Angebote, Proformas und Lieferscheine: Was unter dem SIF KEINE Rechnung ist

Angebote, Proformas und Lieferscheine: Was unter dem SIF KEINE Rechnung ist

Deutsche Unternehmen kennen die Dokumentenkette aus dem eigenen Alltag: Angebot, Auftragsbestaetigung, Lieferschein, Rechnung. Wer in Spanien taetig ist — mit Niederlassung, Projektgeschaeft oder spanischer Steuernummer — findet dieselbe Kette vor, aber mit einer Besonderheit: Seit das Dekret RD 1007/2023 in Kraft ist (Gesellschaften seit 1. Januar 2026, Selbststaendige seit 1. Juli 2026), erzeugt das zertifizierte Fakturierungssystem SIF nur fuer echte Rechnungen einen Rechnungsdatensatz mit QR-Code und Hash-Verkettung. Alle anderen Geschaeftsdokumente stehen ausserhalb dieser Kette. Wer die Grenze verwischt, riskiert zweierlei: zu wenig zu fakturieren (Rechnungspflicht verpasst) oder das System mit Datensaetzen zu verunreinigen, die es nicht geben duerfte.

Dokumente ohne Rechnungsdatensatz

Diese Dokumente sind legitim und nuetzlich, aber keine Rechnungen — kein SIF-Datensatz, kein Steuer-QR:

• Angebot (presupuesto): ein Offert, dokumentiert keinen vollzogenen Umsatz — wie das deutsche Angebot.
• Proforma-Rechnung: ein informativer Entwurf, ueblich im Aussenhandel oder zur Zahlungsanbahnung. Ohne steuerliche Wirkung — in Deutschland wie in Spanien.
• Lieferschein (albarán): belegt die Warenuebergabe; die Rechnung folgt spaeter, oft als Sammelrechnung ueber mehrere Lieferscheine.
• Bestellung / Auftrag: kaufmaennische Bindung, kein dokumentierter Steuertatbestand.
• Anzahlungsquittung... mit einem wichtigen Haken, gleich mehr dazu.

Achtung: Die kassierte Anzahlung MUSS fakturiert werden

Hier passieren die meisten Fehler. Zahlt ein Kunde eine Anzahlung, entsteht die spanische Mehrwertsteuer im Moment der Vereinnahmung auf den erhaltenen Betrag. Die Anzahlung verlangt also eine echte Rechnung — mit SIF-Datensatz und QR —, keine formlose Quittung. Deutsche Unternehmen kennen das Prinzip von der Anzahlungsrechnung; in Spanien gilt es genauso, nur dass die Rechnung zusaetzlich durch das SIF registriert wird. Bei Lieferung oder Fertigstellung zieht die Schlussrechnung die bereits fakturierte Anzahlung ab. Eine Anzahlung nur mit Quittung ist ein nicht registrierter Umsatz — genau das, was die Verordnung bekaempft.

Die klassische Falle: Die Proforma, die als Rechnung kursiert

Die Proforma ist das gefaehrlichste Dokument der Reihe, weil sie wie eine Rechnung aussieht: gleiche Felder, gleiche Betraege. Typische Pannen:

• Der Kunde bezahlt die Proforma, und niemand stellt danach die echte Rechnung aus. Ergebnis: vereinnahmtes Geld ohne Rechnungsdatensatz.
• Die Proforma traegt eine Nummer, die wie eine Rechnungsserie wirkt, und wird beim Empfaenger als Rechnung verbucht.
• Die Proforma soll die Steuer hinausschieben. Funktioniert nicht: Mit Lieferung, Leistung oder Anzahlung ist die Rechnungspflicht bereits entstanden — egal, wie das Papier heisst.

Merkregel: Die Proforma ist weder in Deutschland noch in Spanien eine Rechnung — aber in Spanien traegt die echte Rechnung zusaetzlich QR-Code und SIF-Registereintrag. Jede Proforma sollte sichtbar den Hinweis "Proforma — ohne steuerliche Gueltigkeit" tragen, und jede bezahlte Proforma braucht nachweislich ihre echte Rechnung.

Getrennte Nummernkreise, immer

Angebote, Proformas und Lieferscheine gehoeren in eigene Nummernkreise, klar getrennt von den Rechnungsserien (ANG-2026-001, PRO-2026-001, LS-2026-001...). Rechnungsserien muessen fortlaufend und lueckenlos sein; nicht-fiskalische Dokumente darin erzeugen unerklaerbare Luecken. Ein gut gebautes SIF trennt das ab Werk und verweigert schlicht die Ausstellung eines nicht-fiskalischen Dokuments innerhalb einer Rechnungsserie. Uebrigens: XRechnung und ZUGFeRD ordnen als Formatstandards nichts davon — die spanische Registerpflicht ist eine eigene Ebene, die zusaetzlich zu jedem Rechnungsformat gilt.

Umwandlung Angebot → Rechnung ohne Duplikate

Der saubere Ablauf in der Software: angenommenes Angebot → (optional) Lieferschein → Rechnung per Umwandlung, mit uebernommenen Positionen, Betraegen und Kundendaten. Vorteile:

• Es wird genau einmal fakturiert: Das Angebot gilt als abgerechnet und laesst sich nicht erneut umwandeln.
• Kein Abtippen — dort entstehen die Differenzen zwischen Offert und Rechnung.
• Die kaufmaennische Spur (Angebot → Lieferschein → Rechnung) bleibt verknuepft, obwohl nur die Rechnung einen SIF-Datensatz erzeugt.

Was nie passieren darf: dasselbe Angebot zweimal umwandeln oder eine ausgestellte Rechnung "nachbearbeiten". Ausgestellte Rechnungen werden weder geaendert noch geloescht; Fehler korrigiert die Korrekturrechnung (factura rectificativa) mit eigenem verketteten Datensatz.

Wann die Rechnungspflicht entsteht

Die Pflicht zur Rechnung — und damit der Rechnungsdatensatz — entsteht mit Lieferung der Ware oder Erbringung der Leistung, oder frueher bei Anzahlung. Das angenommene Angebot loest sie nicht aus, der Lieferschein auch nicht, die Zahlung sehr wohl. Sobald geliefert, geleistet oder kassiert wurde, muss Ihr SIF die Rechnung mit QR und verkettetem Datensatz ausstellen — im VeriFactu-Modus mit sofortiger Uebermittlung an die AEAT. Alles andere ist Handelspapier: nuetzlich fuers Geschaeft, irrelevant fuer den Fiskus.