Facturas recurrentes y suscripciones bajo VeriFactu: cómo automatizar sin romper nada

Facturas recurrentes y suscripciones bajo VeriFactu: cómo automatizar sin romper nada

Igualas de despacho, cuotas mensuales de mantenimiento, suscripciones de software, alquileres de local: si tu negocio vive de ingresos recurrentes, cada mes emites las mismas facturas con pequeñas variaciones. Desde que el Reglamento de sistemas de facturación (RD 1007/2023) está en vigor —sociedades desde el 1 de enero de 2026 y autónomos desde el 1 de julio de 2026—, esa emisión automática tiene que hacerse dentro de un SIF conforme. Automatizar sigue siendo posible y recomendable; lo que cambia es cómo.

El encadenado de hash no admite atajos

Cada factura que emites genera un registro de facturación con un hash SHA-256 encadenado al registro anterior. Es una cadena cronológica: el registro de la cuota de septiembre referencia al de la última factura emitida antes que ella, sea de quien sea.

Para las recurrentes esto tiene una consecuencia práctica: no puedes "pregenerar" facturas fuera del sistema y volcarlas luego, ni tener una plantilla que fabrique PDFs por su cuenta. La automatización debe ejecutarse dentro del SIF, que en el momento real de emisión calcula el hash, genera el QR obligatorio y, si trabajas en modo VeriFactu, remite el registro a la AEAT al instante. En modo no-VeriFactu, el registro queda firmado y conservado localmente, con su registro de eventos, listo por si la AEAT lo requiere.

Fecha de expedición vs fecha de devengo

En recurrentes conviven dos fechas que no debes confundir:

• Fecha de devengo: cuándo se presta el servicio (la mensualidad de septiembre).
• Fecha de expedición: cuándo emites la factura de verdad.

El registro de facturación toma la fecha de expedición real, la del momento en que el sistema genera el registro. Si tu automatización lanza las cuotas el día 1 a las 07:00, esa es la fecha y hora que quedará encadenada. Emitir "con fecha de la semana que viene" no es una opción: el encadenado y el registro de eventos dejan constancia del momento real. Si necesitas facturar por adelantado (por ejemplo, alquileres que se cobran a mes vencido o anticipado), hazlo con criterio documentado y estable: siempre el mismo día del ciclo, reflejando en el concepto el periodo devengado.

¿Cambia el precio a mitad de contrato?

Caso típico: actualizas la iguala por IPC en julio, pero la cuota de julio ya salió con el importe antiguo.

• Si la factura emitida era correcta en su momento y el nuevo precio aplica desde la siguiente cuota, no toques nada: la próxima factura sale ya con el importe nuevo. Es una nueva factura, no una rectificación.
• Si la factura salió con un importe erróneo (aplicaste mal la subida, olvidaste un descuento pactado), lo correcto es una factura rectificativa, que genera su propio registro de facturación vinculado. Nunca edites ni borres la original: la inalterabilidad es precisamente lo que el reglamento persigue, y cualquier anulación queda anotada como evento.

Domiciliaciones y conciliación

Que el cobro vaya por domiciliación SEPA no cambia la obligación de facturar, pero sí conviene ordenar el flujo: primero se emite la factura en el SIF, después se genera la remesa con los importes de las facturas ya emitidas. Así la conciliación es directa: cada recibo devuelto se corresponde con una factura concreta, y si hay impago gestionas el cobro sin tocar la factura (el impago no se rectifica, se reclama).

Errores típicos que ahora salen caros

• Duplicar la serie: usar la misma serie para recurrentes y facturas puntuales desde herramientas distintas acaba en saltos o duplicados de numeración. Define series separadas (por ejemplo, una para cuotas y otra para servicios extra) y emite todo desde el mismo sistema.
• Emitir por adelantado sin criterio: adelantar la facturación "porque este mes cierro antes" rompe la coherencia del ciclo y complica el IVA del periodo.
• Regenerar facturas: reemitir un PDF con datos corregidos sin rectificativa era mala práctica antes; ahora es directamente incompatible con un SIF.
• Pausar suscripciones borrando facturas programadas ya emitidas: se anulan con su registro correspondiente, no se eliminan.

Recuerda lo que hay en juego: usar software de facturación no conforme puede sancionarse con hasta 50.000 € por ejercicio (art. 201 bis LGT). La buena noticia es que un SIF bien configurado convierte la facturación recurrente en lo que debe ser: un proceso que funciona solo, con trazabilidad completa y sin sustos.