Mit dem Inkrafttreten des Real Decreto 1007/2023 (RRSIF) und der an VeriFactu angepassten Systeme erzeugt jede ausgestellte Rechnung einen Rechnungsaufzeichnungseintrag mit einem Hash, der mit dem vorherigen Eintrag verkettet ist. Das bedeutet: Jeder Versuch, eine bereits erzeugte Rechnung zu löschen oder zu ändern, bricht die Rückverfolgbarkeitskette und stellt eine Verletzung von Artikel 11 des RD 1007/2023 dar.
Die Regel ist klar: Eine gültige Rechnung wird nicht gelöscht, nicht bearbeitet und nicht entfernt. Wenn etwas korrigiert werden muss, führt der Weg immer über ein Dokument — durch eine Korrekturrechnung — oder technisch — durch einen Stornierungseintrag oder eine Berichtigung. Niemals durch direkte Änderung des Originaldokuments.
Dieses Prinzip ist nicht neu, erhält aber mit der elektronischen Rechnungsstellung eine operative und technische Dimension, die es zuvor nicht hatte: Ein konformes SIF macht dies technisch unmöglich zu umgehen, und wenn die Software es erlaubt, verstößt sie gegen das RRSIF.
Bevor wir ins Detail gehen, müssen die Unterschiede zwischen den drei Begriffen klar sein:
Korrektur (Rectificación): Eine neue Rechnung (Korrekturrechnung) wird ausgestellt, die eine gültige, aber fehlerhafte Originalrechnung korrigiert oder ersetzt, oder eine durch nachträgliche Umstände zu ändernde. Sie hat steuerliche und buchhalterische Auswirkungen.
Stornierung (Anulación): Ein Stornierungseintrag für eine frühere Rechnungsregistrierung wird erzeugt, der erklärt, dass diese Rechnung nie hätte existieren sollen. Nur gültig, wenn die Rechnung nie eine wirkliche Transaktion war. Keine Auswirkung auf die Mehrwertsteuer, da diese nie entstanden war.
Berichtigung (Subsanación): Ausschließlich technische Korrektur des Rechnungsaufzeichnungseintrags — Hash, digitale Signatur, XML-Metadaten — ohne den Rechnungsinhalt zu ändern. Wird von der Software durchgeführt, nicht vom Benutzer. Die Rechnung selbst ändert sich nicht.
Die Pflicht zur Ausstellung einer Korrekturrechnung ist in Artikel 15 des Real Decreto 1619/2012 (Rechnungsstellungsverordnung) und Artikel 89 des Gesetzes 37/1992 (MwSt.-Gesetz) festgelegt. Sie gilt in folgenden Fällen:
1. Fehler in den Pflichtangaben der Rechnung (Art. 6 und 7 RD 1619/2012): fehlerhafte oder fehlende Steuer-ID (NIF), Fehler in Aussteller- oder Empfängerdaten, unzureichende Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, falsches Ausstellungsdatum. Ein Fehler bei der Identifizierung des Empfängers kann dazu führen, dass dieser sein Recht auf Vorsteuerabzug verliert.
2. Fehler bei der berechneten Mehrwertsteuer: Anwendung des falschen Steuersatzes (21% berechnet, obwohl 10% galten, oder umgekehrt), Rechenfehler bei der Quotenberechnung, fehlerhafte Anwendung des Gleichstellungszuschlags oder falsch angewendete Umkehr der Steuerschuld.
3. Änderung der Mehrwertsteuerbemessungsgrundlage (Art. 80 MwSt.-Gesetz): Warenrücksendungen, Preisminderung bei Qualitätsmängeln, nachträgliche Rabatte, vollständige oder teilweise Vertragsauflösung, uneinbringliche Forderungen oder Insolvenz des Schuldners.
4. Im Rahmen der B2B-E-Rechnung (RD 238/2026): Artikel 10.5 legt spezifische Regeln für Lastschrift- oder Gutschriftdokumente und deren Verhältnis zu den Rechnungsstatusfeldern fest. Eine elektronische Korrekturrechnung muss die Originalrechnung anhand des eindeutigen Rechnungscodes aus Artikel 7.5 identifizieren (NIF des Ausstellers + Nummer/Serie + Ausstellungsdatum).
Die Korrekturrechnung muss ausgestellt werden, sobald der Fehler oder die auslösende Situation bekannt ist. Die maximale Frist beträgt 4 Jahre ab dem Zeitpunkt der Steuerentstehung (Art. 89 MwSt.-Gesetz) oder ab dem Datum der Umstände gemäß Art. 80 MwSt.-Gesetz.
Bei uneinbringlichen Forderungen zur MwSt.-Rückforderung gelten strengere Fristen: Die Korrekturrechnung muss innerhalb von drei Monaten nach Ablauf von sechs Monaten Nichtzahlung ausgestellt werden. Nach der Ausstellung hat der Verpflichtete einen Monat, um sie der AEAT mitzuteilen.
Eine neue Rechnung wird ausgestellt, die nur den Differenzbetrag zwischen der Originalrechnung und der korrekten Rechnung ausweist. Der Betrag kann positiv (wenn mehr geschuldet war) oder negativ (wenn weniger geschuldet war) sein.
Beispiel: Originalrechnung über 1.000 € Bemessungsgrundlage + 210 € MwSt. (21%). Richtiger Satz war 10%. Korrekturrechnung nach Differenzen: Bemessungsgrundlage 0 €, MwSt.-Quote -110 € (Differenz zwischen 210 € und 100 €).
Eine neue Rechnung wird ausgestellt, die die Originalrechnung vollständig ersetzt. Es müssen zwei Einträge erzeugt werden: die fehlerhafte Rechnung mit negativen Beträgen und die Korrekturrechnung mit den richtigen Beträgen.
Beispiel: Originalrechnung 1.000 € Grundlage + 210 € MwSt. Ersatzkorrektur: negativer Eintrag von -1.000 € Grundlage / -210 € Quote, plus neue Rechnung von 1.000 € Grundlage / 100 € Quote (10% MwSt.).
Eine Korrekturrechnung ist negativ, wenn sie den Originalbetrag reduziert (Rücksendungen, Rabatte, unbezahlte Schulden). Sie ist positiv, wenn sie ihn erhöht (zu niedrig berechnete MwSt., vereinbarter Preis höher als fakturiert). Die buchhalterische und steuerliche Behandlung unterscheidet sich in jedem Fall.
Gemäß Artikel 15 RD 1619/2012 muss jede Korrekturrechnung:
Im Kontext des RRSIF und VeriFactu generiert die Korrekturrechnung einen neuen Rechnungsaufzeichnungseintrag mit eigenem Hash, der mit den vorherigen verkettet ist. Der Hash der Originalrechnung bleibt unverändert: Die Korrekturrechnung ändert ihn nicht, sondern schafft ein neues Glied in der Kette.
Die Stornierung ist ein Ausnahmeverfahren, das nur dann gilt, wenn die Rechnung irrtümlicherweise erzeugt wurde und nie eine wirkliche Transaktion darstellte oder dem Empfänger zur Verfügung gestellt wurde. Gültige Fälle umfassen:
Was die Stornierung nicht erlaubt, ist die Korrektur von Fehlern in einer Rechnung, die bereits dem Kunden zugestellt, eingezogen wurde oder steuerliche Auswirkungen hatte. Dafür ist die Korrekturrechnung zuständig.
In einem an RD 1007/2023 angepassten SIF löscht die Stornierung den Originaleintrag nicht: Sie erzeugt einen Stornierungseintrag, der den vorherigen Registrierungseintrag über seinen Hash referenziert. Die Kette bleibt intakt, und die AEAT kann überprüfen, dass eine Registrierung existierte und anschließend storniert wurde — mit vollständiger Rückverfolgbarkeit.
Die Nummer der stornierten Rechnung kann nicht wiederverwendet werden: Sie bleibt in der Sequenz belegt, um die Kontinuität zu wahren. Dies ist ein wichtiger Unterschied zur früheren Praxis, bei der einige Systeme erlaubten, eine Nummer nach der Stornierung "freizugeben".
Das Stornieren einer Rechnung, die tatsächlich steuerliche Auswirkungen hatte (eingezogen wurde, MwSt. abgeführt wurde, der Empfänger sie abgezogen hat) ohne Ausstellung der entsprechenden Korrekturrechnung kann folgende Konsequenzen haben:
Die Berichtigung ist die Korrektur eines ausschließlich technischen Fehlers im Rechnungsaufzeichnungseintrag — Hash, digitale Signatur, XML-Metadaten — wenn der Rechnungsinhalt korrekt ist. Sie ändert die Rechnung selbst nicht, sondern nur den Integritätsmechanismus, der sie begleitet.
Typische Berichtigungsfälle sind:
Die Berichtigung wird von der Software auf Anfrage des Benutzers durchgeführt, nicht direkt vom Benutzer. Wer glaubt, einen Inhaltsfehler der Rechnung manuell "berichtigen" zu können, verwechselt die Konzepte — und verstößt wahrscheinlich gegen das RRSIF.
| Korrekturrechnung | Stornierung | Berichtigung | |
|---|---|---|---|
| Anwendungsfall | Gültige Rechnung mit Fehler oder nachträglicher Änderung | Rechnung war nie eine wirkliche Transaktion | Technischer Fehler im Eintrag (nicht im Inhalt) |
| MwSt.-Auswirkung | Ändert Bemessungsgrundlage und/oder berechnete Quote | Keine (Steuer ist nie entstanden) | Keine |
| Buchhalterische Auswirkung | Neuer Einnahmen-/Ausgabeneintrag oder Anpassung | Keine (es wurde nie eine Transaktion verbucht) | Keine |
| Erzeugt neues Dokument | Ja (Korrekturrechnung mit eigener Nummerierung) | Nein (Stornierungseintrag im SIF) | Nein (technische Korrektur des Eintrags) |
| Referenz auf Original | Pflicht (Nummer, Serie, Datum) | Pflicht (Hash des Registrierungseintrags) | Pflicht (Hash des zu korrigierenden Eintrags) |
| Maximale Frist | 4 Jahre ab Steuerentstehung | Vor jeder steuerlichen Auswirkung | Sobald technischer Fehler festgestellt |
| Rechnungsnummer | Neue Nummer in Korrekturserie | Originalnummer bleibt belegt und nicht wiederverwendbar | Keine Auswirkung auf Nummerierung |
Mit der obligatorischen B2B-E-Rechnung müssen Korrekturrechnungen ebenfalls im strukturierten Format (Facturae, UBL oder CII) ausgestellt und über interoperable Plattformen übermittelt werden. Artikel 10.5 des RD 238/2026 legt spezifische Regeln für Lastschrift- oder Gutschriftdokumente und deren Verhältnis zu den Rechnungsstatusfeldern fest.
Ein wichtiger Aspekt aus dem Positionierungsdokument Nr. 3/2026 von EC-CGE: Elektronische Korrekturrechnungen haben direkte Auswirkungen auf die Periodenabgrenzung und die Anpassung von Einnahmen und Ausgaben. Buchführungssysteme müssen die Verwaltung elektronischer Korrekturrechnungen ausdrücklich berücksichtigen, um Unstimmigkeiten oder Doppelerfassungen in den Buchungsunterlagen zu vermeiden.
Der eindeutige Rechnungscode aus Artikel 7.5 des RD 238/2026 (NIF des Ausstellers + Nummer/Serie + Ausstellungsdatum) ist entscheidend für die korrekte Identifizierung, welche Rechnung welche korrigiert — sowohl im System des Ausstellers als auch des Empfängers und in den AEAT-Aufzeichnungen.
Nein. Kein konformes SIF erlaubt dies. Die direkte Änderung einer ausgestellten Rechnung bricht die Hash-Kette und stellt eine Verletzung von Artikel 11 des RD 1007/2023 dar. Der einzige Weg ist die Ausstellung einer Korrekturrechnung oder eines Stornierungseintrags je nach Situation.
Nein. Die Korrekturrechnung muss eine spezifische Serie und Nummerierung für Korrekturrechnungen verwenden (z.B. "R-001", "REC-2026-001"), unabhängig von der allgemeinen Rechnungsserie. Die gleiche Nummerierung zu verwenden ist ein formaler Fehler, der die Korrekturrechnung ungültig machen kann.
Ja. In VeriFactu wird der Stornierungseintrag mit dem Original-Registrierungseintrag verknüpft an die AEAT übermittelt. Die AEAT kann überprüfen, dass eine Rechnung existierte und storniert wurde — mit vollständiger Rückverfolgbarkeit.
Nein. Die Nummer der stornierten Rechnung bleibt in der Sequenz belegt, um die Kontinuität zu wahren. Sie kann keiner neuen Rechnung zugewiesen werden.
Eine nach Fristablauf ausgestellte Korrekturrechnung hat keine steuerliche Wirkung: Sie erlaubt keine Änderung der MwSt.-Quoten aus bereits eingereichten Erklärungen. Sie kann interne buchhalterische Auswirkungen haben, gilt steuerlich aber als verspätet.
Der Empfänger muss die abgezogene Vorsteuer der Originalrechnung mindern. Falls bereits abgezogen, muss dies in der Erklärung des Zeitraums regularisiert werden, in dem die Korrekturrechnung eingegangen ist. Andernfalls können zu Unrecht abgezogene Quoten und Strafen entstehen.
Die elektronische Rechnungsstellung hat nicht verändert, wann zu korrigieren oder zu stornieren ist. Sie hat verändert, wie — und zwar so, dass jede Unregelmäßigkeit technisch erfasst und von der AEAT überprüfbar ist.
Für Steuerberater, Buchhalter und Unternehmen erfordert dies zwei Dinge: genau zu wissen, wann welche Operation anzuwenden ist, und sicherzustellen, dass die Abrechnungssoftware Korrektur- und Stornierungseinträge korrekt gemäß dem RRSIF implementiert. Software, die es erlaubt, bereits erzeugte Rechnungen zu ändern oder zu löschen, erfüllt nicht das RD 1007/2023 — und ihre Verwendung setzt den Steuerpflichtigen Strafen von bis zu 50.000 Euro pro Steuerjahr aus.
Die technische Dokumentation zum Rechnungsstellungszyklus in InvoSeal finden Sie in unserer Dokumentation zum verifizierbaren Rechnungsstellungssystem.
]]>Beide betreffen die Rechnungsstellung. Beide kommen aus dem steuerlichen und regulatorischen Umfeld. Und beide treten in naher Zukunft in Kraft. Das reicht, damit viele Unternehmen und ihre Berater sie als ein und dieselbe Sache behandeln.
Aber es handelt sich um völlig getrennte Rechtsrahmen. Das Positionierungsdokument Nr. 3/2026 von Economistas Contables EC-CGE (Consejo General de Economistas de España) stellt dies ausdrücklich klar: Es sei notwendig, die obligatorische E-Rechnung (B2B) von den als VeriFactu bekannten steuerlichen Meldepflichten zu unterscheiden. Während sich die E-Rechnung auf den kaufmännischen Austausch konzentriere, verfolge VeriFactu andere von der AEAT definierte Ziele.
Betrachten wir beide Systeme einzeln.
Die B2B-E-Rechnung ist durch das königliche Dekret 238/2026 geregelt, das das spanische Gesetz "Ley Crea y Crece" (Gesetz 18/2022) ausführt. Ihr Ziel ist die Digitalisierung des spanischen Wirtschaftsgefüges und die Reduzierung von Zahlungsverzug durch die Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang von Rechnungen in strukturiertem elektronischem Format.
Alle Unternehmen und selbstständigen Freiberufler, die Handelstransaktionen untereinander (B2B) durchführen und ihren Sitz, eine Betriebsstätte oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Spanien haben. Transaktionen mit Endverbrauchern (B2C) sind nicht betroffen.
Die Fristen haben noch nicht begonnen. Alles hängt von der Ministerialverordnung des Finanzministeriums ab, die die öffentliche Rechnungsstellungslösung regelt und sich derzeit im öffentlichen Anhörungsverfahren befindet (Frist bis 8. Mai 2026). Nach Inkrafttreten dieser Verordnung gelten folgende Fristen:
Details zu diesen Fristen finden Sie in unserem Artikel über die echten Fristen des RD 238/2026.
VeriFactu ist durch das königliche Dekret 1007/2023 geregelt, das Artikel 29.2.j der spanischen Abgabenordnung ausführt. Sein Ziel unterscheidet sich grundlegend von dem der B2B-E-Rechnung: die Integrität und Unveränderlichkeit der von Abrechnungssoftware erzeugten Rechnungsaufzeichnungen zu gewährleisten, um Steuerbetrug durch Manipulation von Buchhaltungsdaten zu verhindern.
Alle Unternehmer und Freiberufler, die Abrechnungssoftware in ihrer Tätigkeit verwenden — unabhängig davon, ob ihre Kunden Unternehmen oder Privatpersonen sind. Es ist keine Pflicht zum Austausch zwischen den Parteien: Es ist eine Pflicht gegenüber dem eigenen EDV-System, das die Rechnungen erzeugt.
Die Abrechnungssoftware muss:
Die Verpflichtung trifft nicht das Unternehmen selbst, sondern den Anbieter der Abrechnungssoftware, der zertifizieren muss, dass sein Produkt die technischen Anforderungen des RD 1007/2023 erfüllt.
Diese Daten sind von der Ministerialverordnung zur B2B-E-Rechnung unabhängig.
| E-Rechnung B2B (RD 238/2026) | VeriFactu (RD 1007/2023) | |
|---|---|---|
| Ziel | Digitalisierung des kaufmännischen Austauschs | Sicherstellung der Integrität der Abrechnungssoftware |
| Norm | RD 238/2026 (Ley Crea y Crece) | RD 1007/2023 (Abgabenordnung) |
| Transaktionen | Nur B2B (Unternehmen zu Unternehmen) | Alle: B2B und B2C |
| Verpflichtung gegenüber | Dem Rechnungsaustausch zwischen den Parteien | Der Software, die Rechnungen erzeugt |
| Geforderte Formate | Facturae, UBL, CII (strukturiert) | Verketteter Hash + QR auf der Rechnung |
| Meldung an die AEAT | Rechnungsstatus (Zahlung, Annahme…) | Rechnungsaufzeichnungen (optional oder automatisch) |
| Inkrafttreten für Gesellschaften | 12 Monate ab Ministerialverordnung (noch kein Datum) | 1. Januar 2027 |
| Inkrafttreten für Selbstständige | 36 Monate ab Ministerialverordnung | 1. Juli 2026 (vorläufig) |
Ein Unternehmen kann gleichzeitig beiden Normen unterliegen. Zum Beispiel muss eine Gesellschaft, die an andere Unternehmen fakturiert:
Die Erfüllung einer Pflicht bedeutet nicht die Erfüllung der anderen. Es sind unabhängige Verpflichtungsebenen für verschiedene Aspekte des Rechnungsstellungsprozesses.
InvoSeal ist darauf ausgelegt, die Anforderungen von VeriFactu (RD 1007/2023) zu erfüllen: Es erzeugt Rechnungsaufzeichnungen mit verketteter digitaler Signatur, fügt den QR-Code und den vorgeschriebenen Hinweis ein und ermöglicht die Übermittlung von Aufzeichnungen an die AEAT.
Für die B2B-E-Rechnung des RD 238/2026 werden die technischen Anforderungen an Plattform und Interoperabilität durch die ausstehende Ministerialverordnung im Einzelnen festgelegt. InvoSeal verfolgt diese Entwicklungen aufmerksam, um Ihnen vollständige Abdeckung zu bieten, sobald die Fristen in Kraft treten.
Die technische Dokumentation zu VeriFactu finden Sie in unserer Dokumentation zum verifizierbaren Rechnungsstellungssystem.
Nein. VeriFactu regelt die Integrität der Abrechnungssoftware; die B2B-E-Rechnung regelt den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen in strukturiertem Format. Es sind Verpflichtungen für verschiedene Aspekte des Prozesses. Die Einhaltung einer befreit nicht von der anderen.
Ja. VeriFactu gilt für alle Unternehmer und Freiberufler, die Abrechnungssoftware verwenden — unabhängig davon, ob ihre Kunden Unternehmen oder Privatpersonen sind. Die B2B-E-Rechnung hingegen gilt nur, wenn der Empfänger ein anderer Unternehmer oder Freiberufler ist.
