El cierre del año en facturación: el checklist de noviembre-diciembre que evita los líos de enero

El cierre del año en facturación: el checklist de noviembre-diciembre que evita los líos de enero

Los problemas de facturación de enero se fabrican todos en diciembre: el borrador que nadie emitió, la proforma aceptada que quedó en limbo, el gasto sin papel. Este es el repaso de ocho puntos que hacemos con nuestros clientes cada fin de año — media hora ahora, cero sustos en la campaña.

1. Borradores: o se emiten o se eliminan

Filtre sus borradores y decida uno a uno. Lo entregado en 2026 debe emitirse en 2026 (el devengo ya existe; la regla general da hasta el día 15 del mes siguiente para operaciones B2B, pero cruzar el año complica IVA e imputación sin necesidad). El borrador zombi que nadie recuerda es basura: fuera.

2. Proformas aceptadas sin convertir

La lista de proformas con aceptación del cliente y sin factura es dinero en el limbo. Convierta y emita — y si hubo cobros contra proforma, recuerde: factura de anticipo, con su IVA, en el período del cobro.

3. Facturas recibidas: cada gasto con su papel

Repase el año en Facturas recibidas: ¿todos los gastos tienen su justificante subido? Los huecos se rellenan ahora que los proveedores aún contestan emails — no en abril. Y el Excel de control, recuerde, alimenta el panel pero no sustituye a la factura original.

4. Estados colgados

• Procesando desde hace días: revise el error (¿certificado caducado?) y reintente.
• Rechazadas sin gestionar: rectificativa o conversación, pero que no cierren el año en rojo.
• Impagadas con más de 6 meses: valore la rectificativa por crédito incobrable antes de que caduquen los plazos del IVA — el calendario es estricto.

5. Las series en el cambio de año

Si sus series llevan el año en el código (F-2026), el 1 de enero el sistema abre la serie nueva y arranca la numeración automáticamente — no toque nada. Lo que sí conviene decidir en diciembre: si el año nuevo trae series nuevas (una línea de negocio que se separa, una rectificativa propia) créelas ya, listas para el día 1.

6. Recurrentes y tarifas 2027

¿Sube tarifas en enero? Edite las plantillas recurrentes en diciembre con efecto enero y comunique el cambio con el preaviso pactado. Es el momento del año donde cinco minutos de plantilla evitan doce rectificativas.

7. Certificado digital

Mire la caducidad. Si vence en el primer trimestre, renuévelo en diciembre: enero-abril es la peor época para quedarse sin firma.

8. El paquete anual del asesor

En enero, genere la exportación anual completa (libros, PDFs, registros VeriFactu) y entréguela. Es también su copia de archivo del ejercicio: un ZIP, un año, un sitio.

El repaso de 30 minutos

Borradores → proformas → recibidas → colgadas → series → recurrentes → certificado → exportación. Ocho paradas, media hora con café. La alternativa —hacerlo en enero con el 303, el 390 y el 347 encima— también existe, pero no se la deseamos a nadie. ¿Alguna parada se le atasca? Ticket a Soporte y la desatascamos juntos.