Die 7 haeufigsten VeriFactu-Fehler (und wie InvoSeal fast alle unmoeglich macht)

Die 7 häufigsten VeriFactu-Fehler (und wie InvoSeal fast alle unmöglich macht)

VeriFactu hat keine neuen Pflichten erfunden: es hat die alten Tricks und Nachlässigkeiten technisch unmöglich gemacht. Die sieben Fehler, die mit Excel und Altsoftware am häufigsten passierten — und was heute mit jedem geschieht.

1. Eine ausgestellte Rechnung löschen

Der Klassiker. „Die nehme ich raus, fertig." Mit verketteter Registrierung hinterlässt jede Rechnung eine mit der vorherigen verbundene Spur: eine zu entfernen bricht die Kette, die Lücke ist sichtbar. Richtig (und einzig möglich): stornieren mit Spur oder korrigieren. InvoSeal hat keinen Löschknopf für ausgestellte Rechnungen — Absicht, kein Versehen.

2. Nummerierung mit Lücken oder Duplikaten

Die 41 überspringen oder die 87 wiederholen — der Januar-Fehler schlechthin. Die Seriennummerierung eines SIF ist konstruktionsbedingt fortlaufend: die Nummer vergibt das System beim Ausstellen, nicht der Nutzer. Wer Geschäftsbereiche trennen will, legt Serien an — statt Nummern zu erfinden.

3. „Korrigieren" durch PDF-Austausch

Den Betrag im PDF ändern und neu senden: zwei verschiedene Dokumente mit derselben Nummer im Umlauf. Heute zählt das Register: ausgestellt ist, was registriert ist, und jede Änderung läuft über die Korrekturrechnung mit eigener Serie und Verweis. Das PDF ist eine Darstellung; das Register die Wahrheit.

4. „Draußen" fakturieren, wenn es passt

Die duale Versuchung: das Offizielle im Programm, der Rest in Word. Die SIF-Norm greift das frontal an — das System zertifiziert die Integrität ALLER Fakturierung, und die Sanktionen für Doppelnutzungs-Software treffen auch den Nutzer (bis 50.000 Euro je Geschäftsjahr). Die einfache Regel: alles durchs System. Passt etwas nicht (Sonderfall, Anzahlung): fragen, nicht draußen improvisieren.

5. Der fehlende QR-Code

Die VeriFactu-Rechnung trägt ihren identifizierenden QR-Code. Hausgemachte Vorlagen erzeugen ihn nicht; ein SIF druckt ihn immer. Wenn Sie Rechnungen über andere Kanäle weiterleiten: das System-PDF weiterleiten, nicht nachbauen.

6. Register mit „kreativem" Datum

Am 5. ausstellen, datiert auf den 28. des Vormonats, um ein Quartal zu retten: das verkettete Register versiegelt, wann jedes Ereignis wirklich passiert. Rechnungsdaten haben weiterhin ihre Regeln (Ausstellungsfrist, Steuerentstehung), aber die Zeitsimulation hat keinen Platz mehr. Stellen Sie fristgerecht aus — das System warnt Sie vor der AEAT.

7. Der ewige Entwurf

Arbeiten im März geliefert, Rechnung bis November „im Entwurf". Der Entwurf hat keine Steuerwirkung — die Steuerentstehung gab es trotzdem. VeriFactu verhindert diesen Fehler nicht (Entwürfe sind frei) — darum ist er der einzige der Liste, der weiter von Ihnen abhängt. Unsere Hilfe: Hinweise auf alte Entwürfe und die wiederkehrende Fakturierung für Periodisches.

Die Moral

Mit einem konformen SIF verlangt Compliance weder Gedächtnis noch Disziplin: die meisten Fehler lassen sich schlicht nicht mehr machen. Die verbleibenden — zu spät ausstellen, den falschen Steuersatz wählen — sind Ermessensfragen, keine Mechanik. Und dafür gibt es den Steuer-Leitfaden im Handbuch, die 42 Videos und den Support-Button.