IRPF-Einbehalt und Auslagen auf der Freiberufler-Rechnung in Spanien: jede Zeile richtig

IRPF-Einbehalt und Auslagen auf der Freiberufler-Rechnung in Spanien: jede Zeile richtig

Wer als deutscher Freiberufler — Anwaeltin, Architekt, Beraterin, Arzt — in Spanien steuerlich angemeldet ist (alta als autónomo), stoesst auf zwei Rechnungsbesonderheiten, die es so in Deutschland nicht gibt: den IRPF-Einbehalt (retención) und die suplidos (durchlaufende Auslagen). Beide veraendern den Zahlbetrag, und seit das Real Decreto 1007/2023 vollstaendig in Kraft ist (Gesellschaften seit Januar 2026, Selbststaendige seit Juli 2026), fliessen beide in den Rechnungsdatensatz, den das zertifizierte Rechnungssystem (SIF) bei jeder Ausstellung erzeugt und per Hash verkettet. Rechnet die Software falsch, ist der Fehler mit Hash und QR-Code versiegelt.

Retención: ein Konzept ohne deutsches Gegenstueck

In Deutschland stellt der Freiberufler seine Rechnung, der Kunde zahlt den vollen Betrag, und die Einkommensteuer laeuft ueber Vorauszahlungen ans Finanzamt. In Spanien funktioniert es bei Honoraren an Geschaeftskunden anders — am ehesten vergleichbar mit einem Quellenabzug wie bei der deutschen Lohnsteuer, nur zwischen Unternehmen:

• Ist der Kunde ein spanisches Unternehmen oder selbststaendig, behaelt er 15% der Honorarbasis (netto, vor IVA) ein und fuehrt sie fuer Sie an die Steuerbehoerde AEAT ab. Der Kunde ist der Abfuehrende, nicht Sie.
• Neue Selbststaendige duerfen im Startjahr und den zwei Folgejahren 7% anwenden — schriftliche Mitteilung an den Kunden vorausgesetzt.
• Bei Privatkunden gibt es keinen Einbehalt: Verbraucher sind keine Abzugsverpflichteten.

Rechenbeispiel mit 1.000 € Honorar: Basis 1.000 €, IVA 21% = 210 €, retención 15% = −150 €, Zahlbetrag 1.060 €. Wichtig: IVA und retención werden beide auf die volle Basis gerechnet; das eine mindert nicht das andere. Der einbehaltene Betrag ist kein verlorenes Geld — er wird auf Ihre spanische Einkommensteuer (IRPF) angerechnet.

So gehoert es auf Rechnung und Datensatz

Auf der Rechnung erscheint die retención mit Satz und Betrag als Abzug vom Zahlbetrag. Im Rechnungsdatensatz des SIF muessen Basis, IVA-Betraege und Summen exakt konsistent sein: Das System bildet den Hash ueber die Daten, erzeugt den Pflicht-QR und uebermittelt im VeriFactu-Modus sofort an die AEAT. Ein falsch kalkulierter Gesamtbetrag laesst sich nicht nachtraeglich glaetten — es braucht eine Korrekturrechnung mit eigenem, verkettetem Datensatz. Gute Software rechnet retención, IVA und Summen daher automatisch und blockiert Unmoegliches (Einbehalt bei Privatkunden, 7% ohne junges Anmeldedatum, Zeilen, die nicht aufgehen). Uebrigens: Mit XRechnung oder ZUGFeRD hat das nichts zu tun — die deutschen Formate kennen weder retención noch das spanische Datensatz-Regime.

Suplidos: keine IVA, kein Einkommen

Ein suplido ist eine Zahlung im Namen und auf Rechnung des Mandanten: Gerichtsgebuehr, Registerkosten, kommunale Lizenzgebuehr. Voraussetzungen:

• Der Beleg lautet auf den Namen des Mandanten, nicht auf Ihren.
• Weitergabe zum exakten Betrag, ohne Aufschlag.
• Es gibt einen (ausdruecklichen oder stillschweigenden) Auftrag des Mandanten.

Dann steht der suplido auf der Rechnung ausserhalb der Bemessungsgrundlage: ohne IVA, ohne retención — es ist kein Einkommen, sondern verauslagtes Geld. Er zaehlt weder zu Ihren Betriebseinnahmen noch der Beleg zu Ihren Betriebsausgaben. Das aehnelt dem deutschen durchlaufenden Posten (§ 10 Abs. 1 UStG), ist aber formal strenger.

Davon zu trennen: weiterberechnete Kosten — Reise, Hotel, Kopien, die Sie auf eigenen Namen zahlen und dem Mandanten in Rechnung stellen. Die sind Einkommen: Sie gehoeren in die Basis, tragen IVA (zum Satz der Hauptleistung) und fallen in die retención-Basis.

Vorschuesse (provisiones de fondos)

Der Vorschuss einer Kanzlei hat zwei moegliche Naturen: Honorarvorschuss = Anzahlung, IVA bei Vereinnahmung; Vorschuss auf kuenftige suplidos = keine IVA bis zur Verwendung. Sauber ist: Vorschuss bei Erhalt dokumentieren, bei Abschluss die Endrechnung mit getrennten Bloecken stellen — Honorar (mit IVA und retención) und suplidos (ohne beides) — und den Vorschuss verrechnen.

Kurz-Check

• Kunde Unternehmen/autónomo → retención 15% (bzw. 7%, wenn berechtigt und mitgeteilt).
• Privatkunde → keine retención.
• Beleg auf Mandantenname, exakter Betrag → suplido: ohne IVA, ohne retención.
• Kosten auf eigenen Namen → Basis + IVA + retención.
• Falsche Summe ausgestellt → Korrekturrechnung, Original nie anfassen.

Bei Bussgeldern von bis zu 50.000 € pro Geschaeftsjahr fuer nicht konforme Software (Art. 201 bis LGT) gilt: Die Freiberufler-Rechnung in Spanien ist nichts mehr fuer handgestrickte Vorlagen — jeder Betrag ist ab der ersten Sekunde verkettet.