Wie man von traditioneller Abrechnungssoftware zu einer konformen migriert

Wie man von traditioneller Abrechnungssoftware zu einer konformen migriert

Viele Unternehmen nutzen seit Jahren ein Abrechnungsprogramm, das die Anti-Betrugs-Verordnung nicht erfüllt. Die Migration zu einem konformen System ist Pflicht, aber mit guter Planung einfach und sogar eine Gelegenheit, Prozesse zu verbessern.

1. Historische Daten exportieren

Vor dem Wechsel ist es ratsam, Rechnungen und Kundendaten aus dem alten System in einem Standardformat (CSV, Excel o. Ä.) zu exportieren. So bleibt die Historie erhalten und der Import in die neue Software wird erleichtert.

2. Kontinuität der Nummerierung wahren

Die Serie und Nummerierung der Rechnungen darf keine ungerechtfertigten Lücken haben. Bei der Migration ist das neue System so zu konfigurieren, dass es die Nummerierung dort fortsetzt, wo sie endete, und Duplikate oder Lücken vermeidet, die bei einer Prüfung auffallen.

3. Den richtigen Zeitpunkt wählen

Der Wechsel erfolgt idealerweise zu Beginn eines Zeitraums (Monat, Quartal oder Jahr), damit die Trennung zwischen altem und neuem System sauber und leicht dokumentierbar ist.

4. Das Team schulen

Gute konforme Software ist einfach zu bedienen, doch es lohnt sich, Zeit darauf zu verwenden, das Team mit der Ausstellung von Rechnungen, Korrektur- und Stornorechnungen in der neuen Umgebung vertraut zu machen.

5. Konformität prüfen

Stellen Sie sicher, dass das neue System die verantwortliche Erklärung der Konformität abgibt und dass Sie den für Ihr Unternehmen passenden Modus (Verifactu oder Nicht-Verifactu) wählen.

Fazit

Die Migration zu einem konformen System ist mit Planung gut zu bewältigen: Historie exportieren, Nummerierung beibehalten, Zeitpunkt wählen und Team schulen. Invoseal erleichtert den Import Ihrer Daten und die Fortführung Ihrer Nummerierung, damit der Wechsel schnell und schmerzlos verläuft.