Im Allgemeinen ja, aber aus unterschiedlichen Gründen. Für VeriFactu muss die Software Aufzeichnungen mit verketteten Hashwerten und QR-Code erzeugen können. Für die B2B-E-Rechnung muss sie Rechnungen in strukturierten Formaten (Facturae, UBL, CII) ausstellen und empfangen und mit interoperablen Plattformen interagieren können.
Das hängt von Ihrer Situation ab. VeriFactu hat feste Daten: 1. Juli 2026 für Selbstständige und 1. Januar 2027 für Gesellschaften. Die B2B-E-Rechnung hat noch kein Startdatum, da sie von der ausstehenden Ministerialverordnung abhängt. In der Praxis kommt VeriFactu für die meisten Unternehmen zuerst.
Es ist ein häufiger Fehler. Die Unterscheidung ist im Positionierungsdokument Nr. 3/2026 von Economistas Contables EC-CGE ausdrücklich festgehalten, einer der führenden technischen Referenzorganisationen für Buchhaltungsfragen in Spanien. Es lohnt sich, dies zu klären, bevor Sie die technologische Anpassung Ihres Unternehmens planen.
Die Verwechslung von VeriFactu und B2B-E-Rechnung ist kein Kleinigkeit: Sie kann dazu führen, dass Unternehmen glauben, compliant zu sein, obwohl sie es nicht sind, oder dass sie in Lösungen investieren, die nur einer der beiden Pflichten gerecht werden.
Der erste Schritt ist, den Unterschied zu verstehen. Der zweite: zu prüfen, welche Software Sie verwenden, ob sie VeriFactu-konform ist und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um auch für die B2B-E-Rechnung gerüstet zu sein, wenn deren Fristen anlaufen.
Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Berater oder konsultieren Sie die offizielle Dokumentation des RD 238/2026, des RD 1007/2023 und das Positionierungsdokument Nr. 3/2026 von EC-CGE.
]]>Das Periodisierungsprinzip (spanisch: principio del devengo) ist das maßgebliche Kriterium für die Buchungserfassung nach dem spanischen Allgemeinen Kontenrahmen (Plan General Contable, PGC). Einnahmen und Ausgaben werden in dem Geschäftsjahr erfasst, in dem sie wirtschaftlich entstehen — unabhängig davon, wann der Zahlungseingang oder die Zahlung erfolgt. Dieses Prinzip wurde durch das RD 238/2026 nicht geändert, und es könnte auch nicht geändert werden: Es gehört zum Buchführungsrahmen, nicht zum Rechnungsstellungsrahmen.
Die Einführung von Rechnungsstatusfeldern in den operativen Ablauf von Unternehmen schafft jedoch eine neue Spannungslage. Wenn die Abrechnungssoftware automatisch den Status "bezahlt" erfasst und dieses Ereignis einen Buchungssatz auslöst, kann das Ergebnis eine Erfassung nach dem Kassenprinzip sein — vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen ohne robuste interne Buchführungskontrollen.
EC-CGE warnt in seinem Positionierungsdokument Nr. 3/2026 ausdrücklich davor: Es bestehe das Risiko, dass bestimmte technologische Automatismen mittelbar und unbeabsichtigt zu Kriterien führen könnten, die der Kassenbuchhaltung ähneln — insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen.
Das RD 238/2026 legt fest, dass Aussteller und Empfänger elektronischer Rechnungen der AEAT folgende Rechnungsstatusfelder innerhalb von maximal 4 Kalendertagen nach Eintreten des jeweiligen Ereignisses melden müssen:
Der Zweck dieser Statusfelder ist zweifach: die Bekämpfung des kommerziellen Zahlungsverzugs (die AEAT kann gemeldete Zahlungsdaten mit tatsächlichen abgleichen) und die Verbesserung der Rückverfolgbarkeit des wirtschaftlichen Zyklus jeder Transaktion.
Was Rechnungsstatusfelder nicht tun — und hier liegt der Kern der Frage — ist zu bestimmen, wann ein Vorgang buchhalterisch erfasst werden muss. Es handelt sich um informative Daten über den administrativen und liquiditätsmäßigen Zyklus der Rechnung, nicht über den wirtschaftlichen Sachverhalt, der sie begründet.
Artikel 10 des RD 238/2026 führt eine präzise Definition des "effektiven Zahlungsdatums" ein, die direkte buchhalterische Konsequenzen hat und besondere Aufmerksamkeit verdient.
Die Norm definiert das effektive Zahlungsdatum als den Zeitpunkt, zu dem der Lieferant die Vergütung für die Waren oder Dienstleistungen tatsächlich erhält. Ausdrücklich ausgeschlossen von dieser Definition ist die bloße Bereitstellung eines Finanzierungsmechanismus zur Vorfinanzierung des Zahlungseingangs — etwa Confirming oder Factoring.
Dies hat zwei wichtige praktische Konsequenzen:
Erstens: Es kann mehrere Tage Unterschied geben zwischen dem Datum, an dem der Kunde die Banküberweisung ausführt, und dem Datum, an dem die Mittel tatsächlich auf dem Konto des Lieferanten gutgeschrieben werden. Das effektive Zahlungsdatum im Sinne des RD 238/2026 ist das letztgenannte Datum, nicht das erstgenannte. Software, die den Status "bezahlt" im Moment der Überweisung erfasst, ist ungenau gegenüber der eigenen gesetzlichen Definition der Norm.
Zweitens: Das effektive Zahlungsdatum — selbst in seiner präzisesten Definition — bleibt für die buchhalterische Erfassung von Einnahmen oder Ausgaben irrelevant. Ein Umsatz wird erfasst, wenn die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wird; ein Einkauf, wenn er entgegengenommen wird. Der anschließende Zahlungseingang oder die Zahlung ist ein Liquiditätsereignis, das das Debitoren- oder Kreditorenkonto betrifft, nicht die Erfassung von Einnahmen oder Ausgaben.
EC-CGE unterstreicht genau dies: Die Rechnungsstatusfelder haben einen informativen und überwachenden Charakter und bestimmen in keinem Fall den Zeitpunkt der buchhalterischen Erfassung.
Das Risiko ist nicht hypothetisch. In der Praxis sind viele Verwaltungssysteme und ERP-Lösungen für KMU darauf ausgelegt, den Betrieb zu vereinfachen: Wenn eine Rechnung eingeht und als "bezahlt" markiert wird, kann das System automatisch die Buchungssätze für die Transaktion generieren. Wenn dieser Prozess nicht korrekt konfiguriert ist, entsteht eine Buchhaltung, die widerspiegelt, wann gezahlt wird — nicht wann der Aufwand oder Ertrag wirtschaftlich entsteht.
Die Folgen können erheblich sein:
EC-CGE ordnet dies in den Bereich der internen Kontrolle ein: Dieses Risiko muss durch eine korrekte Systemparametrisierung und eine angemessene buchhalterische Ausbildung vermieden werden.
Eine technisch kompetente Abrechnungssoftware, die auf den Buchhalter und Steuerberater ausgerichtet ist, kann sich nicht damit begnügen, Rechnungsstatusfelder zu erfassen und zu übermitteln. Sie muss ihre Benutzeroberfläche und ihre automatisierten Prozesse so gestalten, dass sie keine Verwechslung zwischen dem administrativen Zyklus der Rechnung und dem Buchführungszyklus verursacht oder ermöglicht.
Bewährte Verfahren im Softwaredesign für diesen Kontext umfassen:
1. Informationstext in der Benutzeroberfläche neben den Rechnungsstatusfeldern. Wenn ein Benutzer eine Rechnung als "angenommen" oder "bezahlt" markiert, sollte das System einen klaren Hinweis anzeigen: Dieser Status wird der AEAT für die Zwecke der RD 238/2026-Pflicht gemeldet, generiert oder ändert aber nicht automatisch den Buchungssatz. Die buchhalterische Erfassung muss dem Periodisierungsprinzip nach dem PGC folgen.
2. Ausdrückliche Trennung zwischen dem Rechnungsstatusmodul und dem Buchführungsmodul. Statusfelder sind steuerliche und administrative Informationsflüsse. Der Buchungssatz ist ein unabhängiger Fluss, der nach PGC-Kriterien erfolgt. Die Software darf diese Flüsse nicht ohne Kenntnis des Benutzers vermengen.
3. Hinweise zum "effektiven Zahlungsdatum". Wenn eine Zahlung erfasst wird, sollte das System den Benutzer daran erinnern, dass das effektive Zahlungsdatum im Sinne des RD 238/2026 das Datum der Gutschrift auf dem Konto des Lieferanten ist, nicht das Datum der Überweisung.
4. Explizite Konfiguration der Periodenabgrenzungsregeln. Die Software muss es dem Steuerberater oder Buchhalter ermöglichen, Periodenabgrenzungsregeln zu definieren, ohne dass die Rechnungsstatus-Automatismen diese außer Kraft setzen oder stören.
Die meisten E-Rechnungslösungen auf dem Markt sind aus einer rein technologischen Perspektive konzipiert: die richtigen Daten im richtigen Format an die AEAT übermitteln. Das ist notwendig, aber nicht ausreichend, wenn der Endnutzer ein Steuerberater, ein zertifizierter Buchhalter oder ein Unternehmen mit interner Buchhaltung ist.
InvoSeal wurde mit Bewusstsein für dieses Risiko entwickelt. Die Rechnungsstatusfelder, die es gemäß RD 238/2026 generiert und meldet, sind klar vom Buchführungszyklus getrennt. Das Interface-Design enthält kontextuelle Hinweise, die den Benutzer an die Unterscheidung zwischen dem effektiven Zahlungsdatum (gesetzliche Definition nach Art. 10 RD 238/2026) und dem Zeitpunkt der buchhalterischen Erfassung nach dem PGC erinnern.
Dieser Ansatz ist auf die Empfehlungen des Positionierungsdokuments Nr. 3/2026 von EC-CGE und die Perspektive des Consejo General de Economistas abgestimmt: Die E-Rechnung muss in das finanzielle Informationssystem des Unternehmens integriert werden — nicht das buchhalterische Urteil ersetzen.
Die technische Dokumentation zu VeriFactu finden Sie in unserer Dokumentation zum verifizierbaren Rechnungsstellungssystem.
Er sollte es nicht, obwohl einige schlecht konfigurierte Systeme genau das tun. Der Status "bezahlt" ist ein informativer Datenpunkt, der der AEAT zur Überwachung von Zahlungsverzug gemeldet wird. Der Buchungssatz für den Zahlungseingang muss gemäß PGC erfasst werden — unabhängig vom Rechnungsstatus im elektronischen System.
Der Umsatz wird erfasst, wenn die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wird — gemäß dem Periodisierungsprinzip. Die Annahme der Rechnung durch den Empfänger ändert diesen Zeitpunkt nicht. Die Rechnung kann angenommen sein und der Umsatz bereits vorher erfasst worden sein, oder er wird nach der Annahme erfasst: Der Rechnungsstatus ist nicht der bestimmende Faktor.
Das effektive Zahlungsdatum nach RD 238/2026 (Art. 10) ist das Datum, an dem der Lieferant die Mittel tatsächlich erhält. In der Buchhaltung kann die Ausbuchung der Verbindlichkeit (Abgang des Kreditors) mit diesem Zeitpunkt zusammenfallen, aber die Erfassung des Aufwands erfolgte bereits zum Zeitpunkt der wirtschaftlichen Verursachung — unabhängig davon, wann gezahlt wird.
Nicht für die Zwecke des RD 238/2026. Die Norm schließt ausdrücklich aus der Definition des effektiven Zahlungsdatums die bloße Bereitstellung eines Finanzierungsmechanismus zur Vorfinanzierung des Zahlungseingangs aus. Das effektive Zahlungsdatum bleibt der Zeitpunkt, zu dem der Lieferant tatsächlich zahlt.
EC-CGE empfiehlt, den gesamten buchhalterischen Kreislauf der Rechnung vor der Einführung zu überprüfen: von der Ausstellung oder dem Empfang bis zum Buchführungsabschluss. Insbesondere sollte geprüft werden, ob die Automatismen der Software den Rechnungsstatus nicht mit dem Zeitpunkt der wirtschaftlichen Verursachung verwechseln und ob die Konfiguration der Periodenabgrenzung korrekt ist.
Die obligatorische E-Rechnung bietet eine Chance, die Qualität der Finanzinformationen zu verbessern. Diese Verbesserung materialisiert sich aber nur, wenn die implementierende Software grundlegende Buchführungsprinzipien respektiert — statt sie durch administrative Automatismen zu ersetzen.
Rechnungsstatusfelder sind wertvolle Daten. Das effektive Zahlungsdatum ist eine präzise gesetzliche Definition. Und das Periodisierungsprinzip ist das buchhalterische Grundprinzip, das weiterhin die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben regelt. Alle drei existieren auf getrennten Ebenen und müssen getrennt gehalten werden.
Für Steuerberater und zertifizierte Buchhalter, die ihre Mandanten durch diesen Übergang begleiten, sind die korrekte Softwarekonfiguration und die Schulung des Verwaltungsteams ebenso wichtige Aufgaben wie die Wahl der Rechnungsstellungsplattform selbst.
]]>Bevor wir uns die einzelnen Länder ansehen, muss der gemeinsame Kontext festgelegt werden.
Die Initiative VAT in the Digital Age (ViDA), vom EU-Rat im März 2025 verabschiedet, legt den Rahmen fest, der die Digitalisierung der Mehrwertsteuer in ganz Europa bis 2035 steuern wird. Ihre drei Säulen sind B2B-E-Rechnungsstellung, digitale Echtzeitmeldung von Transaktionen und ein erweitertes Mehrwertsteuer-One-Stop-Shop.
Seit der Umsetzung der eInvoicing-Richtlinie 2014/55/EU im April 2020 sind alle öffentlichen Verwaltungen in der EU verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, die dem Europäischen Standard entsprechen. Mit ViDA wird diese Verpflichtung schrittweise auf B2B ausgedehnt.
Ein wichtiger ViDA-Meilenstein: Ab 2024-2025 erhalten die Mitgliedstaaten das Recht, die inländische E-Rechnungsstellung ohne individuelle EU-Ausnahmen zu mandatieren. Im Juli 2030 tritt die obligatorische digitale Meldung für alle innergemeinschaftlichen B2B-Transaktionen in Kraft.
EN 16931 ist das europäische semantische Datenmodell für elektronische Rechnungen. Es definiert, welche Felder obligatorisch sind, ihr Format und ihre Struktur. Nationale Formate wie XRechnung (Deutschland), Factur-X (Frankreich), FatturaPA (Italien) oder Facturae (Spanien) sind nationale Implementierungen dieses Standards oder damit kompatible Formate.
Spanien hat ein besonders charakteristisches Rahmenwerk, da es zwei parallele, unabhängige Verpflichtungen entwickelt hat:
1. VeriFactu / RRSIF (RD 1007/2023): regelt die informatischen Abrechnungssysteme (SIF). Alle Abrechnungssoftware muss Aufzeichnungen mit verketteten Hash-Werten und einem QR-Code generieren, die Integrität und Unveränderlichkeit der Aufzeichnungen garantierend. Frist: Gesellschaften vor dem 1. Januar 2027; Selbstständige vor dem 1. Juli 2027.
2. B2B-E-Rechnung (RD 238/2026): verpflichtet zur Ausstellung und zum Empfang von Rechnungen in strukturierten Formaten (Facturae, UBL oder CII) für alle Transaktionen zwischen Unternehmen und Freiberuflern. Die Fristen laufen ab der ausstehenden Ministerialverordnung: 12 Monate für Unternehmen mit mehr als 8 Mio. € Umsatz, 24 Monate für alle anderen und 36 Monate für Selbstständige mit Umsatz ≤ 8 Mio. €.
Primäres Format: Facturae (Spaniens eigenes XML-Format, bereits seit Jahren für B2G obligatorisch). UBL und CII sind ebenfalls zulässig.
Plattform: öffentliche Lösung der AEAT (kostenlos für Selbstständige und KMU), plus private Plattformen, die untereinander interoperabel sind.
Wesentlicher Unterscheidungsmerkmal: Spanien ist das einzige EU-Land, das ein Software-Integritätssystem (VeriFactu/RRSIF) mit einer strukturierten Austauschs-Verpflichtung (B2B-E-Rechnung) kombiniert. Die meisten Länder haben nur eine der beiden.
Italien war das erste EU-Land, das die obligatorische universelle B2B-E-Rechnung eingeführt hat. Italien betreibt seit 2019 ein obligatorisches B2B-E-Rechnungssystem mit dem FatturaPA-Format und einem zentralisierten Clearing-Modell über die Plattform Sistema di Interscambio (SDI).
Das italienische Modell ist das interventionistischste in Europa: jede Rechnung (B2B, B2C und B2G) muss obligatorisch durch das SDI (Sistema di Interscambio), die zentrale Plattform der italienischen Steuerbehörde, gehen. Das SDI validiert die Rechnung, bevor sie den Empfänger erreicht. Wenn das SDI sie ablehnt, hat die Rechnung keine rechtliche Gültigkeit.
Format: FatturaPA, Italiens eigenes XML-Format. Rechnungen in anderen Formaten (UBL, CII) müssen vor der Übermittlung an das SDI in FatturaPA konvertiert werden.
Archivierung: obligatorisch für 10 Jahre im digitalen Format.
Folge der Nichteinhaltung: Eine nicht über das SDI gesendete Rechnung gilt als nie ausgestellt — mit allen mehrwertsteuerlichen und zahlungsrechtlichen Konsequenzen, die dies impliziert.
Deutschland hat einen schrittweiseren und dezentralisierten Ansatz als Italien gewählt. Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang elektronischer Rechnungen obligatorisch: kein Unternehmen kann eine E-Rechnung seines Ausstellers ablehnen. Die obligatorische Ausstellung beginnt für Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 Euro im Januar 2027 und für alle Unternehmen im Januar 2028.
Im Gegensatz zu Italien (zentralisiertes SDI) und Frankreich (PA/PPF) hat Deutschland keine nationale zentrale Plattform für B2B. Rechnungen werden direkt zwischen den Parteien oder über private Betreiber und das Peppol-Netzwerk ausgetauscht.
Zugelassene Formate: zwei Formate koexistieren und werden akzeptiert:
Beide entsprechen EN 16931.
Wesentliches Unterscheidungsmerkmal: Deutschland ist der einzige große europäische Markt ohne zentrale B2B-Austauschplattform. Das Modell basiert auf Peppol und direkten bilateralen Vereinbarungen. Dies bietet mehr Flexibilität, aber auch mehr Komplexität für Unternehmen, die in vielen Formaten ausstellen.
Leitweg-ID: obligatorischer Identifikator auf B2G-Rechnungen zur Weiterleitung an die richtige Behörde.
Frankreich hatte einen der komplexesten Umsetzungsprozesse in Europa, mit mehrfachen Verschiebungen vom ursprünglichen Datum Juli 2024. Das bestätigte endgültige Datum: Ab dem 1. September 2026 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, mit obligatorischer Ausstellung für große und mittlere Unternehmen ab September 2026 und für KMU ab September 2027.
Frankreich hat ein System namens "Y-Modell" entwickelt, das verlangt, dass alle Rechnungen durch eine Plateforme Agréée (PA) gehen — früher als PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) bekannt. PAs sind private Dienstleister, die von der Steuerbehörde akkreditiert wurden, um Datenflüsse zwischen Handelspartnern und dem öffentlichen Portal (PPF) zu vermitteln.
Wichtig: Gemäß der Ankündigung der französischen Regierung vom Oktober 2024 wird das PPF (öffentliches Portal) nur als Verzeichnis und E-Reporting-Plattform fungieren. Alle Unternehmen müssen sich mit einer PA zusammenschließen. Es ist nicht möglich, Rechnungen ohne eine zertifizierte PA direkt zwischen Unternehmen auszutauschen.
Zugelassene Formate: Factur-X (Hybridformat PDF+XML, äquivalent zum deutschen ZUGFeRD), UBL und CII. Alle EN 16931-konform.
Zusätzliches E-Reporting: Frankreich erfordert auch E-Reporting für B2C-Transaktionen, internationale Verkäufe und grenzüberschreitende Geschäfte — Daten, die PAs automatisch an das PPF zur Steuerkontrolle übermitteln.
