VeriFactu no es una recomendación: es una obligación legal con régimen sancionador específico. Las multas pueden llegar a 150.000 € anuales para los fabricantes de software no conforme, y hay infracciones que afectan directamente a los usuarios del software. Esto es lo que dice la Ley Antifraude y el RD 1007/2023 sobre sanciones.
¿Quién puede ser sancionado? Dos actores distintos
El régimen sancionador de VeriFactu diferencia entre dos actores con responsabilidades —y sanciones— completamente distintas:
1. Los fabricantes y comercializadores de software de facturación
Son los que más expuestos están. Tienen la obligación de no producir, vender ni instalar software que no cumpla los requisitos del RD 1007/2023. Si lo hacen, incurren en infracción grave.
2. Los usuarios del software (empresas y autónomos)
Son responsables de no usar software que permita llevar una doble contabilidad o que altere los registros de facturación. Esto incluye usar software no conforme después de que la obligación sea efectiva.
Las sanciones en cifras: qué dice la Ley
La Ley 11/2021 (Ley Antifraude) añadió tres nuevas infracciones graves a la Ley General Tributaria relacionadas con los sistemas informáticos de facturación:
| Infracción | Quién | Sanción |
|---|---|---|
| Fabricar, producir, comercializar u obtener software de doble uso (que permita manipular los registros) o que no cumpla los requisitos técnicos del RD 1007/2023 | Fabricantes y comercializadores | Multa fija de 150.000 € por ejercicio y línea de producto |
| Usar sistemas informáticos que no cumplan la normativa (sin certificación cuando sea exigible, sin homologación o sin la declaración responsable) | Usuarios del software (empresas y autónomos) | Multa fija de 50.000 € por ejercicio |
| Poseer, usar, comercializar o transportar software que permita la manipulación de datos contables o de facturación para ocultar la actividad real | Cualquier sujeto | Multa fija de 50.000 € por ejercicio |
Importante: estas son multas fijas, no proporcionales al beneficio obtenido. No importa si el error fue pequeño o el volumen de negocio es bajo: la sanción es la misma.
¿Desde cuándo se puede sancionar?
Las sanciones solo se pueden aplicar a partir de las fechas de obligatoriedad:
- 1 de enero de 2027: sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: autónomos en IRPF, no residentes con establecimiento permanente y entidades en atribución de rentas.
Antes de esas fechas, si usas software no conforme, no hay sanción por VeriFactu (sí puede haber otras sanciones tributarias por otros motivos). A partir de esas fechas, la AEAT puede inspeccionar tu software en cualquier visita.
¿Cómo inspecciona la AEAT el cumplimiento?
La normativa prevé que la AEAT pueda:
- Solicitar en cualquier visita de inspección la declaración responsable de conformidad del fabricante de tu software.
- Verificar que el software genera y conserva los registros con el formato y estructura exigidos.
- Comprobar que los QR de las facturas emitidas son verificables y que el hash encadenado es correcto.
- Detectar software de doble uso mediante análisis técnico del sistema.
No hace falta que hayas cometido fraude fiscal para que te sancionen por VeriFactu. Basta con que uses un software no certificado.
Qué es la declaración responsable de conformidad
Es el documento clave. Todo fabricante de SIF (Sistema Informático de Facturación) que cumple el RD 1007/2023 debe publicar una declaración responsable en su web y en el Registro de la AEAT, indicando que su software cumple los requisitos técnicos.
Antes de comprar o seguir usando cualquier software de facturación, comprueba que el fabricante ha publicado esta declaración. Si no existe, el software no cumple y te expones a la sanción de 50.000 €.
InvoSeal tiene su declaración responsable publicada y accesible desde la sección de conformidad legal de la web.
¿Hay circunstancias que reduzcan la sanción?
La Ley General Tributaria prevé circunstancias atenuantes generales (como el reconocimiento voluntario de la infracción o que sea la primera vez), pero las nuevas infracciones de VeriFactu son multas fijas sin reducción proporcional al volumen. La atenuación máxima puede llegar al 30% si se reconoce la infracción y se paga sin recurso.
Las tres medidas que te protegen
- Usa un SIF con declaración responsable publicada. Es la protección fundamental. Si el fabricante tiene la declaración, tú estás cubierto como usuario.
- Guarda los registros al menos cuatro años. El RD 1007/2023 exige conservar los registros de facturación durante el período de prescripción. Si te hacen una inspección, tienes que poder presentarlos.
- Cambia de software antes de la fecha de obligatoriedad, no el día antes. Las migraciones de software llevan tiempo (exportar histórico, configurar el nuevo, formar al equipo). Quien lo deje para diciembre de 2026 o junio de 2027 tendrá problemas.
¿Y si soy autónomo con pocas facturas al año?
La sanción no depende del número de facturas ni del volumen de negocio. Un autónomo que emite 10 facturas al año con un programa no conforme se expone exactamente a las mismas 50.000 € que una empresa con 10.000 facturas al mes. El criterio es el uso de software no conforme, no el volumen.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando Excel o PDF para facturar?
Excel y los PDF generados manualmente no cumplen los requisitos de VeriFactu (no hay hash encadenado, no hay QR, no hay declaración responsable). A partir de las fechas de obligatoriedad, usarlos te expone a sanción. La excepción es si estás en SII o en el País Vasco (TicketBAI).
¿Hacienda revisará todos los negocios?
No es una revisión masiva automática. La AEAT puede verificar el cumplimiento en cualquier inspección rutinaria, en requerimientos de información o ante indicios de fraude. Como con cualquier obligación fiscal: no esperes a que te pidan cuentas.
¿La sanción es automática o necesita expediente?
Necesita un expediente sancionador con audiencia previa. Tienes derecho a presentar alegaciones antes de que la sanción sea firme. Pero la carga de la prueba es tuya: debes demostrar que usabas software conforme.
Evita la sanción de 50.000 €: usa un SIF certificado
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