E-Commerce in Spanien: Online-Verkauf und VeriFactu-Konformitaet richtig umsetzen

E-Commerce in Spanien: Online-Verkauf und VeriFactu-Konformitaet richtig umsetzen

Wer als deutsches Unternehmen ueber eine spanische Gesellschaft oder Niederlassung online verkauft — oder als in Spanien registrierter Haendler taetig ist —, unterliegt seit diesem Jahr den spanischen Regeln fuer Fakturierungssysteme: Das Koenigliche Dekret 1007/2023 ist in Kraft, fuer Gesellschaften seit dem 1. Januar 2026, fuer Selbststaendige seit dem 1. Juli 2026. Jede Software, die in Spanien Rechnungen erzeugt, muss ein konformes SIF (Sistema Informático de Facturación) sein. Fuer den Online-Handel bedeutet das konkrete Pflichten bei jeder einzelnen Bestellung.

SIF ist nicht XRechnung: zwei verschiedene Welten

Deutsche Haendler kennen XRechnung und ZUGFeRD: strukturierte Rechnungsformate, die vor allem regeln, wie eine Rechnung als Datensatz aussieht und uebertragen wird — etwa an oeffentliche Auftraggeber. Das spanische SIF-Regime setzt an einer anderen Stelle an: Es reguliert die Software selbst und die Integritaet der Aufzeichnungen. Verlangt werden:

• Fakturierungsregister mit SHA-256-Hash-Verkettung — jede Rechnung ist kryptografisch mit der vorherigen verknuepft, Manipulationen werden erkennbar.
• Ein QR-Code auf jeder Rechnung, auch auf dem PDF der Bestellbestaetigung.
• Ein Ereignisprotokoll und die Unveraenderbarkeit aller erzeugten Registereintraege.

Ein ZUGFeRD-Workflow aus Deutschland erfuellt diese Anforderungen nicht automatisch. Fuer das Spanien-Geschaeft braucht die spanische Entitaet ein konformes SIF; die deutschen Formatstandards bleiben fuer den Heimatmarkt parallel bestehen.

Jede B2C-Bestellung erzeugt einen Registereintrag

Verkaeufe an Endkunden laufen meist ueber die vereinfachte Rechnung (factura simplificada), auf Wunsch des Kunden oder bei bestimmten Umsaetzen ueber die vollstaendige Rechnung. Wichtig: Auch wenn ein Zahlungsdienstleister (Karte, PayPal, lokale Verfahren) das Geld einzieht, bleibt die Rechnungspflicht beim Haendler. Der Zahlungsbeleg des Gateways ersetzt keine Rechnung.

Das SIF kann im VeriFactu-Modus laufen — jeder Registereintrag wird bei Ausstellung direkt an die spanische Steuerbehoerde AEAT uebermittelt — oder im Nicht-VeriFactu-Modus mit lokal signierter Aufbewahrung samt Ereignisprotokoll und Uebermittlung nur auf Anforderung. Fuer Shops mit laufendem Bestellvolumen ist der VeriFactu-Modus operativ meist die einfachere Wahl.

Shop-Anbindung: eine einzige Rechnungsquelle

Der haeufigste Fehler in internationalen Setups: Der Shop erzeugt eine Rechnung und das ERP in Deutschland noch eine. Das zerstoert die Hash-Kette und produziert Dubletten. Sauber ist:

• Der Shop meldet die bezahlte Bestellung per Webhook oder API an die Fakturierungssoftware.
• Das SIF stellt die Rechnung aus, erzeugt Registereintrag und QR-Code und liefert das PDF fuer die Bestaetigungsmail zurueck.
• Nur eine Ausstellungsquelle — der Shop verkauft, das SIF fakturiert, das deutsche ERP erhaelt die Daten nachgelagert fuer die Konzernbuchhaltung.

Abgebrochene Bestellungen, fehlgeschlagene Zahlungen und Retry-Logik duerfen keine Geisterrechnungen erzeugen.

EU-Verkaeufe, OSS und Retouren

Beim Verkauf an Verbraucher in anderen EU-Staaten gelten die Regeln des Fernverkaufs und das OSS-Verfahren fuer die Umsatzsteuer der Zielaender — das betrifft die Steuerdeklaration, nicht die spanische SIF-Pflicht. Die Rechnungen kommen weiterhin aus dem konformen System.

Bei Retouren gilt: Eine ausgestellte Rechnung wird niemals geloescht oder ueberschrieben. Jede Erstattung wird mit einer Korrekturrechnung (factura rectificativa) dokumentiert, die einen eigenen verketteten Registereintrag erzeugt. Am besten automatisiert: Retoure im Shop freigeben, Korrekturrechnung im SIF ausloesen, Zuordnung zur Originalrechnung inklusive.

Marktplaetze: wer stellt die Rechnung?

Das haengt vom Vertragsmodell ab. Tritt der Marktplatz als reiner Vermittler auf und verkaufen Sie im eigenen Namen, fakturieren Sie an den Endkunden — aus Ihrem SIF. Kauft die Plattform ein und verkauft weiter, oder fakturiert sie in Ihrem Namen, ist der Rechnungsfluss ein anderer. Pruefen Sie die Bedingungen jeder Plattform und bilden Sie sie im Fakturierungsprozess ab: Kein Verkauf darf ohne Rechnung bleiben — und keiner mit zwei.

Fazit

Fuer deutsche Unternehmen mit Spanien-Geschaeft ist die Lage klar: XRechnung und ZUGFeRD decken das SIF-Regime nicht ab. Die spanische Entitaet braucht ein konformes SIF als einzige Rechnungsquelle, angebunden per API an Shop und ERP, mit automatisierten Korrekturrechnungen. Wer nicht-konforme Software einsetzt, riskiert bis zu 50.000 Euro Bussgeld pro Geschaeftsjahr (Art. 201 bis LGT). Die separate spanische B2B-E-Rechnungspflicht (Gesetz Crea y Crece) ist eine eigene Baustelle mit Horizont 2027 — die SIF-Pflicht gilt bereits heute.