Archivierung: E-Rechnungen müssen sechs Jahre für die Mehrwertsteuer und zehn Jahre für Buchhaltungs- und Handelszwecke archiviert werden.
Polen hat das KSeF (Krajowy System e-Faktur) implementiert, ein zentralisiertes Clearing-System ähnlich dem italienischen, aber strenger. Polen implementiert das KSeF-System ab Februar 2026 für große Steuerzahler (Umsatz über 200 Millionen PLN) und ab April 2026 für alle anderen mehrwertsteuerregistrierten Unternehmen.
Modell: alle B2B-Rechnungen gehen durch KSeF, das sie validiert und eine eindeutige Identifikationsnummer zuweist. Ohne diese Nummer hat die Rechnung in Polen keine rechtliche Gültigkeit.
Format: Polens eigenes FA_VAT-XML-Format, spezifisch für KSeF. FatturaPA und XRechnung können nicht direkt eingereicht werden.
Wesentliches Unterscheidungsmerkmal: Polen hat sich für das dem italienischen Clearing-Ansatz ähnlichste Modell entschieden, jedoch mit einem noch umfassenderen Kontrollniveau. Papier- und PDF-Rechnungen haben für B2B-Transaktionen zwischen polnischen Unternehmen keine rechtliche Gültigkeit mehr.
Belgien hat das offenste Modell der analysierten Länder übernommen. Belgien hat am 1. Januar 2026 die obligatorische B2B-E-Rechnungsstellung mit dem Peppol-Netzwerk und dem UBL-2.1-Format eingeführt. Alle belgischen Unternehmen, die B2B-Transaktionen durchführen, müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu senden und zu empfangen.
Modell: keine zentralisierte nationale Plattform. Rechnungen werden über das Peppol-Netzwerk (Pan-European Public Procurement On-Line) ausgetauscht, einem Netzwerk von interoperablen Access Points.
Format: UBL 2.1, EN 16931-konform.
Vorteil des Peppol-Modells: Jedes Unternehmen im Peppol-Netzwerk kann Rechnungen mit jedem anderen Unternehmen im Netzwerk austauschen, unabhängig davon, in welchem europäischen Land es sich befindet. Dies macht Belgien zu einem der Länder mit dem größten grenzüberschreitenden Interoperabilitätspotenzial.
| Land | Modell | Primäres Format | Plattform | B2B obligatorisch | Besonderheit |
|---|---|---|---|---|---|
| Spanien | Post-Audit + SIF-Integrität | Facturae / UBL / CII | AEAT (öffentlich) + privat | 2026-2027 (B2B), 2027 (VeriFactu) | Einziges EU-Land mit dualem SIF + B2B-System |
| Italien | Zentralisiertes Clearing | FatturaPA (XML) | SDI (Steuerbehörde) | Seit 2019 (B2B+B2C) | Jede Rechnung geht vor Empfang durch SDI |
| Deutschland | Dezentralisiertes Post-Audit | XRechnung / ZUGFeRD | Keine zentrale Plattform (Peppol) | Empfang 2025 / Ausstellung 2027-2028 | Keine nationale Zentralplattform; ZUGFeRD ist hybrides PDF+XML |
| Frankreich | Y-Modell mit zertifizierten PAs | Factur-X / UBL / CII | PA (zertifiziert) + PPF (Verzeichnis) | Empfang Sept. 2026 / Ausstellung Sept. 2026-2027 | Jede Rechnung muss durch eine zertifizierte PA gehen |
| Polen | Zentralisiertes Clearing (KSeF) | FA_VAT (polnisches XML) | KSeF (Polnische Steuerbehörde) | Feb.-Apr. 2026 | KSeF-Nummer obligatorisch; ohne sie existiert die Rechnung nicht |
| Belgien | Dezentralisiertes Post-Audit | UBL 2.1 | Peppol-Netzwerk | Seit Jan. 2026 | Offenstes Modell; Peppol als Infrastruktur |
Das Clearing-Modell (Italien, Polen/KSeF) verlangt, dass die Rechnung von der Steuerbehörde validiert wird, bevor sie den Empfänger erreicht. Beim Post-Audit-Modell (Deutschland, Belgien, Spanien B2B) können Rechnungen direkt zwischen Unternehmen ausgetauscht werden, wobei die Behörde sie nachträglich über Berichte oder Prüfungen überprüft.
Spanien ist ein Zwischenfall: das RRSIF (VeriFactu) ist ein Software-Integritätssystem (näher am Post-Audit), aber Aufzeichnungen können im VeriFactu-Modus in Echtzeit an die AEAT übermittelt werden.
Italien und Polen verwenden staatliche zentralisierte Plattformen (SDI, KSeF). Frankreich verwendet obligatorische zertifizierte private Plattformen (PA). Belgien verwendet das offene Peppol-Netzwerk. Deutschland hat keine zentrale Plattform für B2B. Spanien wird die öffentliche Lösung der AEAT plus interoperable private Plattformen verwenden.
Italien akzeptiert nur FatturaPA (obligatorische Konvertierung aus anderen Formaten). Polen akzeptiert nur FA_VAT. Frankreich akzeptiert Factur-X, UBL und CII. Deutschland akzeptiert XRechnung und ZUGFeRD. Spanien akzeptiert Facturae, UBL und CII. Der europäische Trend zeigt zur Konvergenz auf EN 16931, aber nationale Spezialformate werden noch jahrelang bestehen.
Die ViDA-Initiative ist der umfassende Plan der EU zur Modernisierung des Mehrwertsteuersystems durch Digitalisierung. Der Schlüsselmeilenstein: Im Juli 2030 tritt die obligatorische digitale Meldung für alle innergemeinschaftlichen B2B-Transaktionen (zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern) in Kraft. Bis 2035 müssen alle nationalen Regelungen mit ViDA harmonisiert sein.
Was das in der Praxis bedeutet: Wenn ein spanisches Unternehmen heute einem deutschen Unternehmen eine Rechnung stellt, kann dies als PDF geschehen. Ab 2030 muss es in strukturiertem Format erfolgen, mit Echtzeitmeldung an die Steuerbehörden beider Länder.
Für ein spanisches KMU oder Unternehmen mit Aktivitäten in anderen EU-Ländern sind die Auswirkungen konkret:
Mehrere gleichzeitige Formate: Ein Unternehmen, das in Spanien, Deutschland und Frankreich fakturiert, muss Facturae (oder UBL/CII) für Spanien, XRechnung/ZUGFeRD für Deutschland und Factur-X/UBL/CII für Frankreich generieren. Das ERP muss alle generieren können.
Mehrere Plattformen oder Access Points: Italien verlangt das SDI, Frankreich verlangt eine zertifizierte PA, Belgien verlangt Peppol. Es gibt keine einzelne Plattform, die alle Länder abdeckt.
Nicht übereinstimmende Zeitpläne: Die Fristen jedes Landes sind unterschiedlich und nicht synchronisiert. Ein Unternehmen kann bereits in Italien (seit 2019) und Belgien (seit 2026) verpflichtet sein, aber noch in der Übergangsphase in Spanien und Deutschland.
Zusätzliches E-Reporting in einigen Ländern: Frankreich verlangt E-Reporting für B2C und grenzüberschreitende Verkäufe. Portugal verlangt monatliches SAF-T. Diese Verpflichtungen gehen über die bloße Ausstellung strukturierter Rechnungen hinaus.
Nicht direkt. Jedes Land verlangt seine nationalen Formate. Eine spanische Rechnung in Facturae erfüllt nicht die deutschen Formalanforderungen (XRechnung oder ZUGFeRD). Um in Deutschland zu fakturieren, muss die Rechnung in einem von Deutschland akzeptierten Format generiert werden. EN 16931 garantiert die semantische Kompatibilität, aber eine Formatkonvertierung kann erforderlich sein.
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein elektronisches Dokumentenaustaushnetzwerk, das eine Infrastruktur interoperabler Access Points verwendet. Mehrere Länder (Belgien, nordische Länder, Niederlande) nutzen es als De-facto-Infrastruktur für die E-Rechnungsstellung. Spanien lässt es zu, schreibt es aber nicht als einzige Infrastruktur vor.
Es hängt davon ab, welcher Aspekt gemessen wird. Bei der Software-Integrität (VeriFactu/RRSIF) ist Spanien den meisten europäischen Ländern voraus, die nichts Gleichwertiges haben. Bei der B2B-E-Rechnung kommt es später als Italien (2019), Belgien (2026) oder Polen (2026), aber früher als Irland oder einige nordische Länder.
Heute kann die Rechnung in jedem von beiden Parteien akzeptierten Format gesendet werden (sogar PDF). Wenn die Fristen des RD 238/2026 in Spanien und ViDA 2030 in Kraft treten, müssen innergemeinschaftliche Rechnungen im strukturierten Format gemäß EN 16931 ausgestellt und digital an beide Steuerverwaltungen gemeldet werden.
InvoSeal ist speziell für die Einhaltung des spanischen Rahmens (VeriFactu/RRSIF und RD 238/2026) konzipiert. Für die Rechnungsstellung in anderen EU-Ländern müssen die spezifischen nationalen Anforderungen jedes Marktes überprüft werden. Weitere Informationen zum Umfang von InvoSeal finden Sie in unserer Dokumentation zum verifizierbaren Rechnungsstellungssystem.
Die obligatorische E-Rechnung ist eine Realität in ganz Europa, aber jedes Land hat unterschiedliche Designentscheidungen zu Format, Plattform, Validierungsmodell und Zeitplan getroffen. Spanien hat sich für ein relativ flexibles Modell entschieden (mehrere Formate, interoperable Plattformen, kostenlose öffentliche Lösung), das im Gegensatz zum zentralisierten Clearing von Italien und Polen oder dem System zertifizierter PAs in Frankreich steht.
Bis 2030 wird ViDA all diese Systeme in einen gemeinsamen Rahmen für innergemeinschaftliche Transaktionen zusammenführen. Bis dahin müssen Unternehmen, die in mehreren europäischen Ländern tätig sind, gleichzeitig unterschiedliche nationale Anforderungen verwalten.
Der Schlüssel liegt darin, es zu behandeln, was es ist: ein digitales Transformationsprojekt, keine einfache Formatänderung für Rechnungen.
]]>Das königliche Dekret 238/2026 (RD 238/2026), das das spanische Gesetz "Ley Crea y Crece" ausführt, legt fest, dass die Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich (zwischen Unternehmen und Freiberuflern) schrittweise eingeführt wird. Die entscheidende Bedingung: Die Fristen beginnen nicht ab dem Datum der Veröffentlichung des Dekrets, sondern ab dem Inkrafttreten der Ministerialverordnung des Finanzministeriums, die die öffentliche Rechnungsstellungslösung regelt.
Am 16. April 2026 eröffnete das Finanzministerium das öffentliche Anhörungsverfahren für den Entwurf dieser Ministerialverordnung. Die Frist des Verfahrens endet am 8. Mai 2026. Bis die Verordnung genehmigt und in Kraft getreten ist, läuft keine Frist.
Quelle: Positionierungsdokument Nr. 3/2026 von Economistas Contables EC-CGE (Consejo General de Economistas de España) und RD 238/2026.
Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre freiberufliche Tätigkeit einen Jahresumsatz von mehr als 8 Millionen Euro erzielt, müssen Sie elektronische Rechnungen für alle B2B-Transaktionen ausstellen und empfangen, und zwar 12 Monate nach Inkrafttreten der Ministerialverordnung.
Wichtiger Übergangshinweis: Im ersten Pflichtjahr muss jede elektronische Rechnung von einer lesbaren PDF-Datei begleitet werden — außer der Empfänger akzeptiert ausdrücklich das ursprüngliche elektronische Format.
Die Mehrheit der spanischen KMU fällt in diese Gruppe. Bei einem Jahresumsatz von 8 Millionen Euro oder darunter verlängert sich die Frist auf 24 Monate ab Inkrafttreten der Ministerialverordnung.
Dies gilt für natürliche und juristische Personen, die eine unternehmerische oder freiberufliche Tätigkeit ausüben und ihren Sitz, eine Betriebsstätte oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Spanien haben.
Selbstständige und Einheiten im Regime der Einkommensattribution (Gesellschaften bürgerlichen Rechts, Erbengemeinschaften u. ä.) mit einem Umsatz von höchstens 8 Millionen Euro erhalten 12 zusätzliche Monate gegenüber Frist 2, also insgesamt 36 Monate ab Inkrafttreten der Ministerialverordnung.
Diese längste Frist ist ausdrücklich für Gruppen mit geringerer Kapazität zur technologischen Anpassung gedacht.
| Wer | Frist ab Ministerialverordnung |
|---|---|
| Jahresumsatz über 8 Millionen Euro | 12 Monate |
| Alle anderen Unternehmen und Freiberufler | 24 Monate |
| Selbstständige und Personengesellschaften mit Umsatz bis 8 Millionen Euro | 36 Monate |
Sobald die Fristen in Kraft treten, umfasst die Pflicht:
Die AEAT stellt außerdem eine kostenlose öffentliche Plattform für Selbstständige und Kleinunternehmen bereit, die über keine private Software verfügen. Diese öffentliche Lösung muss mindestens zwei Monate vor dem ersten effektiven Pflichttermin verfügbar sein.
Eine häufige Verwechslung, die es zu klären gilt.
Die durch RD 238/2026 geregelte obligatorische E-Rechnung betrifft den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und Freiberuflern. Ihr Hauptziel ist die Digitalisierung der Wirtschaft und die Bekämpfung von Zahlungsverzug.
VeriFactu ist ein anderes System: Es regelt die Meldung von Rechnungsaufzeichnungen direkt an die AEAT zu Steuerkontrollzwecken. Es soll voraussichtlich am 1. Januar 2027 für Gesellschaften in Kraft treten.
InvoSeal ist für die VeriFactu-Compliance konzipiert. Für die B2B-E-Rechnung des RD 238/2026 gelten andere Anforderungen an Software und Plattformen, die durch die ausstehende Ministerialverordnung im Einzelnen festgelegt werden. Weitere Informationen zu VeriFactu finden Sie in unserer Dokumentation zum verifizierbaren Rechnungsstellungssystem.
Nein. Die Fristen von 12, 24 und 36 Monaten beginnen erst, wenn die Ministerialverordnung des Finanzministeriums in Kraft tritt. Diese befindet sich derzeit im öffentlichen Anhörungsverfahren, das am 8. Mai 2026 endet.
Nein. Die E-Rechnungspflicht des RD 238/2026 gilt ausschließlich für B2B-Transaktionen, also wenn der Empfänger der Rechnung selbst Unternehmer oder Freiberufler mit Sitz, Betriebsstätte oder gewöhnlichem Aufenthalt in Spanien ist. Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht darunter.
Transaktionen, die durch vereinfachte Rechnungen (das spanische Äquivalent zu Kassenbons) belegt werden, sind von der Pflicht ausgenommen — mit Ausnahme der sogenannten qualifizierten vereinfachten Rechnungen.
Es ist noch keine Pflicht, aber sehr empfehlenswert, jetzt mit der Evaluierung von Optionen zu beginnen. Die Ministerialverordnung wird die genauen technischen Anforderungen festlegen, und nach ihrer Veröffentlichung sind die Fristen eng. Unternehmen der ersten Gruppe haben ab diesem Zeitpunkt nur 12 Monate zur Anpassung.
Ja. Das RD 238/2026 sieht eine kostenlose öffentliche Lösung vor, die von der AEAT verwaltet wird und speziell für Selbstständige und Kleinunternehmen gedacht ist. Sie muss mindestens zwei Monate vor dem ersten effektiven Pflichttermin verfügbar sein.
Die Fristen sind klar, aber der Startpunkt ist noch ungewiss, da alles von der Genehmigung der Ministerialverordnung abhängt. Was sicher ist: Sobald sie veröffentlicht wird, wird die Zeit knapp — 12 Monate sind sehr wenig, um Systeme anzupassen, Teams zu schulen und Plattformen zu testen.
Das Vorbereitungsfenster ist jetzt. Überprüfen Sie Ihre Rechnungssysteme, ermitteln Sie, in welche Gruppe Sie fallen, und wenden Sie sich bei Fragen zu den Auswirkungen des RD 238/2026 oder zu VeriFactu auf Ihre Tätigkeit an Ihren Berater oder konsultieren Sie die offizielle Dokumentation.
]]>Die Verwechslung dieser drei Konzepte hat praktische Folgen: Unternehmen, die glauben compliant zu sein, obwohl sie es nicht sind; Steuerberater, die die Anpassung auf falscher Grundlage planen; und Softwareanbieter, die Compliance mit einer Norm verkaufen, obwohl der Kunde auch eine andere erfüllen muss.
Alle drei Änderungen werden gleichzeitig gelten. Sie gelten aber unabhängig voneinander für verschiedene Aspekte des Rechnungsstellungsprozesses. Betrachten wir jede einzeln.
Ein SIF ist gemäß der AEAT-Definition die Gesamtheit der Hardware und Software, die zur Ausstellung von Rechnungen verwendet wird und Rechnungsdaten auf beliebigem Weg annimmt, speichert und verarbeitet, um die daraus resultierenden Dokumente (vollständige und vereinfachte Rechnungen) zu erzeugen.
Praktisch gesprochen: Wenn Ihr Unternehmen ein Computerprogramm zur Ausstellung von Rechnungen verwendet — ob ERP, Verwaltungssoftware, Kassensystem oder sogar eine Tabellenkalkulation mit Formeln, die Änderungen erlaubt — ist dieses System ein SIF.
Das SIF wird durch das Real Decreto 1007/2023 (RRSIF) geregelt, das die technischen Anforderungen festlegt, die diese Systeme erfüllen müssen. Das Hauptziel ist die Beseitigung der sogenannten "Dual-Use-Software": Programme, die es Unternehmen ermöglichen, Umsätze zu verschleiern, Rechnungen zu löschen oder Buchungsunterlagen spurlos zu manipulieren.
Um das RRSIF einzuhalten, muss ein SIF:
Alle Unternehmer und Freiberufler mit Sitz in Spanien, die ein Computersystem zur Ausstellung von Rechnungen verwenden — sowohl gegenüber Unternehmen als auch Privatpersonen. Auch Hersteller und Vertreiber von Abrechnungssoftware sind betroffen.
Ausgenommen sind diejenigen, die manuell (ohne Software) fakturieren, Beitragende zum SII (Sofortiges Informationssystem) und bestimmte Sondersteuerregelungen.
VeriFactu (auch VERI*FACTU geschrieben) ist ein Compliance-Modus des RRSIF — keine unabhängige Norm. Es ist die Option, bei der das SIF zusätzlich zur Generierung von Rechnungsaufzeichnungen mit verketteten Hash-Werten diese in Echtzeit an den elektronischen Sitz der AEAT übermittelt, sobald jede Rechnung ausgestellt wird.
Mit anderen Worten: Ein RRSIF-konformes SIF kann in zwei Modi betrieben werden:
Nicht notwendigerweise. Die Norm verlangt, dass das SIF die technische Kapazität zur Übermittlung an die AEAT besitzt, aber die tatsächliche Echtzeitübermittlung ist optional — sehr empfohlen, da sie die Compliance vereinfacht und den Aufbewahrungsaufwand reduziert. Der Nicht-VeriFactu-Modus ist ebenfalls gültig, wenn das System alle RRSIF-Integritätsanforderungen erfüllt.
InvoSeal operiert im Nicht-VeriFactu-Modus: Es generiert alle Aufzeichnungen mit verketteten Hash-Werten, QR-Code und den erforderlichen Integritätsgarantien nach dem RRSIF — ohne automatische Übermittlung an die AEAT. Dies ist der Modus für all jene, die die volle Kontrolle über ihre Aufzeichnungen behalten möchten.
Das Ziel von VeriFactu (und des RRSIF im Allgemeinen) ist die Beseitigung von Steuerbetrug durch Dual-Use-Software. Es ändert die wesentlichen Rechnungsstellungspflichten nicht: Es ändert weder, wer fakturieren muss, noch was eine Rechnung enthalten muss, noch wann sie ausgestellt werden muss.
