Absetzbare Ausgaben des Autónomo: welchen Beleg Sie bei jedem Kauf verlangen sollten (und welche nichts taugen)

Absetzbare Ausgaben des Autónomo: welchen Beleg Sie bei jedem Kauf verlangen sollten (und welche nichts taugen)

Eine Ausgabe abzusetzen verlangt drei Dinge zugleich: Betriebsbezug, Erfassung in den Registern und Nachweis. Am dritten Bein sterben die meisten Abzüge — denn nicht alle Papiere sind gleich, und an der Kasse denkt niemand ans Modell 303.

Die Hierarchie der Belege

1. Vollständige Rechnung (mit Ihrem Namen und Ihrer NIF): die Königin. Setzt die Ausgabe in der IRPF ab und die Vorsteuer. Nur sie erlaubt den IVA-Abzug. 2. Qualifizierte vereinfachte Rechnung (der Bon, auf dem das Geschäft Ihre NIF und die ausgewiesene IVA ergänzt — bis zu bestimmten Betraegen moeglich): erlaubt ebenfalls den IVA-Abzug. Kostet eine Minute an der Kasse. 3. Gewöhnliche vereinfachte Rechnung (der Bon): kann die Ausgabe in der IRPF stützen, wenn der Betriebsbezug bewiesen wird — nie die IVA. 4. Quittungen, Kontoauszüge, Zahlungs-Screenshots: beweisen die Zahlung, nicht das Geschäft. Allein tragen sie keinen Abzug — sie begleiten.

Kassenregel: ab 50 Euro immer die vollständige Rechnung verlangen. Darunter mindestens den Bon mit NIF, wenn IVA zu holen ist.

Die am häufigsten gestrichenen Ausgaben (und ihre Absicherung)

• Bewirtung: in der IRPF absetzbar mit Grenzen (26,67 Euro/Tag in Spanien ohne Übernachtung), nur an Arbeitstagen, in Gastronomiebetrieben und elektronisch bezahlt. Der Bon reicht für die IRPF; die IVA verlangt die Vollrechnung. Das Samstagsmenü mit der Familie zählt nicht — die AEAT gleicht Daten ab.
• Fahrzeug: in der IRPF verlangt der PKW-Abzug ausschließliche Nutzung (außer Transporteure und Handelsvertreter) — der Sprit des gemischten Autos wird systematisch gestrichen. Bei der IVA gilt dagegen die 50%-Vermutung. Zwei Steuern, zwei Regeln: nicht vermischen.
• Homeoffice-Nebenkosten: 30% des Anteils der im Zensus gemeldeten Quadratmeter. Ohne gemeldete Quadratmeter im 036 kein Abzug.
• Handy und Internet: die Doktrin verlangt eine separate Leitung oder einen vertretbaren Anteil.
• Kleidung: nur Arbeitskleidung mit Logo oder spezifischem Charakter (der „Kundenanzug" zählt nicht).

Der richtige Kreislauf in InvoSeal

1. Jeder Kauf → Foto oder PDF in Eingangsrechnungen: die OCR liest Lieferant, Datum, Basis und IVA. 2. Kategorie prüfen, bestätigen: die Ausgabe ist mit angeheftetem Beleg erfasst — das Paar, das die AEAT sehen will. 3. Kontroll-Excel im Einsatz? Hausregel: das Excel speist Ihr Dashboard, ersetzt aber keinen Beleg — jede Originalrechnung hochladen (Vorlage im Handbuch). 4. Zum Quartalsende liefert der Export dem Berater die Bücher mit referenzierten Belegen.

Der Lackmustest

Vor jedem zweifelhaften Abzug die Prüferfrage: „Kann ich in einem Satz erklären, was diese Ausgabe meiner Tätigkeit gebracht hat — und das Papier zeigen, das es beweist?" Zweimal ja: absetzen ohne Angst. Einmal nein: der Steuer-Leitfaden im Handbuch und ein Support-Ticket kosten weniger als ein Steuerbescheid.