Cambiar de software de facturación a mitad de año: numeración, histórico y traspaso sin sustos

Cambiar de software de facturación a mitad de año: numeración, histórico y traspaso sin sustos

"Mejor espero a enero" es la frase que mantiene a miles de negocios un año más en un programa que odian (o en un Excel que ya no es legal). La verdad: se puede migrar cualquier día del año si se resuelven bien tres cosas — la numeración, el histórico y el corte. Ninguna es difícil.

La numeración: continuar, no reiniciar

La regla legal es correlatividad por serie, no "empezar en 1 en enero". Dos vías correctas:

• Continuar la serie existente: si va por la F-2026-0141, el sistema nuevo arranca en la F-2026-0142. En InvoSeal, al crear la serie se fija el número inicial y la correlatividad sigue intacta.
• Abrir serie nueva desde el corte: por ejemplo, serie "B-2026" desde el 1 de noviembre. Perfectamente válido: cada serie es correlativa en sí misma. Es la opción más limpia cuando el histórico del programa viejo es caótico.

Lo único prohibido: duplicar números ya usados o dejar huecos dentro de una misma serie. Por eso el corte se hace con fecha exacta pactada: última factura allí, primera aquí, y nada emitido a caballo en los dos sistemas.

El histórico: conservar no es migrar

Las facturas de los últimos 4 años (6 a efectos mercantiles) deben conservarse y poder exhibirse — pero no es obligatorio meterlas en el sistema nuevo. Opciones ordenadas de menor a mayor esfuerzo:

1. Exportación completa del programa viejo (PDFs + libros registro) archivada en su poder. Suficiente legalmente. Hágala ANTES de cancelar la suscripción vieja: los accesos "de solo lectura para siempre" tienen la mala costumbre de desaparecer. 2. Cargar los datos maestros: clientes (con sus NIF validados en VIES), productos y tarifas — quince minutos con el importador y el día 1 se factura con normalidad. 3. Importar también el histórico de facturas como archivo consultable, si le compensa tenerlo todo en un sitio.

El corte perfecto, en cinco pasos

1. Elija fecha de corte (un lunes o un día 1 ayudan a la cabeza, pero cualquier día vale). 2. Exporte todo del sistema viejo: PDFs, libros, clientes, productos. 3. Configure InvoSeal: datos fiscales, logo, series (con su número inicial), clientes, productos, plantillas recurrentes. 4. Emita una factura de prueba interna y verifique serie, número, QR y PDF bilingüe. 5. Desactive la emisión en el sistema viejo (no la consulta) el día del corte.

Los dos sustos evitables

• La recurrente duplicada: si el programa viejo tenía facturas automáticas, apáguelas explícitamente — el clásico noviembre con dos facturas de iguala.
• El 347/303 del año del cambio: sus libros del ejercicio saldrán de dos sistemas. La exportación completa del punto 2 + los libros de InvoSeal desde el corte le dan al asesor el año entero sin agujeros.

¿Migrando desde un programa concreto y quiere que miremos su caso (series raras, rectificativas pendientes, numeración heredada)? Ticket a Soporte con dos capturas y le devolvemos el plan de corte hecho.