Die B2B-E-Rechnung ist die Pflicht, Rechnungen im strukturierten elektronischen Format (Facturae, UBL oder CII) bei allen Handelstransaktionen zwischen Unternehmen und Freiberuflern auszustellen und zu empfangen. Sie wird durch das Real Decreto 238/2026 geregelt, das das Ley Crea y Crece (Gesetz 18/2022) ausführt.
Ihr Ziel unterscheidet sich vollständig von dem des SIF und VeriFactu: Es geht nicht darum, die Integrität der Software zu kontrollieren, sondern den kaufmännischen Austausch zwischen Unternehmen zu digitalisieren und den Zahlungsverzug durch Zahlungsnachverfolgung zu bekämpfen.
Alle Unternehmer und Freiberufler, die B2B-Transaktionen (zwischen Unternehmen oder Freiberuflern) mit Sitz, Betriebsstätte oder gewöhnlichem Aufenthalt in Spanien durchführen. Verkäufe an Endverbraucher (B2C) sind nicht betroffen.
Die Fristen haben noch nicht begonnen. Alles hängt von der Ministerialverordnung des Finanzministeriums ab, die die öffentliche Rechnungsstellungslösung regelt (derzeit im öffentlichen Anhörungsverfahren mit Frist bis 8. Mai 2026). Nach deren Veröffentlichung:
Die vollständige Aufschlüsselung finden Sie in unserem Artikel über die echten Fristen des RD 238/2026.
| SIF (RD 1007/2023) | VeriFactu (RRSIF-Modus) | B2B-E-Rechnung (RD 238/2026) | |
|---|---|---|---|
| Was es ist | Das Computersystem zur Rechnungsausstellung | SIF-Modus mit Echtzeitübermittlung an die AEAT | Pflicht zur Rechnungsausstellung im strukturierten Format |
| Ziel | Beseitigung von Dual-Use-Software / Steuerbetrug | Automatische Übermittlung von Aufzeichnungen an die AEAT | Digitalisierung des B2B-Austauschs und Bekämpfung von Zahlungsverzug |
| Norm | RD 1007/2023 (RRSIF) | RD 1007/2023 (optionaler/freiwilliger Modus) | RD 238/2026 (Ley Crea y Crece) |
| Betrifft | Alle, die Software zur Rechnungsstellung nutzen | Diejenigen, die automatische AEAT-Übermittlung wählen | Nur B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen |
| Transaktionen | B2B und B2C | B2B und B2C | Nur B2B |
| Rechnungsformat | Beliebig (die Norm regelt das System, nicht das Format) | Beliebig (ebenfalls) | Strukturiert obligatorisch: Facturae, UBL, CII |
| Frist — Gesellschaften | Vor dem 1. Januar 2027 | Gleich | 12 Monate ab Ministerialverordnung (noch kein Datum) |
| Frist — Selbstständige | Vor dem 1. Juli 2027 | Gleich | 36 Monate ab Ministerialverordnung |
| Wer zertifiziert | Softwarehersteller (Verantwortungserklärung) | Das System selbst (übermittelt an AEAT) | Austauschplattformen |
Stellen Sie sich eine GmbH vor, die Bürobedarf an andere Unternehmen verkauft. Ab 2027 muss sie:
Ein RRSIF-konformes SIF verwenden: Die Abrechnungssoftware muss Aufzeichnungen mit verketteten Hash-Werten und QR-Code generieren. Dies kann im VeriFactu-Modus (Übermittlung an die AEAT) oder im Nicht-VeriFactu-Modus (lokale Speicherung mit allen erforderlichen Garantien) erfolgen.
Rechnungen an Geschäftskunden im strukturierten Format (Facturae, UBL oder CII) über eine interoperable Plattform gemäß RD 238/2026 ausstellen, sobald dessen Fristen in Kraft treten.
Das sind zwei verschiedene Pflichten für zwei verschiedene Aspekte desselben Rechnungsstellungsprozesses. Die Einhaltung einer Pflicht befreit nicht von der anderen.
InvoSeal erfüllt die Anforderungen des RRSIF (RD 1007/2023) im Nicht-VeriFactu-Modus: Es generiert Rechnungsaufzeichnungen mit verketteten Hash-Werten, fügt den regulatorischen QR-Code ein und garantiert die Integrität und Unveränderlichkeit der Aufzeichnungen gemäß den technischen Anforderungen des königlichen Dekrets.
Für die B2B-E-Rechnung des RD 238/2026 werden die Anforderungen an Plattform und Interoperabilität durch die ausstehende Ministerialverordnung im Einzelnen festgelegt. InvoSeal verfolgt diese Entwicklungen aufmerksam, um vollständige Abdeckung zu bieten, wenn die Fristen in Kraft treten.
Die technische Dokumentation finden Sie in unserer Dokumentation zum verifizierbaren Rechnungsstellungssystem.
Beide Modi sind gültig. Die Norm verlangt, dass das SIF die technische Kapazität zur Übermittlung von Aufzeichnungen besitzt, schreibt aber den VeriFactu-Modus nicht vor. Der Nicht-VeriFactu-Modus erfüllt das RRSIF, wenn das System Aufzeichnungen mit verketteten Hash-Werten und allen erforderlichen Integritätsgarantien generiert.
Nein. Das RRSIF regelt die Integrität des Systems, das Rechnungen generiert. Die B2B-E-Rechnung regelt das Format, in dem diese Rechnungen zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. Es handelt sich um unabhängige Verpflichtungsebenen.
Das SIF: Selbstständige haben bis zum 1. Juli 2027 und Gesellschaften bis zum 1. Januar 2027. Die B2B-E-Rechnung hat noch kein Startdatum, da sie von der ausstehenden Ministerialverordnung abhängt. In der Praxis kommen SIF und VeriFactu für die meisten Unternehmen zuerst.
Computerprogramme, die es Unternehmen ermöglichen, Umsätze zu verschleiern, Rechnungen zu löschen oder Buchungsunterlagen spurlos zu manipulieren. Da das RRSIF verlangt, dass Rechnungsaufzeichnungen unveränderlich und mit Hash-Werten verkettet sind, ist jede spätere Änderung erkennbar.
Ja. Die Verwendung von Software, die nicht den RRSIF-Anforderungen entspricht, kann Strafen von bis zu 50.000 Euro pro Steuerjahr für den Nutzer und bis zu 150.000 Euro pro Steuerjahr für den Hersteller oder Vertreiber nach sich ziehen.
Die normative Landschaft der spanischen Rechnungsstellung in den Jahren 2026-2027 ist komplex, aber beherrschbar, sobald die Struktur verstanden ist. Es gibt drei reale Änderungen: Software an das RRSIF (SIF) anpassen, entscheiden ob im VeriFactu- oder Nicht-VeriFactu-Modus betrieben werden soll, und sich auf die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen im strukturierten Format vorbereiten, wenn die B2B-E-Rechnung in Kraft tritt.
Der Schlüssel für Unternehmen und Steuerberater ist, diese drei Änderungen nicht als eine zu behandeln. Jede hat ihre eigene Norm, ihren eigenen Zeitplan und ihre eigenen spezifischen technischen Anforderungen. Sie getrennt und geplant anzugehen ist der effizienteste Weg, 2027 mit allen Systemen in Ordnung zu sein.
]]>Um Befreiungen richtig zu verstehen, muss man von der Struktur der Steuer ausgehen. Die MwSt. erfasst Lieferungen von Gegenständen und Dienstleistungen, die von Unternehmern oder Freiberuflern im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit erbracht werden (Artikel 4 Gesetz 37/1992). Aber nicht alle Umsätze eines Unternehmers werden gleich besteuert — und nicht alle werden überhaupt besteuert.
Es gibt drei Grundkategorien:
Steuerbare und nicht befreite Umsätze: innerhalb des MwSt.-Anwendungsbereichs, mit dem anwendbaren Steuersatz (21%, 10% oder 4%). Das Unternehmen berechnet dem Kunden MwSt., erklärt sie und hat das Recht, die Vorsteuer aus seinen Einkäufen abzuziehen.
Steuerbare, aber befreite Umsätze: innerhalb des MwSt.-Anwendungsbereichs — das Steuerobjekt entsteht — aber das Gesetz befreit sie von der Steuerzahlung. Das Unternehmen berechnet keine MwSt., aber mit wichtigen Konsequenzen für sein Abzugsrecht.
Nicht steuerbare Umsätze: außerhalb des MwSt.-Anwendungsbereichs per Definition. Es entsteht kein Steuerobjekt. Die Steuer entsteht schlicht nicht.
Dieser Unterschied ist nicht nur akademisch. Er hat sehr konkrete praktische Konsequenzen.
Nicht steuerbare Umsätze sind in Artikel 7 des Gesetzes 37/1992 geregelt. Es handelt sich um Umsätze, die auch wenn sie von einem Unternehmer oder Freiberufler erbracht werden, kein MwSt.-Steuerobjekt darstellen, weil das Gesetz sie ausdrücklich aus seinem Anwendungsbereich ausschließt. Wichtige Beispiele:
Bei diesen Umsätzen wird keine MwSt.-Rechnung ausgestellt, weil die Steuer nicht existiert. Wenn das Unternehmen eine Rechnung ausstellt, muss das Fehlen der MwSt. mit dem Vermerk "Nicht steuerbar gemäß Artikel 7 des Gesetzes 37/1992" dokumentiert werden.
Befreite Umsätze liegen innerhalb des MwSt.-Anwendungsbereichs — das Steuerobjekt entsteht — aber das Gesetz befreit sie aus fiskal- oder sozialpolitischen Gründen von der Steuerpflicht. Die Hauptregelung findet sich in den Artikeln 20 bis 27 des Gesetzes 37/1992.
Dieser Unterschied wirkt sich direkt auf den Pro-rata-Satz aus: Wenn ein Unternehmen gleichzeitig steuerbare nicht befreite und steuerbefreite Umsätze erbringt, wird sein Vorsteuerabzugsrecht proportional eingeschränkt. Wäre ein Umsatz nicht steuerbar (Art. 7), würde er in die Pro-rata-Berechnung gar nicht eingehen. Eine fehlerhafte Einordnung kann die MwSt.-Erklärung verzerren.
Artikel 20 des Gesetzes 37/1992 regelt die Befreiungen bei Inlandsumsätzen. Es handelt sich um beschränkte Befreiungen: Das Unternehmen berechnet keine MwSt., kann aber auch die Vorsteuer aus Gütern und Dienstleistungen, die es für diese befreiten Umsätze erwirbt, nicht abziehen.
Befreit: stationäre Behandlung und Gesundheitsdienstleistungen, medizinische und Gesundheitsleistungen von Medizinern oder Gesundheitsfachkräften, und Sozialleistungen. Dazu gehören Krankenhäuser, Kliniken, Ärzte, Zahnärzte (mit Einschränkungen), Sozialarbeiter und Tagespflegeeinrichtungen.
Befreit: Bildung von Kindern und Jugendlichen, Kinderbetreuung, Schul-, Hochschul- und Postgraduatenausbildung sowie Berufsausbildung und -weiterbildung durch öffentlich-rechtliche Einrichtungen oder zugelassene private Einrichtungen. Entscheidend ist, dass die Einrichtung zugelassen oder anerkannt ist: Ein Freiberufler, der nicht subventionierte Schulungen anbietet, muss grundsätzlich MwSt. berechnen, es sei denn, er fällt unter eine spezifische Ausnahme.
Befreit: Kulturleistungen öffentlicher Einrichtungen oder gemeinnütziger Einrichtungen, Theater-, Musik- und Zirkusvorstellungen dieser Einrichtungen, und Sportdienstleistungen für natürliche Personen durch gemeinnützige Einrichtungen oder Sportverbände.
Befreit: Versicherungs- und Rückversicherungsgeschäfte, Vermittlungsleistungen bei Finanzgeschäften, und eine Vielzahl von Finanzgeschäften: Einlagen, Darlehen, Bürgschaften, Überweisungen, Devisengeschäfte, Wertpapiergeschäfte. Diese Befreiung ist weit gefasst, hat aber Ausnahmen (Portfolioverwaltung z.B. kann steuerpflichtig sein).
Befreit: der zweite und weitere Verkauf von Gebäuden (der erste Verkauf durch den Bauträger wird zum ermäßigten Satz von 10% besteuert), die Vermietung von Wohnraum für Wohnzwecke, und die Begründung und Übertragung von Nutzungsrechten an nicht bebaubaren Grundstücken. Die Vermietung von Gewerberäumen ist steuerpflichtig und nicht befreit (21% Steuersatz).
Wichtig: Der Steuerpflichtige kann auf die Befreiung verzichten bei der Übertragung von Grundstücken und Gebäuden (Art. 20.Zwei MwSt.-Gesetz), was die Umkehrung der Steuerschuld aktiviert.
Dies ist eine grundlegend andere Art von Befreiung. Exporte (Art. 21) und innergemeinschaftliche Lieferungen (Art. 25) sind befreit, aber das Unternehmen behält das Recht auf Vorsteuerabzug. Daher werden sie "vollständige Befreiungen" genannt: Die Wirkung entspricht einem 0%-Satz am Bestimmungsort, nicht einer Einschränkung des Abzugsrechts.
Hier liegt der praktische Kern. Artikel 6.1.j) des Real Decreto 1619/2012 (Rechnungsstellungsverordnung) ist eindeutig:
Jede Rechnung muss folgende Pflichtangabe enthalten: "Im Falle, dass der auf der Rechnung dokumentierte Umsatz von der Mehrwertsteuer befreit ist, Verweis auf die anwendbaren Rechtsvorschriften."
Das bedeutet: Es reicht nicht, "MwSt.-befreit" zu schreiben oder die Steuer einfach wegzulassen. Die Rechnung muss die konkrete Rechtsvorschrift nennen, die die Befreiung begründet.
Die korrekte Praxis — und was die AEAT bei ihren Prüfungen verlangt — ist, den Verweis so präzise wie möglich anzugeben. Beispiele:
| Art des Umsatzes | Korrekte Angabe auf der Rechnung |
|---|---|
| Ärztliche Leistung | "MwSt.-befreit. Art. 20.Eins.3.º Gesetz 37/1992" |
| Bildungsleistung | "MwSt.-befreit. Art. 20.Eins.9.º Gesetz 37/1992" |
| Wohnraumvermietung | "MwSt.-befreit. Art. 20.Eins.23.º Gesetz 37/1992" |
| Finanzgeschäft (Darlehen) | "MwSt.-befreit. Art. 20.Eins.18.º Gesetz 37/1992" |
| Versicherung | "MwSt.-befreit. Art. 20.Eins.16.º Gesetz 37/1992" |
| Export | "MwSt.-befreit. Art. 21 Gesetz 37/1992" |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | "MwSt.-befreit. Art. 25 Gesetz 37/1992" |
| Nicht steuerbarer Umsatz (Art. 7) | "Nicht steuerbarer Umsatz. Art. 7 Gesetz 37/1992" |
Wenn das spanische MwSt.-Gesetz auf eine europäische Richtlinie verweist, ist auch die Angabe des entsprechenden Artikels der Richtlinie 2006/112/EG neben der innerstaatlichen Vorschrift zulässig.
Das Weglassen des Rechtsverweises auf einer befreiten Rechnung hat direkte Konsequenzen:
1. Die Rechnung ist formal ungültig als Belegdokument, da sie Artikel 6.1.j) des RD 1619/2012 nicht erfüllt. Das kann den Empfänger daran hindern, sie als buchhalterischen und steuerlichen Nachweis zu verwenden.
2. Risiko von Prüfung und Sanktionen: Die AEAT hat diesen Fehler systematisch bei Prüfungen von Akten für subventionierte Weiterbildungen festgestellt (wo der Aussteller als befreit nach Art. 20.Eins.9.º MwSt.-Gesetz fakturiert, ohne die Vorschrift zu nennen) und bei Immobilientransaktionen. Das Fehlen des Verweises kann als Hinweis darauf interpretiert werden, dass der Aussteller unsicher war, ob die Befreiung anwendbar war.
3. Auswirkung auf den Empfänger: Wenn der Empfänger die Rechnung als Nachweis eines befreiten Umsatzes verbucht hat und die Rechnung sich als formal ungültig herausstellt, muss er möglicherweise seine Steuerposition regularisieren.
Mit dem Inkrafttreten des RD 238/2026 (obligatorische B2B-E-Rechnung) müssen auch befreite Rechnungen im strukturierten Format (Facturae, UBL oder CII) ausgestellt werden. Das Feld für den Befreiungsgrund (oder die Nichtsteuerbarkeitskategorie) hat ein spezifisches Element im XML-Schema dieser Formate mit vordefinierten Werten.
Im Rahmen des RRSIF und VeriFactu (RD 1007/2023) enthält der vom SIF erzeugte Rechnungsaufzeichnungseintrag die Art des Umsatzes, und die korrekte Klassifizierung zwischen befreiten und nicht steuerbaren Umsätzen wirkt sich direkt auf die Aufzeichnungen aus, die für die AEAT übermittelt (oder aufbewahrt) werden. Ein SIF, der nicht korrekt zwischen Befreiung und Nichtsteuerbarkeit unterscheidet, kann fehlerhafte Aufzeichnungen erzeugen, die zu Informationsanfragen der Steuerbehörde führen.
Beschränkte Befreiungen (die meisten des Art. 20: Gesundheit, Bildung, Versicherungen, Immobilien zweiter Übertragung, Wohnraumvermietung): Das Unternehmen berechnet keine MwSt., kann aber auch die Vorsteuer nicht abziehen, die auf die für diese befreiten Umsätze beschafften Güter und Leistungen entfällt. Bei gleichzeitiger Erbringung befreiter und nicht befreiter Umsätze gilt der Pro-rata-Satz.
Vollständige Befreiungen (Exporte, innergemeinschaftliche Lieferungen): Das Unternehmen berechnet keine MwSt., kann aber die Vorsteuer abziehen. Es handelt sich um "Befreiungen mit Abzugsrecht", wirtschaftlich gleichwertig mit einem 0%-Satz am Bestimmungsort.
Es kommt darauf an. Wenn der Unterricht in den Bereich der Kinder- oder Jugendbildung, Schul-, Hochschul- oder Berufsausbildung durch eine zugelassene Einrichtung fällt, kann die Befreiung nach Art. 20.Eins.9.º MwSt.-Gesetz anwendbar sein. Wenn es sich um allgemeinen Privatunterricht handelt, der nicht unter diese Kategorien fällt, ist der Umsatz steuerpflichtig und nicht befreit.
Im Allgemeinen nein, wenn es sich um Gesundheitsdienstleistungen eines Mediziners handelt (Art. 20.Eins.3.º MwSt.-Gesetz). Aber wenn der Arzt Gutachten, Gerichtsgutachten oder nicht streng medizinische Leistungen erbringt, können diese steuerpflichtig und nicht befreit sein. Die Befreiung ist nicht automatisch allein aufgrund des Arztberufs: Es kommt auf die Art der erbrachten Leistung an.
Nein. Die Vermietung von Räumen für wirtschaftliche Tätigkeiten ist steuerpflichtig und nicht befreit, zum allgemeinen Steuersatz von 21%. Nur die Vermietung von Wohnraum für Wohnzwecke (Art. 20.Eins.23.º MwSt.-Gesetz) ist befreit. Der Fehler, Rechnungen ohne MwSt. für Gewerberäume auszustellen, ist häufig und hat Konsequenzen für die erklärte MwSt.
Der Unterschied ist, dass nur Letzteres der gesetzlichen Pflicht genügt. Artikel 6.1.j) des RD 1619/2012 verlangt den Verweis auf die anwendbaren Rechtsvorschriften, nicht eine allgemeine Bemerkung. Nur "MwSt.-befreit" ohne Angabe der Vorschrift zu schreiben, macht die Rechnung formal unvollständig.
Ja, auch wenn Artikel 6.1.j) ausdrücklich von Befreiungen spricht. Die anerkannte bewährte Praxis — und was die AEAT-Modelle verlangen — ist, den Verweis auf Artikel 7 des Gesetzes 37/1992 anzugeben, wenn der Umsatz nicht steuerbar ist. Ohne diesen Verweis ist die Rechnung für den Empfänger und für eine mögliche Prüfung auch nicht ausreichend informativ.
