Cómo migrar de un software de facturación tradicional a uno conforme

Cómo migrar de un software de facturación tradicional a uno conforme

Muchas empresas usan desde hace años un programa de facturación que no cumple el reglamento antifraude. Migrar a un sistema conforme es obligatorio, pero con una buena planificación resulta sencillo y hasta una oportunidad para mejorar procesos.

1. Exportar los datos históricos

Antes de cambiar, conviene exportar las facturas y los datos de clientes del sistema antiguo en un formato estándar (CSV, Excel o similar). Así se conserva el histórico y se facilita la importación al nuevo software.

2. Cuidar la continuidad de la numeración

La serie y numeración de facturas no puede tener saltos injustificados. Al migrar, hay que configurar el nuevo sistema para que continúe la numeración desde donde quedó, evitando duplicidades o huecos que llamen la atención en una comprobación.

3. Elegir el momento adecuado

El cambio se realiza idealmente al inicio de un periodo (mes, trimestre o ejercicio), para que la separación entre el sistema antiguo y el nuevo sea limpia y fácil de documentar.

4. Formar al equipo

Un buen software conforme es fácil de usar, pero conviene dedicar un tiempo a familiarizar al equipo con la emisión de facturas, las rectificativas y las anulaciones en el nuevo entorno.

5. Verificar la conformidad

Asegúrate de que el nuevo sistema emite la declaración responsable de conformidad y de que elijes la modalidad (Verifactu o no Verifactu) adecuada a tu negocio.

Conclusión

Migrar a un sistema conforme es un trámite muy asumible si se planifica: exportar el histórico, mantener la numeración, elegir el momento y formar al equipo. Invoseal facilita la importación de tus datos y la continuidad de tu numeración para que el cambio sea rápido e indoloro.