Elemente:
- Einen QR-Code auf der Rechnung selbst, mit jedem Smartphone scannbar.
- Einen digitalen Hash (eine Art Prüfsumme), der die Rechnung mit der vorherigen verknüpft.
Ihr Kunde kann den QR-Code scannen und auf der Webseite der AEAT überprüfen, ob die Rechnung existiert und legitim ist. Sie müssen nichts Besonderes tun — Ihre Software fügt den QR-Code automatisch hinzu.
Was passiert bei Nichtbeachtung? Die Strafen
- Wenn Sie nicht-konforme Software verwenden: Bußgelder bis zu 50.000 € pro Geschäftsjahr.
- Wenn Sie nicht-konforme Software vertreiben oder verkaufen: Bußgelder bis zu 150.000 € pro Geschäftsjahr.
Das sind keine theoretischen Strafen. Die Steuerbehörde prüft bereits Softwareanbieter und wird ab den oben genannten Daten auch Nutzer prüfen.
VeriFactu ist NICHT dasselbe wie B2B-E-Rechnung (Crea y Crece-Gesetz)
- VeriFactu (RD 1007/2023) regelt, wie Ihre Software Rechnungen ausstellt und aufzeichnet. Es ist eine Pflicht gegenüber der Finanzverwaltung, bezogen auf Ihre internen technischen Systeme.
- Pflicht-B2B-E-Rechnung (Gesetz Crea y Crece) regelt, dass Rechnungen zwischen Unternehmen in strukturiertem elektronischem Format ausgetauscht werden. Es ist eine Marktverpflichtung.
Das sind zwei verschiedene Dinge und beide kommen. VeriFactu zuerst (2027). B2B kommt danach. Nicht durcheinanderbringen.
Was sollte ich heute konkret tun?
Schritt 1 — Schauen Sie, womit Sie heute Rechnungen ausstellen. Wenn Sie eine moderne Rechnungssoftware nutzen, passt sich diese wahrscheinlich bereits an. Wenn Sie mit Excel, Word oder PDF-Vorlagen manuell arbeiten, reicht das nicht aus.
Schritt 2 — Fragen Sie Ihren Softwareanbieter. Eine kurze E-Mail: „Ist Ihre Software für VeriFactu zertifiziert? Ab wann? Haben Sie die Konformitätserklärung veröffentlicht?" Wenn man Ihnen ausweicht, ist das ein schlechtes Zeichen.
Schritt 3 — Falls keine Konformität, suchen Sie rechtzeitig eine Alternative. Sie haben bis 2027 Zeit, aber einen Softwarewechsel im Chaos zu machen, ist Folter. Viel besser, in Ruhe in 2026 oder Anfang 2027 zu wechseln.
Schritt 4 — Testen Sie. Wenn Sie ein neues Programm wählen, stellen Sie mindestens einen Monat lang echte Rechnungen im VeriFactu-Modus aus.
Häufig gestellte Fragen
Zwingt mich VeriFactu zu Cloud-Software?
Nein. Sie können Software lokal oder in der Cloud nutzen — wichtig ist, dass sie die sieben Anforderungen erfüllt.
Muss ich jede Rechnung elektronisch signieren?
Sie müssen nicht manuell mit einem persönlichen Zertifikat jede Rechnung signieren. Den verketteten digitalen Hash fügt die Software automatisch hinzu.
Was passiert, wenn ich im VeriFactu-Modus die Internetverbindung verliere?
Ihre Software stellt weiter Rechnungen mit QR und Hash aus. Sobald sie wieder online ist, überträgt sie die ausstehenden Datensätze an die AEAT.
Wenn ich bereits im SII bin, muss ich auf VeriFactu wechseln?
Nein. Wer im SII ist, ist von VeriFactu befreit — Sie erfüllen bereits ein strengeres System.
Fazit: Sie haben Zeit, vergeuden Sie sie nicht
VeriFactu wurde auf den 1. Januar 2027 für Körperschaften und auf den 1. Juli 2027 für Selbstständige verschoben. Eine gute Nachricht — es bleibt Spielraum.
Wer seine Software sechs oder zwölf Monate vorher vorbereitet, hat kein Problem. Wer es bis April oder Mai 2027 schiebt, läuft in ein Chaos — genau dann, wenn alle anderen dasselbe versuchen.
Mein Rat: Nehmen Sie sich diesen Monat einen Nachmittag, prüfen Sie Ihre aktuelle Software und entscheiden Sie noch dieses Jahr für eine Alternative, falls nötig.
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