Nur in bestimmten gesetzlich vorgesehenen Fällen. Der relevanteste ist der Verzicht auf die Befreiung bei Immobilientransaktionen (Art. 20.Zwei MwSt.-Gesetz): Er erlaubt dem Verkäufer eines Gebäudes zweiter Übertragung, sich für die Berechnung von MwSt. zu entscheiden (mit Umkehrung der Steuerschuld), was vorteilhaft ist, wenn der Käufer volles Abzugsrecht hat. Außerhalb dieses spezifischen Falls sind die Befreiungen des Art. 20 unwiderruflich.
Eine Rechnung ohne MwSt. auszustellen, weil der Umsatz befreit ist, reicht allein nicht aus. Das Gesetz verlangt zu wissen, warum er befreit ist, und dies auf der Rechnung anzugeben, unter Nennung des konkreten Artikels des MwSt.-Gesetzes, der die Befreiung begründet.
Diese Pflicht, die seit dem RD 1619/2012 gilt, gewinnt mit der E-Rechnung und dem RRSIF neue Relevanz: In strukturierten Formaten ist der Befreiungsgrund ein Feld mit vordefinierten Werten, kein Freitext. Wenn die Software ihn nicht korrekt verwaltet, kann der Rechnungsaufzeichnungseintrag fehlerhaft sein.
Für Steuerberater, Buchhalter und Unternehmen ist die regelmäßige Überprüfung, ob die ausgestellten oder empfangenen befreiten Rechnungen Artikel 6.1.j) des RD 1619/2012 erfüllen, eine grundlegende interne Kontrollaufgabe, die größere Probleme bei einer Prüfung verhindern kann.
Die technische Dokumentation zum Rechnungsstellungszyklus in InvoSeal finden Sie in unserer Dokumentation zum verifizierbaren Rechnungsstellungssystem.
]]>Das Königliche Dekret 1007/2023 vom 5. Dezember, veröffentlicht im spanischen Staatsanzeiger (BOE) am 6. Dezember 2023, ist die Verordnung, die Artikel 29.2.j) des Allgemeinen Steuergesetzes entwickelt, eingeführt durch das Gesetz 11/2021 (bekannt als Antifraudgesetz). Im Klartext: Es ist die Verordnung, die festlegt, wie Rechnungssoftwareprogramme funktionieren müssen.
Ihr Ziel ist nicht, Ihnen das Leben schwer zu machen. Ziel ist es, der sogenannten „Doppelnutzungssoftware" ein Ende zu setzen: Programme, die es ermöglichten, zwei Buchhaltungen zu führen, bereits ausgestellte Rechnungen zu ändern oder Datensätze spurlos zu löschen. Die spanische Steuerbehörde (AEAT) schätzt, dass diese Praxis erhebliche Einnahmenverluste verursachte, und die regulatorische Antwort bestand darin, von jedem Rechnungsprogramm (was die Verordnung als Sistema Informático de Facturación oder SIF bezeichnet) zu verlangen, vier nicht verhandelbare Prinzipien zu garantieren: Integrität, Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderlichkeit der Datensätze.
Für Sie als Freiberufler oder KMU lautet die Übersetzung einfach: ab dem für Sie geltenden Datum können Sie keine Rechnungen mehr mit Excel, Word, selbstgemachten Vorlagen oder Programmen erstellen, die nicht an das RD 1007/2023 angepasst sind. Und wenn Sie es tun, sind die Bußgelder fest, nicht abgestuft, und gelten auch dann, wenn überhaupt kein Betrug vorliegt.
Artikel 3 des Königlichen Dekrets 1007/2023 definiert den subjektiven Anwendungsbereich. Die Verordnung gilt für alle natürlichen und juristischen Personen, die wirtschaftliche Tätigkeiten ausüben und Rechnungen über ein Computersystem ausstellen, einschließlich:
Es gibt jedoch wichtige Ausschlüsse, die zu beachten sind:
Wenn Sie Zweifel zu Ihrem konkreten Fall haben, ist es ratsam, Ihren Steuerberater zu konsultieren, bevor Sie Entscheidungen treffen.
Das RD 1007/2023 verpflichtet Sie ab dem für Sie geltenden Datum, ein SIF zu verwenden, das die Anforderungen der Verordnung erfüllt. In der Praxis bedeutet das:
Es gibt zwei Modalitäten zur Erfüllung: VeriFactu (Sie senden die Datensätze nahezu in Echtzeit an die AEAT) oder No-VeriFactu (Sie bewahren sie lokal mit verstärkten Sicherheitsmaßnahmen auf). Wenn Sie die Unterschiede vertiefen möchten, haben wir einen eigenen Artikel: VeriFactu vs No-VeriFactu: Unterschiede, Fristen 2027 und welchen Modus wählen.
Damit ein Rechnungsprogramm als konform mit dem RD 1007/2023 betrachtet wird, muss es die folgenden acht Anforderungen erfüllen (im Wesentlichen in den Artikeln 7 und 8 der Verordnung festgelegt):
Hinzu kommt auf der sichtbaren Rechnung der steuerliche QR-Code gemäß ISO/IEC 18004-Norm mit einer Größe zwischen 30 und 40 Millimetern, den der Empfänger scannen kann, um die Rechnung zu überprüfen.
Wenn Sie das ausführliche Detail der Felder wünschen, die jeder Datensatz enthalten muss, schlüsseln wir es in diesem ergänzenden Artikel auf: Vollständige Checkliste: Was eine Rechnung und ein SIF gemäß RD 1007/2023 enthalten müssen.
Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Abschnitt für Sie, da er sich im letzten Jahr zweimal geändert hat und viele Online-Inhalte veraltet sind. Die derzeit gültigen Daten (Stand April 2026) nach der letzten Änderung durch das Königliche Dekret-Gesetz 15/2025 vom 2. Dezember (BOE vom 3. Dezember 2025) sind:
| Meilenstein | Datum | Status |
|---|---|---|
| Veröffentlichung des RD 1007/2023 | 6. Dezember 2023 | ✅ In Kraft |
| Veröffentlichung der Verordnung HAC/1177/2024 (technische Spezifikationen) | 28. Oktober 2024 | ✅ In Kraft |
| Frist für Softwarehersteller (9 Monate ab der Verordnung) | 29. Juli 2025 | ✅ Erfüllt |
| Kostenlose AEAT-Anwendung verfügbar | Oktober 2025 | ✅ Verfügbar |
| Pflicht für Gesellschaften (Körperschaftsteuer) | 1. Januar 2027 | 🟡 Bevorstehend |
| Pflicht für Selbständige und übrige Verpflichtete | 1. Juli 2027 | 🟡 Bevorstehend |
Mit anderen Worten: Wenn Sie selbständig sind, haben Sie bis zum 1. Juli 2027 Zeit, Ihr Rechnungssystem anzupassen. Wenn Sie eine Gesellschaft sind, ist Ihre Frist der 1. Januar 2027.
Es gibt ein zusätzliches relevantes Detail: Während des Jahres 2026 wird auf der AEAT-Webseite eine Testumgebung aufrechterhalten, in der Verpflichtete ohne Konsequenzen Testdatensätze einreichen können. Es ist der ideale Zeitpunkt, sich in Ruhe anzupassen.
Das Sanktionsregime ist in Artikel 201 bis des Allgemeinen Steuergesetzes festgelegt, eingeführt durch das Gesetz 11/2021. Es unterscheidet zwischen zwei Arten von Verstößen:
Verstoß des Endnutzers (Selbständiger oder KMU): der bloße Besitz eines nicht zertifizierten SIF, wenn es zertifiziert sein müsste, oder die Verwendung eines zertifizierten Systems, das geändert wurde, um Kontrollen zu umgehen. Die Strafe ist eine feste Geldbuße von 50.000 € pro Geschäftsjahr.
Verstoß des Softwareherstellers: Produktion, Herstellung oder Vermarktung von Systemen, die der Verordnung nicht entsprechen. Die Strafe steigt auf 150.000 € pro Geschäftsjahr und pro Softwaretyp, plus 1.000 € pro vermarktetem System ohne Zertifizierung, wenn diese erforderlich ist.
Das heikelste Detail, wie die AEAT selbst in ihren FAQs bestätigt hat, ist, dass die Strafe für den bloßen Besitz oder die Nutzung nicht konformer Software gilt, ohne dass die Steuerprüfung Betrug oder verborgene Einnahmen nachweisen muss. Es genügt, dass das System installiert und betriebsbereit ist. Es gibt eine sinnvolle Ausnahme: Wenn Sie das alte Programm nur zur Einsicht historischer Rechnungen aufbewahren, aber damit nicht abrechnen können, könnte der Verstoß nicht als begangen angesehen werden — immer mit Bewertung des Verhaltens des Verpflichteten.
Die operative Empfehlung ist klar: Wenn Sie Ihr Verpflichtungsdatum erreichen, deinstallieren oder deaktivieren Sie die Rechnungsfunktion jedes alten Programms, exportieren Sie seine Datensätze und bewahren Sie sie als historisches Archiv auf.
Dies sind die konkreten Schritte, die Sie ab heute unternehmen können, geordnet vom geringsten zum größten Aufwand:
Schritt 1 — Prüfen Sie Ihre aktuelle Situation. Womit rechnen Sie heute ab? Wenn die Antwort Excel, Word, eine selbstgemachte Vorlage oder ein altes Programm ist, notieren Sie, dass Sie vor Juli 2027 wechseln müssen. Wenn Sie ein kommerzielles Rechnungsprogramm verwenden, gehen Sie zu Schritt 2 über.
Schritt 2 — Fordern Sie die Verantwortungserklärung von Ihrem Anbieter an. Es ist das Schlüsseldokument, Ihr rechtlicher Schutzschild. Jeder seriöse Anbieter von Rechnungssoftware sollte sie innerhalb weniger Tage liefern können. Wenn er Sie hinhält oder nicht weiß, wovon Sie sprechen, erwägen Sie einen Anbieterwechsel; das ist ein Zeichen für Nichteinhaltung.
Schritt 3 — Überprüfen Sie die sichtbaren Elemente auf Ihren Rechnungen. Eine von einem konformen SIF ausgestellte Rechnung muss zusätzlich zu den traditionellen Daten enthalten: einen steuerlichen QR-Code und — wenn Sie im VeriFactu-Modus arbeiten — die Erwähnung „Rechnung überprüfbar im elektronischen Portal der AEAT" oder das Wort „VERI*FACTU".
Schritt 4 — Entscheiden Sie sich für Ihren Modus: VeriFactu oder No-VeriFactu. Es ist keine geringfügige Entscheidung. Der VeriFactu-Modus ist operativ einfacher (Sie senden und vergessen), bedeutet aber sofortige Sichtbarkeit Ihrer Rechnungen für die AEAT. No-VeriFactu erfordert mehr technische Verantwortlichkeiten (Ereignisprotokoll, elektronische Signatur), bewahrt die Daten jedoch lokal auf, bis sie angefordert werden.
Schritt 5 — Wenn Sie selbständig sind und wenige Rechnungen haben, prüfen Sie die kostenlose AEAT-Anwendung. Die Steuerbehörde stellt seit Oktober 2025 eine kostenlose Anwendung zur Ausstellung verordnungskonformer Rechnungen zur Verfügung. Sie ist für geringe Volumina und ohne Integrationsanforderungen funktional.
Schritt 6 — Wenn Sie Integration mit Buchhaltung, Kasse, E-Commerce oder anderen Systemen benötigen, suchen Sie eine professionelle Lösung. Der Markt für angepasste SIFs ist bereits breit und es gibt Lösungen für alle Budgets und Branchen.
Schritt 7 — Nutzen Sie die Testumgebung im Jahr 2026. Konfigurieren Sie Ihr System im Testmodus, stellen Sie einige Rechnungen aus, überprüfen Sie, dass die QR-Codes funktionieren und die Datensätze korrekt erstellt werden. Es ist kostenlos und ohne Konsequenzen.
Schritt 8 — Halten Sie Ihren Steuerberater auf dem Laufenden. Die Einhaltung des RD 1007/2023 hat steuerliche und buchhalterische Auswirkungen. Ihr Berater muss über die von Ihnen verwendete Software und die gewählte Modalität informiert sein.
Schreibt das RD 1007/2023 die Verwendung elektronischer Rechnungen vor?
Nein. Das RD 1007/2023 regelt die Anforderungen an Rechnungssoftware, nicht das Dokumentformat. Sie können weiterhin Papierrechnungen (mit QR-Code) ausstellen, wenn Ihre Tätigkeit dies zulässt. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ist eine andere Verordnung, die aus dem RD 238/2026 und dem Gesetz Crea y Crece stammt, mit unterschiedlichen Fristen. Es sind zwei Verpflichtungen, die nebeneinander bestehen.
Was, wenn ich unter SII bin?
Wenn Ihr Unternehmen unter SII registriert ist (verpflichtend oder freiwillig), fallen Sie aus dem Anwendungsbereich des RD 1007/2023 heraus. Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt aus SII austreten, würde die Verordnung ab diesem Moment für Sie gelten.
Und wenn ich alle meine Rechnungen handschriftlich auf Papier ausstelle?
Technisch gesehen sind Sie, wenn Sie kein Computersystem verwenden, nicht durch das RD 1007/2023 verpflichtet. In der Praxis ist diese Option sehr marginal und wird mit der zukünftigen obligatorischen B2B-elektronischen Rechnungsstellung für die meisten Aktivitäten nicht durchführbar sein.
Können sie mich bestrafen, auch wenn meine Rechnungsstellung korrekt ist?
Ja. Die Strafe nach Artikel 201 bis LGT gilt für den bloßen Besitz nicht konformer Software, wenn diese zertifiziert sein müsste, ohne dass Betrug nachgewiesen werden muss. Deshalb ist es so wichtig, sich vor Ablauf der Frist anzupassen.
Muss ich das Programm wechseln, wenn ich bereits eines verwende?
Es hängt davon ab, ob Ihr aktuelles Programm an das RD 1007/2023 angepasst ist oder nicht. Fordern Sie von Ihrem Anbieter die Verantwortungserklärung an: Wenn er sie hat und sie für Ihre Softwareversion auf dem neuesten Stand ist, müssen Sie nicht wechseln. Wenn er sie nicht hat oder nicht aktualisiert, müssen Sie wechseln.
Was kostet ein angepasstes SIF?
Es gibt kostenlose Optionen (die AEAT-Anwendung, gültig für Selbständige mit geringem Volumen), Optionen ab 5-10 € pro Monat für Selbständige mit mittlerem Volumen und Unternehmenslösungen mit Buchhaltungsintegration und Mehrbenutzerfunktionalität in höheren Bereichen. Wir haben eine vergleichende Analyse: VeriFactu Rechnungssoftware 2027: 21 Programme im Vergleich.
Müssen vereinfachte Rechnungen (Tickets) auch den QR tragen?
Ja. Sowohl vollständige als auch vereinfachte Rechnungen, die über ein SIF ausgestellt werden, müssen den steuerlichen QR-Code enthalten.
Was passiert, wenn mein System ausfällt und ich den QR nicht ausstellen kann?
Die Verordnung sieht die Möglichkeit von technischen Vorfällen vor. In diesem Fall müssen Sie das Ereignis im System registrieren (es ist eine der Anforderungen des Ereignisprotokolls im No-VeriFactu-Modus) und die ausstehenden Rechnungen ausstellen, sobald das System wieder betriebsbereit ist. Die AEAT bestraft keine dokumentierten gelegentlichen Vorfälle; sie bestraft den Besitz nicht konformer Software.
Das RD 1007/2023 ist eine der wichtigsten Reformen im Bereich der Rechnungsstellung der letzten Jahre. Für Sie, als Freiberufler oder KMU, sind die Schlüssel drei:
Warten Sie nicht bis Juni 2027, um zu beginnen. In den letzten Monaten vor Inkrafttreten werden die Anbieter überlastet, die Support-Kanäle brechen zusammen und die Preise steigen. Die Kosten für die heutige Vorbereitung sind minimal. Die Kosten dafür, nicht bereit zu sein, betragen 50.000 €.
Weiterführende Lektüre:
InvoSeal ist ein an das RD 1007/2023 und die Verordnung HAC/1177/2024 angepasstes SIF mit doppelter VeriFactu / No-VeriFactu-Modalität, SHA-256-Hash, Verkettung, steuerlichem QR und Verantwortungserklärung. Wenn Sie 2027 ohne Rückschläge erreichen möchten, konsultieren Sie unsere Dokumentation oder kontaktieren Sie uns.
]]>Das RD 1007/2023 operiert auf zwei Ebenen, die nicht verwechselt werden sollten:
Ebene 1: Das Fakturierungsinformationssystem (SIF). Dies sind die Anforderungen, die das Fakturierungsprogramm als Software erfüllen muss: wie es Datensätze erzeugt, schützt, verkettet und aufbewahrt. Geregelt hauptsächlich in den Artikeln 7, 8, 10, 11 und 12 des RD 1007/2023 und entwickelt in der Orden HAC/1177/2024.
Ebene 2: Die Rechnung als Dokument. Dies sind die zusätzlichen Elemente, die die ausgestellte Rechnung in ihrer sichtbaren Darstellung (Papier oder elektronisch) enthalten muss: der QR-Code, der VeriFactu-Vermerk (falls zutreffend) und die Mindestdaten gemäß der Fakturierungspflichtenverordnung (RD 1619/2012), die weiterhin gilt und ergänzend ist.
Das Informationssystem muss sechs wesentliche Eigenschaften der Fakturierungsdatensätze gewährleisten:
Für jede ausgestellte Rechnung (vollständig oder vereinfacht) muss das SIF gleichzeitig mit oder unmittelbar vor der Rechnung einen Datensatz erzeugen, der mindestens enthält:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Steuer-ID (NIF) des Ausstellers | Steueridentifikationsnummer des zur Rechnungsausstellung Verpflichteten |
| Name/Firma des Ausstellers | Vollständiger Name oder Firmenbezeichnung |
| Steuer-ID (NIF) des Empfängers | Wenn nach RD 1619/2012 erforderlich |
| Name/Firma des Empfängers | Wenn erforderlich |
| Rechnungsaussteller | Angabe, ob vom Verpflichteten selbst, vom Empfänger oder von einem Dritten ausgestellt |
| ID und Name des Dritten/Empfänger-Ausstellers | Falls zutreffend (Art. 5 und 6 RD 1007/2023) |
| Rechnungsnummer | Und Serie, falls vorhanden |
| Ausstellungsdatum | Der Rechnung |
| Leistungsdatum | Wenn abweichend vom Ausstellungsdatum |
| Rechnungstyp | Vollständig oder vereinfacht |
| Regimeschlüssel | Anwendbares USt-Regime |
| Leistungsbeschreibung | Rechnungsgegenstand |
| Bemessungsgrundlage | Nach Steuersatz |
| Steuersatz | Angewandter USt-Prozentsatz |
| Erhobene Steuer | USt-Betrag |
| Gesamtbetrag | Der Rechnung |
| Steuerbefreite Bemessungsgrundlage | Bei USt-befreiten Umsätzen, mit Angabe des Grundes |
| Nicht steuerbare Bemessungsgrundlage | Bei nicht steuerbaren Umsätzen, mit Angabe des Grundes |
| Gleichwertigkeitszuschlag | Falls zutreffend |
| Einbehaltung | Bei Einkommensteuer- oder anderer Einbehaltung |
| Daten des vorherigen Datensatzes | Nummer, Serie, Datum und erste 64 Zeichen des Hashs des unmittelbar vorhergehenden Datensatzes (Verkettung) |
| SIF-Identifikation | Systemidentifikationscode, Name, Version und Steuer-ID des Herstellers |
| Erzeugungsdatum und -zeit | Des Datensatzes selbst (Datum, Stunde, Minute und Sekunde) |
| Fingerabdruck (Hash) | SHA-256-Hash, berechnet über die Felder des Datensatzes |
Bei Stornierung einer Rechnung muss das SIF einen Stornierungsdatensatz erzeugen, der mit dem ursprünglichen Registrierungsdatensatz verknüpft ist. Er enthält:
Ein Stornierungsdatensatz löscht nicht den ursprünglichen Registrierungsdatensatz — er ergänzt ihn. Der Originaldatensatz bleibt intakt und unveränderlich im System.
Jeder Fakturierungsdatensatz (Registrierung oder Stornierung) muss einen digitalen Fingerabdruck enthalten, der mittels der Funktion SHA-256 über definierte Felder berechnet wird. Dieser Fingerabdruck stellt sicher, dass jede nachträgliche Änderung des Inhalts erkennbar ist.
Zusätzlich muss jeder neue Datensatz die ersten 64 Zeichen des Hashs des unmittelbar vorhergehenden Datensatzes zusammen mit dessen Rechnungsnummer, Serie und Datum enthalten. Dies erzeugt eine kryptografische Kette, in der jeder Datensatz vom vorherigen abhängt — wird ein Datensatz verändert oder gelöscht, bricht die Kette und das System muss einen Alarm auslösen.
Vor der Erzeugung eines neuen Datensatzes muss das SIF überprüfen, ob der letzte bestehende Datensatz korrekt verkettet ist. Erkennt es einen Bruch in der Integritätskette, muss es ein Anomalie-Ereignis protokollieren.
Im No-VeriFactu-Modus (wenn die Datensätze nicht an die AEAT gesendet werden) muss das SIF ein unveränderliches Ereignisprotokoll führen, das dokumentiert:
Im VeriFactu-Modus ist das Ereignisprotokoll nicht verpflichtend, da die Datensatzverwahrung bei der AEAT liegt.
Der SIF-Hersteller oder -Produzent muss eine Verantwortungserklärung (Declaración Responsable) ausstellen, die bescheinigt, dass das System alle Anforderungen des RD 1007/2023 und der Orden HAC/1177/2024 erfüllt. Diese Erklärung muss:
Ohne diese Erklärung gilt die Software als nicht konform und ihre Nutzung kann Bußgelder von bis zu 50.000 € pro Geschäftsjahr nach sich ziehen.
Jede über ein an das RRSIF angepasstes SIF ausgestellte Rechnung muss einen QR-Code enthalten mit:
Technische Spezifikationen:
Rechnungen, die von einem SIF im VeriFactu-Modus (mit Datensatzübermittlung an die AEAT) ausgestellt werden, müssen den Vermerk enthalten:
„Im elektronischen Portal der AEAT überprüfbare Rechnung" oder einfach „VERI*FACTU"
Im No-VeriFactu-Modus ausgestellte Rechnungen dürfen diesen Vermerk nicht enthalten.
Das RD 1007/2023 ersetzt nicht die Fakturierungspflichtenverordnung (RD 1619/2012). Rechnungen müssen weiterhin die bereits verpflichtenden Daten enthalten: fortlaufende Nummer, Daten des Ausstellers und Empfängers, Beschreibung, Bemessungsgrundlage, USt-Satz, erhobene Steuer, Datum usw. Was das RRSIF hinzufügt, ist die Schicht der Systemanforderungen (Hash, Verkettung, QR) und die Pflichten des Softwareprodukts (Verantwortungserklärung, Ereignisprotokoll).
Ab 2027 ist die Nutzung eines SIF, das diese Anforderungen nicht erfüllt, mit bis zu 50.000 € pro Geschäftsjahr für den Nutzer sanktionierbar, ohne dass die AEAT Betrug nachweisen muss. Dem Hersteller drohen Bußgelder von bis zu 150.000 € pro Geschäftsjahr für jedes verkaufte nicht konforme Programm.
Die Empfehlung ist klar: Fordern Sie die Verantwortungserklärung bei Ihrem Anbieter an, überprüfen Sie, ob sie für die von Ihnen verwendete Version aktuell ist, und konsultieren Sie im Zweifelsfall Ihren Steuerberater vor dem Pflichttermin.
Weiterführende Lektüre: VeriFactu vs No-VeriFactu: Unterschiede, Fristen 2027 und welchen Modus wählen
Weiterführende Lektüre: VeriFactu-Fakturierungssoftware 2027: 21 Programme im Vergleich
Weiterführende Lektüre: Elektronische Rechnungsstellung in Europa 2026-2030: Umsetzung Land für Land
InvoSeal erfüllt alle Anforderungen des RD 1007/2023 und der Orden HAC/1177/2024: SHA-256-Hash, Verkettung, steuerlicher QR, Ereignisprotokoll, elektronische Signatur und Verantwortungserklärung. Zudem bietet es dualen Modus (VeriFactu / No-VeriFactu), damit die Entscheidung bei Ihnen liegt. Lesen Sie unsere Dokumentation oder kontaktieren Sie uns.
]]>Eine Drittschuldnerpfändung ist ein Mechanismus, bei dem die Steuerbehörde bei einer unbezahlten Steuerschuld dem Kunden eines Steuerpflichtigen anordnet, direkt an den Fiskus zu zahlen, statt an den Steuerpflichtigen. Das Geld erreicht den Schuldner nie: Es fließt direkt vom Kunden an die Steuerbehörde.
In der Praxis funktioniert es so:
Dieser Mechanismus ist nicht neu. Neu ist die Geschwindigkeit und Präzision, mit der die Steuerbehörden ihn dank Echtzeit-E-Rechnungsdaten ausführen können.
Italien war das erste EU-Land mit verpflichtender B2B-E-Rechnung im Jahr 2019. Seitdem hat die Agenzia delle Entrate über das Sistema di Interscambio (SdI) vollständigen Zugang zu allen von jedem Steuerpflichtigen ausgestellten und empfangenen Rechnungen — strukturierte Daten, in Echtzeit, mit allen Details zu Beträgen, Daten, Aussteller und Empfänger.
Die Manovra 2026 (Italienisches Haushaltsgesetz für 2026) ging noch weiter: Sie ermächtigt die Agenzia delle Entrate-Riscossione ausdrücklich, die Daten der elektronischen Rechnungen aus dem SdI zu nutzen, um Handelsforderungen zu lokalisieren und schnellere, gezieltere Drittschuldnerpfändungen (Pignoramenti presso terzi) einzuleiten.
Der bisherige Engpass war die Suche nach dem richtigen Dritten — dem Kunden, bei dem eine pfändbare Forderung besteht. Von den rund 600.000 jährlich durchgeführten Drittschuldnerpfändungen in Italien waren nur 22,5 % erfolgreich, mit einem durchschnittlichen Einzug von 10.500 €. Mit Zugang zu den E-Fatture-Daten kann die Verwaltung die letzten sechs Monate der Fakturierung eines Steuerpflichtigen analysieren und wiederkehrende Kunden, stabile Geschäftsbeziehungen und vorhersehbare Zahlungsströme erkennen. Das erklärte Ziel sind über 1 Milliarde Euro zusätzliche jährliche Einnahmen.
Die Folgen für italienische Unternehmer sind direkt: Bei ausstehenden Steuerschulden kann die Agenzia den Einzug von Rechnungen blockieren, bevor das Geld auf dem Konto eintrifft. Und der Kunde, der die Pfändungsanordnung erhält, steht vor einer heiklen Entscheidung: an den Fiskus oder an den Lieferanten zahlen — mit rechtlichen Konsequenzen in beiden Fällen.
In Spanien ist die Drittschuldnerpfändung im Allgemeinen Steuergesetz (Art. 171) und in der Allgemeinen Beitreibungsverordnung (RD 939/2005) geregelt. Die AEAT kann Pfändungsanordnungen direkt an den Kunden des Schuldners zustellen.
Mit VeriFactu im Übermittlungsmodus empfängt die AEAT die Fakturierungsdatensätze in Echtzeit. Das bedeutet, sie kann technisch im Moment wissen, wann ein Steuerpflichtiger mit ausstehenden Schulden eine Rechnung an einen Kunden ausstellt, die Geschäftsbeziehung identifizieren und auf diese Forderung zugreifen.
Was ist mit No-VeriFactu? Im No-VeriFactu-Modus empfängt die AEAT die Fakturierungsdatensätze nicht in Echtzeit. Sie erhält erst Einsicht in die Transaktionen des Steuerpflichtigen, wenn dieser das Formular 347 im Februar des folgenden Geschäftsjahres einreicht oder wenn die Datensätze im Rahmen einer Inspektion formell angefordert werden. Das Zeitfenster für gezielte Pfändungen auf Basis aktueller Rechnungsdaten ist damit erheblich enger.
Dieser Unterschied ist kein Zufall: Er ist einer der Gründe, warum das RD 1007/2023 ausdrücklich beide Modi anbietet. Der Steuerpflichtige, der No-VeriFactu wählt, verstößt gegen keine Vorschrift — er gibt lediglich keinen Echtzeit-Zugang zu seinen Fakturierungsdaten.
Mit dem seit 2026 operativen KSeF hat die polnische Steuerbehörde (KAS) Echtzeit-Zugang zu allen Rechnungsdaten. Die technische Fähigkeit, Handelsforderungen zu identifizieren und Pfändungen durchzuführen, besteht wie in Italien.
Anders als in Italien hat Polen jedoch die Nutzung von KSeF-Daten für Beitreibungszwecke nicht so explizit reguliert. Der italienische Präzedenzfall weist den Weg, und jedes Land mit einem zentralisierten Clearance-System verfügt über die Infrastruktur, dasselbe zu tun.
In Ländern mit Austausch- (Peppol) oder Post-Audit-Modellen hat die Steuerbehörde keinen Echtzeit-Zugang zu den Fakturierungsdaten auf Transaktionsebene. Informationen gelangen über periodische USt-Erklärungen, Jahreslisten oder SAF-T-Dateien auf Anforderung. Dies begrenzt die Möglichkeit gezielter Forderungspfändungen auf Basis aktueller Rechnungsdaten erheblich.
| Land | Echtzeit-Zugang zu Rechnungen | Pfändungen basierend auf Rechnungsdaten | Spezifischer Rechtsrahmen |
|---|---|---|---|
| Italien | Ja (SdI, seit 2019) | Ja, formalisiert in Manovra 2026 | Art. 72-bis DPR 602/73 + SdI-Zugang |
| Spanien | Ja (VeriFactu Übermittlung) / Nein (No-VeriFactu) | Ja, operativ aktiv | Art. 171 LGT + VeriFactu-Daten |
| Polen | Ja (KSeF, seit 2026) | Technische Fähigkeit, nicht spezifisch reguliert | Beitreibungsgesetze + KSeF |
| Frankreich | Ab Sep 2026 (PDP/PPF) | Noch zu bestimmen | Ausstehend |
| Rumänien | Ja (RO e-Factura) | Wahrscheinlich (zentrales Clearance) | Rumänische Steuergesetzgebung |
| Belgien | Teilweise (Peppol dezentral) | Begrenzt (kein zentrales Clearance) | Allgemeine Verfahren |
| Deutschland | Nein (Post-Audit → 2027) | Nein (keine Echtzeitdaten) | Gerichtliche Verfahren |
| Nordische Länder | Teilweise (Peppol B2G) | Begrenzt | Allgemeine Verfahren |
Wenn die Steuerbehörde eine Handelsforderung pfändet, ist der direkt Betroffene nicht nur der Steuerschuldner — es ist auch sein Kunde. Der Kunde erhält eine Anordnung, an den Fiskus statt an seinen Lieferanten zu zahlen. Das Ignorieren kann zu eigenen Sanktionen führen. Das Bezahlen kann einen Konflikt mit dem Lieferanten schaffen. Ist die Rechnung strittig, wird die Situation exponentiell komplex.
Eine Forderungspfändung kann den Cashflow eines Unternehmens sofort einfrieren. Bei Echtzeit-E-Rechnung kann die Pfändung Stunden nach Rechnungsstellung eintreffen — bevor die Zahlungsfrist überhaupt abgelaufen ist.
Der Kunde, der eine Pfändungsanordnung erhält, erfährt nicht nur, dass sein Lieferant Steuerschulden hat — die Pfändungsanordnung selbst teilt ihm den genauen Betrag der Schuld mit: die nicht fristgerecht gezahlte Summe, den Vollstreckungszuschlag, Zinsen und Verfahrenskosten. Mit anderen Worten: Die AEAT gibt detaillierte steuerliche Daten des Schuldners an einen Dritten (den Kunden) weiter, ohne dass der Schuldner dieser Offenlegung zugestimmt hat.
Dies stellt einen direkten Verstoß gegen den Geist des LOPD und der DSGVO dar, den sich das Allgemeine Steuergesetz selbst gestattet. Artikel 95 der LGT legt den vertraulichen Charakter von Steuerdaten fest. Dennoch enthält die Pfändungsanordnung den genauen Betrag der Schuld des Steuerpflichtigen — Hauptbetrag, Vollstreckungszuschlag, Zinsen und Kosten —, obwohl diese Information für die Durchführung der Pfändung nicht erforderlich ist.
Die Pfändungsmechanik erfordert sie nicht: Die AEAT ordnet dem Kunden an, alle ausstehenden Zahlungen an den Lieferanten einzubehalten, und fragt den Kunden, wie viel er schuldet und wann diese Zahlungen fällig sind. Das ist alles, was sie für die Durchführung der Einbehaltung benötigt. Sie muss dem Kunden nicht mitteilen, wie viel der Lieferant dem Fiskus schuldet. Dennoch tut sie es. Das Ergebnis ist, dass der Kunde die detaillierte steuerliche Situation seines Lieferanten erfährt — eine Information, auf die er keinen Anspruch hat, die er nicht angefordert hat und die die Datenschutzgesetzgebung in jedem anderen Kontext verbieten würde.
Warum tut die AEAT es dann? Die einzige operative Erklärung ist Druck. Ein Kunde, der weiß, dass sein Lieferant einen bestimmten Betrag an den Fiskus schuldet, ändert sein Verhalten: Er kann Zahlungsbedingungen verschärfen, zusätzliche Sicherheiten verlangen, alternative Lieferanten suchen oder einfach das Vertrauen verlieren. Die Offenlegung des Schuldenbetrags hilft nicht bei der Durchführung der Pfändung; sie hilft, ein Umfeld sozialen und kommerziellen Drucks auf den Schuldner zu schaffen. Und der Steuerpflichtige kann es weder verhindern noch wurde er dazu befragt.
Seit wann geschieht das? Drittschuldnerpfändungen sind keine Neuheit des digitalen Zeitalters. Die AEAT führt diesen Mechanismus seit dem Allgemeinen Steuergesetz von 2003 (Ley 58/2003) durch, das das Verfahren in den Artikeln 170 und 171 formalisierte, und der Allgemeinen Beitreibungsverordnung (RD 939/2005), die es in Artikel 81 entwickelte. Aber die Vorläufer reichen weiter zurück: Die frühere Allgemeine Beitreibungsverordnung von 1990 (RD 1684/1990) sah Drittschuldnerpfändungen bereits als Beitreibungsinstrument vor. Was sich mit der Echtzeit-E-Rechnung ändert, ist nicht das rechtliche Instrument, sondern die Fähigkeit zur Zielauswahl: Früher musste die AEAT die Geschäftsbeziehungen des Schuldners aktiv ermitteln; jetzt, mit VeriFactu oder dem italienischen SdI, kommt diese Information von selbst.
Die eigene steuerliche Situation kennen. Vor der Wahl zwischen VeriFactu und No-VeriFactu prüfen, ob ausstehende Steuerschulden bestehen. Falls ja, vervielfacht Echtzeit-Transparenz das Pfändungsrisiko.
Den Software-Modus bewusst wählen. Wenn Ihre Fakturierungssoftware nur VeriFactu erlaubt, haben Sie keine Möglichkeit, die Transparenz gegenüber der Steuerbehörde einzuschränken. Duale Software (VeriFactu / No-VeriFactu) ermöglicht eine informierte Entscheidung.
Ratenzahlungsvereinbarungen aktuell halten. Das spanische Recht sieht vor, dass die AEAT keine neuen Vollstreckungsmaßnahmen einleiten kann, solange ein Steuerpflichtiger seine Raten ordnungsgemäß zahlt.
Den Steuerberater einbeziehen. Die Wahl zwischen VeriFactu und No-VeriFactu ist nicht nur technisch: Sie hat direkte Auswirkungen auf das Vollstreckungsrisiko.
Weiterführende Lektüre: VeriFactu vs No-VeriFactu: Unterschiede, Fristen 2027 und welchen Modus wählen
Weiterführende Lektüre: Elektronische Rechnungsstellung in Europa 2026-2030: Umsetzung Land für Land
InvoSeal bietet dualen Modus (VeriFactu und No-VeriFactu), damit der Unternehmer gemeinsam mit seinem Berater über den Grad der Transparenz gegenüber der Verwaltung entscheiden kann. Wenn Sie verstehen möchten, wie dies Ihr Geschäft betrifft, lesen Sie unsere Dokumentation oder kontaktieren Sie uns.
]]>Am 11. März 2025 hat der Rat der EU das Paket ViDA (VAT in the Digital Age) formell angenommen — die ambitionierteste Reform des europäischen Mehrwertsteuersystems seit seiner Einführung. Am 25. März 2025 im Amtsblatt veröffentlicht, legt ViDA einen progressiven Zeitplan bis 2035 fest:
Die Botschaft von ViDA ist klar: Die strukturierte elektronische Rechnung wird der einheitliche europäische Standard. PDFs, Papierrechnungen und unstrukturierte Formate werden für innergemeinschaftliche Transaktionen nicht mehr gültig sein.
Nicht alle Länder implementieren die E-Rechnung auf dieselbe Weise. Es gibt drei grundlegende Modelle:
Clearance-Modell: Die Rechnung durchläuft ein zentralisiertes System der Steuerbehörde, das sie validiert, bevor sie rechtsgültig wird. Italien war Vorreiter mit dem Sistema di Interscambio (SdI) im Jahr 2019. Polen folgte mit KSeF. Spaniens VeriFactu im Übermittlungsmodus nähert sich diesem Modell an.
Austauschmodell (Peppol/Netzwerke): Rechnungen werden zwischen Unternehmen über zertifizierte Netzwerke wie Peppol ausgetauscht, ohne zwingend einen zentralen steuerlichen Validator zu durchlaufen. Belgien und die nordischen Länder nutzen diesen Ansatz. Die Rechnungen werden der Steuerbehörde parallel oder nachträglich gemeldet.
Post-Audit-Modell: Rechnungen werden frei ausgestellt und die Steuerbehörde prüft sie nachträglich, typischerweise über SAF-T-Dateien oder periodisches Reporting. Deutschland und mehrere osteuropäische Länder befinden sich im Übergang von diesem Modell zu aktiveren Ansätzen.
In der Praxis kombinieren viele Länder Elemente verschiedener Modelle. Frankreich beispielsweise nutzt zertifizierte Plattformen (PDP) in einem „Fünf-Ecken-Modell", das privaten Austausch mit zentralisiertem Reporting verbindet.
Italien war das erste EU-Land mit verpflichtender B2B-E-Rechnung, seit Januar 2019. Alle inländischen Rechnungen (B2B, B2C und B2G) müssen im Format FatturaPA (ein proprietäres XML-Schema) ausgestellt und über das Sistema di Interscambio (SdI) übermittelt werden, das als zentrale Validierungsplattform fungiert. Jedes andere Format muss vor der Einreichung in FatturaPA konvertiert werden. Es ist das ausgereifteste Clearance-Modell Europas.
Polen hat sein System KSeF (Krajowy System e-Faktur) in Phasen gestartet: ab Februar 2026 für große Steuerpflichtige (Umsatz >200 Mio. PLN) und ab April 2026 für alle übrigen. Es verwendet das XML-Format FA(3), ein proprietäres Schema, und ein zentralisiertes Clearance-Modell, bei dem jede Rechnung KSeF durchlaufen und einen Identifikator erhalten muss, bevor sie an den Kunden gesendet wird. Die rechtsgültige Rechnung ist immer das XML; das PDF ist lediglich eine Visualisierung.
Seit dem 1. Januar 2026 müssen alle belgischen MwSt-registrierten Unternehmen B2B-Rechnungen im strukturierten Format über das Peppol-Netzwerk im Format Peppol BIS (UBL 2.1) austauschen. Es ist das erste EU-Land, das Peppol für B2B verpflichtend macht — ein dezentraler Ansatz ohne zentrale Steuerplattform.
Frankreich startet seinen Rollout im September 2026. Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Große und mittlere Unternehmen müssen sie zusätzlich ausstellen. KMU und Kleinstunternehmen folgen im September 2027. Das Modell nutzt zertifizierte private Plattformen (PDP), die mit einer öffentlichen zentralen Plattform (PPF) als Verzeichnis und Datenkonzentrator verbunden sind. Es akzeptiert drei Formate: UBL, CII und Factur-X (ein deutsch-französisches Hybridformat).
Deutschland hat die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen seit Januar 2025 eingeführt. Die Pflicht zur Ausstellung kommt gestaffelt: Januar 2027 für Unternehmen mit Umsatz >800.000 € und Januar 2028 für alle übrigen. Kein einzelnes Format wird vorgeschrieben — jedes Format, das dem Standard EN 16931 entspricht, wird akzeptiert (die gängigsten sind XRechnung und ZUGFeRD). Der deutsche Ansatz ist pragmatisch, mit großzügigen Übergangsfristen.
Spanien setzt zwei parallele Regelwerke um. Einerseits VeriFactu (RD 1007/2023), das die technischen Anforderungen an die Fakturierungssoftware regelt (Hash, Verkettung, QR, optionale Übermittlung an AEAT) mit Frist Januar 2027 für Kapitalgesellschaften und Juli 2027 für Freiberufler. Andererseits die verpflichtende B2B-E-Rechnung (Ley 18/2022, Crea y Crece), entwickelt durch das RD 238/2026, das folgende Termine festlegt:
Die öffentliche E-Rechnungslösung wird auf dem elektronischen Portal der AEAT mindestens 2 Monate vor dem ersten Anwendungstermin verfügbar sein.
Das Besondere an Spanien: VeriFactu bietet zwei Modi (VeriFactu und No-VeriFactu), und der Steuerpflichtige wählt — eine Flexibilität, die in der europäischen Landschaft selten zu finden ist.
Darüber hinaus hat die Resolución vom 18. Dezember 2024 (BOE-A-2024-27600) die standardisierten Vertretungsdokumente für die Übermittlung von VeriFactu-Datensätzen durch Dritte genehmigt. Diese definiert, wie Softwareunternehmen und Steuerberater als Vertreter des Steuerpflichtigen gegenüber der AEAT handeln können, und legt drei Modelle fest: direkte Vertretung vom Steuerpflichtigen zum Softwareanbieter (Anhang I), vom Steuerpflichtigen zum Steuerberater (Anhang II) und vom Steuerberater zum Softwareanbieter (Anhang III). Es ist ein Schlüsselelement der Infrastruktur, das Steuerberatungen und SaaS-Plattformen ermöglicht, Datensätze im Namen ihrer Mandanten zu übermitteln.
Portugal verlangt bereits strukturierte Formate (CIUS-PT) für B2G und QR-Codes auf B2B-Rechnungen. Die verpflichtende B2B-E-Rechnung ist für Januar 2027 über das Peppol-Netzwerk geplant.
Rumänien hat sein System RO e-Factura mit B2B-Pflicht seit 2024 aktiv, mit Ausweitung auf vereinfachte B2C-Rechnungen in 2025. Es ist ein weiteres Clearance-Modell, bei dem Rechnungen ein zentrales Validierungssystem durchlaufen.
Schweden, Norwegen, Dänemark und Finnland nutzen Peppol für B2G seit Jahren und verfügen über reife Infrastruktur. Dänemark fordert ab Januar 2026 digitale Buchhaltungssysteme, die mit E-Rechnungsstellung und SAF-T kompatibel sind. Norwegen plant die B2B-Pflicht für 2027 und digitale Buchführung bis 2030.
Griechenland hat ein aktives elektronisches Steuermeldesystem und bietet Unternehmen finanzielle Anreize für eine frühzeitige Einführung der E-Rechnung: 100 % zusätzliche Abschreibung auf Technologie und 100 % Erhöhung der abzugsfähigen Kosten für Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen.
| Land | B2G verpflichtend | B2B verpflichtend | Modell | Hauptformat |
|---|---|---|---|---|
| Italien | Ja (seit 2014) | Ja (seit 2019) | Clearance (SdI) | FatturaPA (XML) |
| Polen | Ja | Ja (2026, Phasen) | Clearance (KSeF) | FA(3) (XML) |
| Belgien | Ja | Ja (Januar 2026) | Austausch (Peppol) | Peppol BIS / UBL 2.1 |
| Frankreich | Ja | Sep 2026 (Empfang) / Sep 2027 (Versand KMU) | Hybrid (PDP + PPF) | UBL, CII, Factur-X |
| Deutschland | Ja | 2027-2028 (Versand) | Post-Audit → Übergang | XRechnung, ZUGFeRD (EN 16931) |
| Spanien | Ja | Okt 2027 (>8M€) / Okt 2028 (Rest) | VeriFactu (Clearance/lokal) | Facturae + VeriFactu XML |
| Portugal | Ja | Geplant 2027 (Peppol) | Austausch (Peppol) | CIUS-PT |
| Rumänien | Ja | Ja (2024) | Clearance (RO e-Factura) | XML |
| Dänemark | Ja | 2026 (digitale Systeme) | Post-Audit + SAF-T | EN 16931 |
| Norwegen | Ja (2019) | Geplant 2027 | Austausch (Peppol) | EHF / Peppol BIS |
| Griechenland | Ja | Teilweise (Anreize) | Reporting + Anreize | myDATA XML |
Trotz der Unterschiede wiederholen sich einige Elemente in allen Ländern:
Papier und PDF verschwinden als rechtsgültiges Format. In allen fortgeschrittenen Modellen ist die rechtsgültige Rechnung die strukturierte XML-Datei. Das PDF, falls vorhanden, ist lediglich eine visuelle Darstellung. Eine Unstimmigkeit zwischen XML und PDF kann ernsthafte steuerliche Risiken mit sich bringen (wie sich in Polen mit KSeF gezeigt hat).
Der Standard EN 16931 setzt sich als gemeinsame Basis durch. Er ist die europäische Referenznorm für elektronische Rechnungen, 2025 für B2B-Transaktionen überarbeitet. Jedes Land kann seine CIUS (nationale Nutzungsspezifikation) hinzufügen, aber der Kern bleibt gleich.
Der Trend geht zum Echtzeit-Reporting. Ob durch Clearance (Italien, Polen), freiwillige Übermittlung (Spanien mit VeriFactu) oder paralleles Reporting (Frankreich) — die Richtung ist, dass die Steuerbehörden nahezu zum Zeitpunkt der Ausstellung Zugang zu den Fakturierungsdaten haben.
Die Strafen bei Nichteinhaltung sind in allen Ländern erheblich. Von 50.000 € pro Geschäftsjahr in Spanien bis zu umsatzproportionalen Bußgeldern in anderen Ländern.
Es gibt einen Aspekt der Echtzeit-E-Rechnungsstellung, der in offiziellen Leitfäden selten vorkommt, aber direkte Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb hat: die Nutzung von Fakturierungsdaten zur Beschleunigung von Forderungspfändungen.
Wenn eine Steuerbehörde Echtzeit-Zugang zu allen von einem Steuerpflichtigen ausgestellten Rechnungen hat, kann sie nicht nur die Einhaltung der Umsatzsteuer überprüfen — sie kann auch schnell feststellen, welche Kunden dem Steuerpflichtigen Geld schulden, und auf diese Forderungen zugreifen, wenn der Steuerpflichtige offene Steuerschulden hat.
Italien hat dies bereits formalisiert. Die Manovra 2026 (italienisches Haushaltsgesetz) ermächtigt die Agenzia delle Entrate-Riscossione ausdrücklich, die Daten der elektronischen Rechnungen aus dem Sistema di Interscambio (SdI) zu nutzen, um Forderungen gegenüber Kunden zu identifizieren und schnellere, gezieltere Pignoramenti (Pfändungen) einzuleiten. Das erklärte Ziel ist die Einnahme von über 1 Milliarde Euro zusätzlicher jährlicher Einnahmen. Von den rund 600.000 jährlich durchgeführten Drittschuldnerpfändungen in Italien sind nur 22,5 % erfolgreich; mit den E-Fatture-Daten erwartet die Verwaltung, diese Erfolgsquote deutlich zu verbessern, indem sie den richtigen Dritten identifiziert — den Kunden, bei dem eine pfändbare Forderung besteht.
Spanien hat die gleiche Möglichkeit. Mit VeriFactu im Übermittlungsmodus empfängt die AEAT die Fakturierungsdatensätze in Echtzeit und kann Daten abgleichen, um Forderungspfändungsbenachrichtigungen für soeben registrierte Rechnungen auszustellen, wenn der Aussteller offene Schulden hat. Genau dies ist einer der Gründe, warum das RD 1007/2023 No-VeriFactu als Alternative anbietet: Der Steuerpflichtige, der seine Datensätze nicht in Echtzeit sendet, legt diese Informationen erst offen, wenn er das Formular 347 im Februar des folgenden Geschäftsjahres einreicht oder wenn die AEAT die Datensätze im Rahmen einer Inspektion formell anfordert.
Polen (KSeF) gewährt der Steuerbehörde (KAS) Echtzeit-Zugang zu allen Fakturierungsdaten. Obwohl die explizite Nutzung für Forderungspfändungen nicht so offen wie in Italien geregelt ist, besteht die technische Fähigkeit: KAS kann jede von jedem Steuerpflichtigen ausgestellte und empfangene Rechnung zum Zeitpunkt der Ausstellung einsehen.
Belgien, Deutschland und die nordischen Länder arbeiten mit Austausch- (Peppol) oder Post-Audit-Modellen, bei denen die Steuerbehörde keinen unmittelbaren Zugang zu den Fakturierungsdaten auf Transaktionsebene hat. Die Informationen gelangen über periodische Meldungen oder auf Anforderung. Dies begrenzt die Möglichkeit der Verwaltung, in Echtzeit auf die Forderungen des Steuerpflichtigen zuzugreifen.
Dieser Unterschied ist relevant und sollte ein Faktor bei der Bewertung jedes Fakturierungssystems sein. Es geht nicht nur um die Einhaltung der Vorschriften, sondern darum, die praktischen Konsequenzen jedes Modells für die Beziehung des Steuerpflichtigen zu seiner Steuerbehörde zu verstehen.
Spanien nimmt eine mittlere Position ein. Es ist kein Vorreiter wie Italien und hat kein so fortschrittliches System wie Polens KSeF, hinkt aber auch nicht hinterher: VeriFactu ist ein technisch solides System, das die Anforderungen an Integrität, Rückverfolgbarkeit und Unveränderlichkeit abdeckt und dem Steuerpflichtigen etwas bietet, was nur wenige europäische Systeme bieten — die Wahlmöglichkeit zwischen Echtzeit-Übermittlung der Datensätze an die Steuerbehörde oder lokaler Verwahrung mit gleichwertigen Sicherheitsmaßnahmen.
Diese Flexibilität ist ein Unterscheidungsmerkmal. In Italien gibt es keine Wahl: Alles geht über SdI. In Polen gibt es keine Wahl: Alles geht über KSeF. In Belgien gibt es keine Wahl: Alles läuft über Peppol. In Spanien entscheidet der Steuerpflichtige.
Die Frage ist, ob diese Flexibilität bestehen bleibt, wenn die B2B-E-Rechnung (Ley Crea y Crece) in Kraft tritt und ViDA bis 2035 die Angleichung an den europäischen Standard verlangt. Unternehmen, die sich jetzt mit Systemen vorbereiten, die in beiden Modi operieren können, werden für alles, was kommt, am besten aufgestellt sein.
Weiterführende Lektüre: VeriFactu vs No-VeriFactu: Unterschiede, Fristen 2027 und welchen Modus wählen
Weiterführende Lektüre: VeriFactu-Fakturierungssoftware 2027: 21 Programme im Vergleich
InvoSeal ist so konzipiert, dass es sowohl die VeriFactu-Anforderungen als auch die europäischen E-Invoicing-Standards erfüllt. Wenn Sie Ihre Fakturierung auf die europäische regulatorische Konvergenz vorbereiten möchten, lesen Sie unsere Dokumentation oder kontaktieren Sie uns.
]]>Bevor wir in den Vergleich einsteigen, lohnt es sich, eine Unterscheidung zu verstehen, die die Steuerbehörde selbst in ihren offiziellen FAQ trifft. Laut AEAT können auf dem Markt erhältliche Rechnungsinformationssysteme (SIF) von zwei Typen sein:
Dies ist relevant, weil nicht alle Programme auf dem Markt die gleiche Flexibilität bieten. Einige zwingen Sie, Ihre Datensätze in Echtzeit an die Steuerbehörde zu senden, ohne die Möglichkeit, den No-VeriFactu-Modus zu wählen; andere geben Ihnen die Wahlfreiheit je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens.
Gibt es eine offizielle Liste zugelassener Software? Nein. Die AEAT zertifiziert keine Programme und veröffentlicht keine offizielle Liste. Es sind die Hersteller selbst, die die Konformität durch eine Verantwortungserklärung (Declaración Responsable) garantieren müssen, die in der Software sichtbar und mit jeder Version aktualisiert sein muss. Was Sie von Ihrem Anbieter verlangen sollten, ist diese Erklärung — nicht eine vermeintliche „Zulassung", die es nicht gibt.
Die folgende Tabelle enthält die wichtigsten Fakturierungsprogramme auf dem spanischen Markt (Stand April 2026), geordnet nach Modus: zuerst die dualen Systeme (die die Wahlfreiheit respektieren, die das Gesetz dem Steuerpflichtigen gewährt), dann die reinen VeriFactu-Systeme und schließlich die nicht konformen Werkzeuge. Die Informationen stammen von den offiziellen Seiten der jeweiligen Produkte und deren öffentlichen Erklärungen zur RRSIF-Anpassung.
| Software | Modus | Typ | Zielgruppe | Orientierungspreis |
|---|---|---|---|---|
| Holded | Dual (VeriFactu / No-VeriFactu) | Cloud (ERP) | Freiberufler, KMU, Startups | Ab 7,50 €/Monat |
| Sage 50 | Dual (konfigurierbar) | Hybrid (Desktop + Cloud) | KMU, Steuerberatungen, Handel | Ab 35 €/Monat |
| Wolters Kluwer (a3) | Dual (konfigurierbar) | Desktop + Cloud | Steuerberatungen, KMU, Freiberufler | Ab 9,95 €/Monat |
| InvoSeal | Dual (VeriFactu / No-VeriFactu) | Cloud (Web-App) | Freiberufler, KMU, Unternehmen | Auf Anfrage |
| ClassicGes (AIG) | Dual (VeriFactu / No-VeriFactu) | Desktop | KMU, Handel, Distribution | Auf Anfrage |
| ClaveiPro / ClaveiGes | Dual (per Kontrollkästchen konfigurierbar) | Desktop (ERP) | Industrie-KMU, Distribution, Agrar | Auf Anfrage |
| SAP Business One + Inforges | Dual (VeriFactu-Modul) | Desktop (ERP) | Mittlere und große Unternehmen | Auf Anfrage |
| Software | Modus | Typ | Zielgruppe | Orientierungspreis |
|---|---|---|---|---|
| Kostenlose AEAT-App | Nur VeriFactu | Cloud (AEAT-Web) | Freiberufler mit wenigen Rechnungen | Kostenlos |
| Quipu | VeriFactu (aktive Übermittlung) | Cloud | Freiberufler, Kleinstunternehmen, Steuerberatungen | Ab 11 €/Monat |
| TeamSystem Factusol | VeriFactu (angepasst mit Übermittlung) | Desktop + Cloud | KMU, Handel, Distribution | Ab 0 € (Basisversion) |
| TeamSystem Facturas Billin | VeriFactu (aktive Übermittlung) | Cloud | Freiberufler, Kleinstunternehmen | Ab 9 €/Monat |
| STEL Order | VeriFactu (angepasst) | Cloud | Dienstleistungs-KMU, Mobilität | Ab 19,90 €/Monat |
| SeniorConta / SeniorFactu | Nur VeriFactu | Desktop + Cloud | KMU, Freiberufler | Auf Anfrage |
| Contasimple | VeriFactu (Anpassungsplan angekündigt) | Cloud | Freiberufler mit Buchhaltungskenntnissen | Ab 0 € (Basisversion) |
| Declarando | VeriFactu (angepasst) | Cloud | Freiberufler | Ab 29,99 €/Monat |
| Alegra | VeriFactu (ES-Version angepasst) | Cloud | Freiberufler, Kleinstunternehmen | Ab 9 €/Monat |
| FacturaDirecta | VeriFactu (aktiver Modus) | Cloud | Freelancer, Freiberufler | Ab 6 €/Monat |
| Facturavia | Nur VeriFactu | Cloud | Freiberufler, KMU | Ab 12 €/Monat |
| B2Brouter | VeriFactu (als Service/API) | Cloud (API/Portal) | Entwickler, Unternehmen mit eigenem ERP | Volumenbasiert |
| Verifacti (API) | Nur VeriFactu (API) | Cloud (API) | Softwareentwickler | Volumenbasiert |
| Software | Modus | Typ | Zielgruppe | Orientierungspreis |
|---|---|---|---|---|
| Excel / Word / Vorlagen | Nicht konform | — | — | Bußgelder bis zu 50.000 € |
Wichtiger Hinweis: Diese Tabelle spiegelt die von den Herstellern veröffentlichten Informationen mit Stand April 2026 wider. Konditionen, Preise und Modi können sich ändern. Überprüfen Sie stets direkt beim Anbieter und fordern Sie die Verantwortungserklärung vor dem Kauf an.
Es gibt eine Tatsache, die in dieser Debatte oft übersehen wird: Das RD 1007/2023 erkennt ausdrücklich zwei legale Betriebsmodi an — VeriFactu und No-VeriFactu — und überlässt die Wahl dem Steuerpflichtigen. Es geht nicht darum, mehr oder weniger zu erfüllen; beide Modi sind gleichermaßen gültig und mit dem gleichen Detailgrad reguliert. Die AEAT selbst bestätigt dies in ihren FAQ, indem sie zwischen „Nur-VeriFactu"- und „dualen" SIF unterscheidet.
Betrachtet man jedoch den Markt, bieten die meisten Fakturierungsprogramme nur VeriFactu an. Von den 21 Systemen in diesem Vergleich sind nur 7 dual. Der Rest hat sich entschieden, ausschließlich den automatischen Übermittlungsmodus zu implementieren und damit eine Option zu eliminieren, die das Gesetz dem Steuerpflichtigen gewährt.
Warum geschieht das? Weil die Entwicklung eines dualen Systems technisch anspruchsvoller ist: Es erfordert die Implementierung sowohl der Übermittlungsschicht zur AEAT als auch der lokalen elektronischen Signatur, des Ereignisprotokolls und der unveränderlichen Verwahrung. Und weil die AEAT verständlicherweise die Nutzung von VeriFactu fördert — ein System, bei dem die Steuerbehörde alle Informationen in Echtzeit erhält, ist für die Steuerkontrolle bequemer.
Wo liegt das Problem? Software, die nur VeriFactu anbietet, nimmt dem Steuerpflichtigen eine Entscheidung ab, die das Gesetz ihm zuerkennt. Und diese Entscheidung ist nicht trivial:
Dies sind reale Auswirkungen auf die Beziehung des Steuerpflichtigen zur Verwaltung, und es sollten der Steuerpflichtige und sein Steuerberater entscheiden — nicht der Softwareanbieter durch Unterlassung.
Duale Software ist kein Luxus, sondern Respekt vor dem Wahlrecht des Steuerpflichtigen. Wenn Ihr Fakturierungsprogramm nur VeriFactu zulässt, liegt das nicht daran, dass das Gesetz es verlangt — sondern daran, dass der Hersteller sich entschieden hat, die andere Option nicht zu implementieren. Und das ist zumindest etwas, das Sie vor Vertragsabschluss berücksichtigen sollten.
Diese sind die flexibelsten und diejenigen, die die Wahlfreiheit respektieren, die das Gesetz dem Steuerpflichtigen gewährt. Sie ermöglichen dem Nutzer die Wahl des Betriebsmodus und in einigen Fällen den Wechsel von einem zum anderen (mit der Einschränkung, dass die Option nach Aktivierung von VeriFactu mindestens bis zum 31. Dezember des Jahres bestehen bleibt, in dem die erste Übermittlung erfolgte).
Holded ist einer der bekanntesten in dieser Kategorie. In seinem Einstellungsbereich (Konformität > Fakturierung) kann zwischen „Ja VeriFactu", „Nein VeriFactu" oder „Befreit" gewählt werden. Nach Aktivierung von VeriFactu werden genehmigte Rechnungen gesperrt und mit überprüfbarem QR gesendet. Bei Wahl von No-VeriFactu garantiert das System dennoch Integrität und Unveränderlichkeit, führt aber keine automatische Übermittlung durch.
Sage 50 bietet mit seinem hybriden Desktop-Cloud-Modell ebenfalls duale Konfiguration. Es ist besonders stark in Umgebungen, in denen buchhalterische Präzision und steuerliche Tiefe Priorität haben: Steuerberatungen, Handel mit komplexem Inventar, Unternehmen mit Mehrfachtätigkeit.
Wolters Kluwer (a3) bietet dualen Modus mit einem übersichtlichen Konfigurationsbildschirm, in dem der Nutzer angibt, ob er Datensätze über VeriFactu senden möchte oder nicht. Bei Wahl von No-VeriFactu erzeugt das System signierte Datensätze und ein exportierbares Ereignisprotokoll für Anforderungen der Steuerbehörde. Enthält eine Verantwortungserklärung und ist besonders bei Steuerberatungen und Kanzleien beliebt.
InvoSeal ist eine cloudbasierte Web-Anwendung, die von ihrer Architektur her für den dualen Modus konzipiert ist. Der Nutzer kann konfigurieren, ob er im VeriFactu-Modus (mit automatischer Übermittlung an die AEAT) oder im No-VeriFactu-Modus (mit lokaler Verwahrung, elektronischer Signatur und Ereignisprotokoll) arbeiten möchte, und den Modus bei Bedarf wechseln — unter Beachtung der zeitlichen Einschränkungen der Verordnung.
Spezialisierte ERPs wie ClaveiPro, ClaveiGes oder die Inforges-Integrationen für SAP Business One bieten ebenfalls dualen Modus, der in der Regel über ein Kontrollkästchen in der Konfiguration aktiviert wird. Sie sind die natürliche Wahl für Industrie-KMU, Distributoren oder Agrarunternehmen, die Betriebsstätten mit und ohne Konnektivität haben können.
ClassicGes (AIG) ist eine weitere interessante duale Option für Handel und Distribution, mit einer in jedem Service Pack aktualisierten Verantwortungserklärung.
Diese Programme erlauben ausschließlich den Betrieb im VeriFactu-Modus. Jede ausgestellte Rechnung erzeugt einen Datensatz, der automatisch an die AEAT gesendet wird. Sie haben keine Möglichkeit, die Datensätze lokal zu behalten.
Vorteil: Maximale Einfachheit. Es gibt nichts zu entscheiden: Alles wird gesendet. Ideal, wenn Sie kein Problem damit haben, dass die Steuerbehörde sofortige und vollständige Transparenz über Ihre Fakturierung hat.
Nachteil: Keine Flexibilität. Wenn Sie irgendwann in einer Umgebung ohne Konnektivität arbeiten müssen oder der AEAT keinen Echtzeit-Zugang gewähren möchten (z. B. angesichts der Möglichkeit, dass die Steuerbehörde Forderungspfändungsbenachrichtigungen für soeben registrierte Rechnungen bei ausstehenden Schulden ausstellt), haben Sie diese Option nicht. Der Softwareanbieter hat diese Entscheidung für Sie getroffen.
Die kostenlose Anwendung der AEAT ist der offensichtlichste Fall: Sie funktioniert ausschließlich im VeriFactu-Modus, erlaubt keinen Export von Datensätzen in ein anderes SIF und hat funktionale Einschränkungen (keine vereinfachten Rechnungen, keine Buchhaltungsintegration). Aber für einen Freiberufler mit wenigen Rechnungen pro Monat erfüllt sie ihren Zweck.
Andere wie Facturavia, SeniorConta / SeniorFactu (von DSG Software) oder Verifacti arbeiten ebenfalls ausschließlich im VeriFactu-Modus. SeniorConta ist ein Desktop-Programm mit Cloud-Option, das auf KMU und Freiberufler ausgerichtet ist und Fakturierung und Buchhaltung mit automatischer Übermittlung an die AEAT kombiniert. Verifacti funktioniert als API für Entwickler, die die AEAT-Übermittlung in ihre eigene Software integrieren möchten, ohne die Kommunikationsschicht selbst zu entwickeln.
Mehrere beliebte Programme haben ihre VeriFactu-Anpassung angekündigt und bieten die Übermittlung von Datensätzen an die AEAT, dokumentieren aber nicht explizit einen konfigurierbaren No-VeriFactu-Modus. Das bedeutet nicht, dass sie ihn intern nicht haben — möglicherweise heben sie ihn kommerziell nicht hervor, weil die AEAT VeriFactu fördert — aber es empfiehlt sich, direkt beim Anbieter nachzufragen, bevor man die Option als gegeben ansieht.
Quipu hat die Anpassung abgeschlossen und stellt Rechnungen mit AEAT-Stempel, QR und überprüfbarer URL aus. Sein Ansatz ist klar VeriFactu-orientiert, mit leistungsfähiger Bankintegration (OCR, Kontenabgleich).
TeamSystem Factusol und TeamSystem Facturas Billin (vormals Billin) sind mit automatischer Übermittlung, QR und unveränderlichem Datensatz angepasst. Factusol hat den Vorteil, Bestandsverwaltung, Inkasso und Zahlungen in einer sehr umfassenden Umgebung für KMU zu integrieren.
STEL Order richtet sich an Dienstleistungsunternehmen mit mobilen Arbeitskräften (Installateure, Elektriker, Wartung), mit nativer App und Fakturierung im Außendienst.
Declarando kombiniert VeriFactu-Fakturierung mit Steuerplanung und Abzugsverwaltung und ist attraktiv für Freiberufler, die ihre Einkommensteuer optimieren möchten.
Ab 2027 wird es nicht mehr zulässig sein, mit Excel, Word, bearbeitbaren PDF-Vorlagen oder einem Programm zu fakturieren, das die RRSIF-Anforderungen nicht erfüllt. Das Bußgeld für die bloße Nutzung nicht konformer Software beträgt bis zu 50.000 € pro Geschäftsjahr, ohne dass die AEAT Betrug nachweisen muss.
Wenn Sie derzeit mit einem dieser Werkzeuge fakturieren, ist 2026 das Jahr für die Migration. Die Empfehlung der AEAT für Nutzer nicht konformer Software lautet, die historischen Datensätze zu exportieren und das Programm vor dem Stichtag zu deinstallieren.
Bevor Sie sich für eine Fakturierungssoftware entscheiden, stellen Sie dem Anbieter diese Fragen:
Gibt es eine veröffentlichte Verantwortungserklärung? Dies ist das einzige Dokument, das die Konformität bescheinigt. Fehlt es, ist die Software rechtlich nicht konform. Denken Sie daran: Die AEAT zertifiziert keine Software; der Hersteller zertifiziert sich selbst.
Unterstützt sie den dualen Modus (VeriFactu und No-VeriFactu)? Wenn Sie die Wahlfreiheit schätzen, stellen Sie sicher, dass die Option existiert und dokumentiert ist. Wenn nur VeriFactu angeboten wird, verstehen Sie, was das hinsichtlich der Transparenz gegenüber der Steuerbehörde bedeutet.
Was passiert, wenn ich den Modus wechseln möchte? Die Verordnung erlaubt den Wechsel von No-VeriFactu zu VeriFactu jederzeit. Aber einmal aktiviert, bleibt VeriFactu mindestens bis zum 31. Dezember des Folgejahres bestehen. Der umgekehrte Wechsel unterliegt Einschränkungen.
Wie werden Übermittlungsstörungen behandelt? Im VeriFactu-Modus muss das System bei Verbindungsausfällen zur AEAT periodisch erneut senden. Fragen Sie, ob es eine automatische Sendewarteschlange und Fehlerbehandlung gibt.
Lässt es sich mit meiner Buchhaltung, Bank oder meinem ERP integrieren? Fakturierung existiert nicht isoliert. Prüfen Sie, ob sich das Programm mit Ihrem tatsächlichen Arbeitsablauf verbindet.
Was kostet es und was ist enthalten? Einige Basispläne enthalten VeriFactu nicht oder bieten es als Zusatzmodul an. Überprüfen Sie, dass die Konformitätsfunktionalität im gewählten Plan enthalten ist.
Es gibt keine universell „beste Software". Die Wahl hängt von Ihrem Rechnungsvolumen, Ihrer technischen Infrastruktur, Ihrem Komfortniveau mit der Transparenz gegenüber der Steuerbehörde und dem Integrationsgrad ab, den Sie mit anderen Systemen benötigen.
Was universell gilt: Ab 2027 muss die von Ihnen verwendete Software dem RD 1007/2023 entsprechen. Tut sie das nicht, können die finanziellen Folgen schwerwiegend sein. Und wenn Sie noch mit Excel oder Vorlagen fakturieren, tickt die Uhr.
Weiterführende Lektüre: VeriFactu vs No-VeriFactu: Unterschiede, Fristen 2027 und welchen Modus wählen
Weiterführende Lektüre: Elektronische Rechnungsstellung in Europa 2026-2030: Umsetzung Land für Land
InvoSeal ist ein duales Fakturierungssystem, das von Grund auf so konzipiert ist, dass es die Anforderungen des RD 1007/2023 erfüllt und dem Nutzer die Wahl zwischen VeriFactu- und No-VeriFactu-Modus je nach Geschäftsanforderungen bietet. Wenn Sie erfahren möchten, wie InvoSeal in Ihre Abläufe passen kann, lesen Sie unsere Dokumentation oder kontaktieren Sie uns.
]]>Um VeriFactu zu verstehen, muss man zur Ley 11/2021 über Maßnahmen zur Verhinderung und Bekämpfung von Steuerbetrug (bekannt als Ley Antifraude) zurückgehen. Dieses Gesetz führte in Artikel 29.2.j) des allgemeinen Steuergesetzes eine neue Pflicht ein: Alle Rechnungsinformationssysteme (SIF — Sistemas Informáticos de Facturación) müssen die Integrität, Aufbewahrung, Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit und Unveränderlichkeit der Fakturierungsdatensätze gewährleisten.
Das Ziel war klar: die sogenannte „Doppelverwendungssoftware" zu unterbinden — also Programme, die es ermöglichten, Rechnungen zu ändern oder zu löschen, um Einkünfte vor dem Finanzamt zu verschleiern.
Die detaillierte Verordnung kam mit dem Real Decreto 1007/2023 vom 5. Dezember, das die Verordnung über die Anforderungen an Rechnungsinformationssysteme (RRSIF) verabschiedete. Diese Verordnung legt die technischen Anforderungen fest, die jedes Fakturierungsprogramm erfüllen muss — unabhängig davon, ob der VeriFactu- oder der No-VeriFactu-Modus gewählt wird.
Anschließend entwickelte die Orden HAC/1177/2024 vom 17. Oktober die detaillierten technischen, funktionalen und inhaltlichen Spezifikationen, die SIF umsetzen müssen. Der RD 254/2025 zusammen mit dem RDL 15/2025 passten die Umsetzungsfristen an, wie wir weiter unten sehen werden.
Die vollständige Normenkette lautet:
Bevor wir auf die Unterschiede eingehen, lohnt es sich zu verstehen, was die Verordnung von jedem Rechnungsinformationssystem verlangt, sei es VeriFactu oder No-VeriFactu. Das RD 1007/2023 legt fest, dass jedes SIF diese Anforderungen erfüllen muss:
Registrierungsdatensatz (Registro de alta): Für jede ausgestellte Rechnung (vollständig oder vereinfacht) muss das System gleichzeitig oder unmittelbar davor einen Datensatz mit obligatorischen Mindestdaten erzeugen. Dieser Datensatz ist nicht das Rechnungs-PDF, sondern eine strukturierte Zusammenfassung im XML-Format.
Stornierungsdatensatz (Registro de anulación): Wird eine Rechnung storniert, muss ein Stornierungsdatensatz erzeugt werden, der mit dem ursprünglichen Registrierungsdatensatz verknüpft ist.
Digitaler Fingerabdruck (SHA-256-Hash): Jeder Datensatz muss einen über Schlüsselfelder berechneten Hash enthalten, der sicherstellt, dass der Inhalt nicht verändert wurde.
Verkettung der Datensätze: Jeder neue Datensatz enthält Daten des vorherigen Datensatzes (Steuer-ID des Ausstellers, Rechnungsnummer, Datum und die ersten 64 Zeichen des vorherigen Hashs). Wenn die Kette unterbrochen wird, muss das System einen Alarm auslösen.
Steuerlicher QR-Code: Jede über ein SIF ausgestellte Rechnung muss einen lesbaren QR-Code mit grundlegenden Überprüfungsinformationen enthalten.
Gesetzliche Aufbewahrung: Die Datensätze müssen für den im allgemeinen Steuergesetz vorgesehenen Zeitraum aufbewahrt werden (in der Regel 4 Jahre, in bestimmten Fällen verlängerbar).
Verantwortungserklärung des Herstellers (Declaración Responsable): Der Softwarehersteller muss ein Dokument ausstellen, das bescheinigt, dass sein Programm alle Anforderungen des RD 1007/2023 und der Orden HAC/1177/2024 erfüllt. Ohne diese Erklärung gilt die Software als nicht konform.
Ab hier gabeln sich die beiden Modi: Einer sendet die Datensätze in Echtzeit an die Steuerbehörde, der andere speichert sie lokal mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen.
Der VeriFactu-Modus (oder „System zur Ausstellung überprüfbarer Rechnungen") bedeutet, dass jeder Fakturierungsdatensatz automatisch und unmittelbar an das elektronische Portal der AEAT übermittelt wird, sobald er erzeugt wird.
Wenn Sie eine Rechnung mit einem VeriFactu-System ausstellen, geschieht Folgendes:
Der No-VeriFactu-Modus (oder „System zur Ausstellung nicht überprüfbarer Rechnungen") erfüllt alle technischen Anforderungen des RD 1007/2023, sendet die Datensätze aber nicht automatisch an die AEAT. Stattdessen werden sie sicher in den eigenen Systemen des Steuerpflichtigen gespeichert.
| Aspekt | VeriFactu | No-VeriFactu |
|---|---|---|
| Datensatzübermittlung an AEAT | Automatisch, in Echtzeit | Nur auf ausdrückliche Anforderung |
| Lokale elektronische Signatur | Nicht für jeden Datensatz erforderlich | Obligatorisch (qualifiziert) für jeden Datensatz |
| Ereignisprotokoll | Nicht erforderlich | Obligatorisch und unveränderlich |
| Datensatzverwahrung | AEAT + lokal (geteilte Verantwortung) | 100 % Verantwortung des Steuerpflichtigen |
| Hash und Verkettung | Obligatorisch | Obligatorisch |
| QR-Code auf der Rechnung | Ja, überprüfbar im AEAT-Portal | Ja, aber nicht überprüfbar im AEAT-Portal |
| Vermerk auf der Rechnung | „Im elektronischen Portal der AEAT überprüfbare Rechnung" | Kein Überprüfbarkeitsvermerk |
| Internetabhängigkeit | Hoch (mit Offline-Fallback) | Niedrig |
| Technische Komplexität des SIF | Geringer | Höher |
| Vorausgefüllte USt-Entwürfe | Ja (zukünftig) | Nein |
| Rechtsgültigkeit | Voll gültig | Voll gültig |
Beide Modi sind rechtlich gültig. Die AEAT empfiehlt VeriFactu, die Entscheidung liegt jedoch beim Steuerpflichtigen. Hier einige praktische Orientierungshilfen:
Ja. In gemischten Umgebungen (z. B. ein Unternehmen mit Büros in städtischen Gebieten und Verkaufsstellen in ländlichen Zonen) ist es möglich, VeriFactu-Systeme in einigen Kanälen und No-VeriFactu in anderen zu verwenden. Jedes SIF muss die Anforderungen seines jeweiligen Modus einzeln erfüllen.
Seit Oktober 2025 stellt die Steuerbehörde auf ihrem elektronischen Portal eine kostenlose Fakturierungsanwendung im VeriFactu-Modus zur Verfügung. Sie richtet sich an Freiberufler und kleine Unternehmen mit geringem Rechnungsvolumen.
Wichtige Merkmale:
Es ist ein guter Einstieg, aber Unternehmen mit höherem Volumen oder Integrationsbedarf mit Buchhaltungssystemen benötigen spezialisierte Software.
Das Suministro Inmediato de Información (SII) ist ein bestehendes System, über das bestimmte Unternehmen (in der Regel große mit einem Umsatz von über 6 Millionen Euro) der AEAT bereits nahezu in Echtzeit Daten über ihre ausgestellten und empfangenen Rechnungen übermitteln.
Unternehmen, die dem SII angehören — ob verpflichtend oder freiwillig — sind von der Einführung von VeriFactu befreit. Es handelt sich um zwei verschiedene Systeme mit unterschiedlichen Pflichten für unterschiedliche Zielgruppen. Sie sind weder kompatibel noch ergänzend zueinander.
Sollte ein Unternehmen jemals aus dem SII austreten, würden die RRSIF-Regelungen gelten und das System müsste an einen der beiden Modi (VeriFactu oder No-VeriFactu) angepasst werden.
Die Verordnung hat mehrere Verschiebungen erfahren. Dies sind die endgültigen Fristen gemäß RDL 15/2025:
| Meilenstein | Datum |
|---|---|
| Veröffentlichung des RD 1007/2023 (RRSIF) | 7. Dezember 2023 |
| Veröffentlichung der Orden HAC/1177/2024 (technische Spezifikationen) | 28. Oktober 2024 |
| RD 254/2025: erste Fristverlängerung | 1. April 2025 |
| Frist für Softwarehersteller (9 Monate ab der Orden) | 29. Juli 2025 |
| Kostenlose AEAT-Anwendung verfügbar | Seit Oktober 2025 |
| RDL 15/2025: zweite Fristverlängerung | 2. Dezember 2025 |
| Pflicht für Kapitalgesellschaften (Körperschaftsteuer) | 1. Januar 2027 |
| Pflicht für Freiberufler und übrige Steuerpflichtige | 1. Juli 2027 |
| Von der AEAT geplante Inspektionskampagnen | Zweite Jahreshälfte 2027 |
Der aktuelle Zeitraum (2026) ist ein Übergangs- und Vorbereitungsjahr. Die AEAT ermöglicht Tests mit Datensätzen in ihrer externen Testumgebung, und die Übermittlung von Testdatensätzen kann jederzeit ohne Konsequenzen eingestellt werden.
Das Sanktionsregime ist streng und unterscheidet verschiedene Arten von Verstößen:
Ab 2027 wird es nicht mehr zulässig sein, Excel, Word, manuelle Vorlagen oder ein Programm zu verwenden, das die RRSIF-Anforderungen nicht erfüllt. Wer über ein SIF fakturiert, muss sicherstellen, dass das System konform ist.
Eine häufige Verwechslung ist die Gleichsetzung von VeriFactu mit der B2B-Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Es handelt sich um unterschiedliche — wenn auch ergänzende — Regelwerke:
Eine Software kann VeriFactu-konform sein und trotzdem Rechnungen auf Papier ausstellen (mit QR-Code). Und eine elektronische Rechnung im Facturae-Format erfüllt nicht zwangsläufig VeriFactu, wenn das erzeugende System weder Hashing, Verkettung noch Verantwortungserklärung aufweist.
Der ideale Ansatz ist, sich gleichzeitig auf beide Pflichten vorzubereiten, da viele Softwareanbieter beide Anforderungspakete in ein einziges Update integrieren.
Die Pflicht ist real, die Fristen stehen fest und die Strafen sind erheblich. Das können Sie jetzt tun:
Weiterführende Lektüre: Vergleich von Fakturierungssoftware: Welche bieten VeriFactu, No-VeriFactu oder beides?
Weiterführende Lektüre: Elektronische Rechnungsstellung in Europa 2026-2030: Umsetzung Land für Land
InvoSeal ist von Grund auf so konzipiert, dass es die Anforderungen des RD 1007/2023 erfüllt. Wenn Sie erfahren möchten, wie InvoSeal Ihnen helfen kann, Ihre Fakturierung auf 2027 vorzubereiten — ob im VeriFactu- oder No-VeriFactu-Modus —, lesen Sie unsere Dokumentation oder kontaktieren Sie uns.
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