Der Jahresabschluss der Fakturierung: die November-Dezember-Checkliste, die den Januar-Stress erspart

Der Jahresabschluss der Fakturierung: die November-Dezember-Checkliste, die den Januar-Stress erspart

Die Fakturierungsprobleme des Januars werden alle im Dezember fabriziert: der nie ausgestellte Entwurf, die akzeptierte Proforma im Limbo, die Ausgabe ohne Papier. Dies ist die Acht-Punkte-Durchsicht, die wir jedes Jahresende mit unseren Kunden machen — eine halbe Stunde jetzt, null Schrecken in der Steuerkampagne.

1. Entwürfe: ausstellen oder löschen

Filtern Sie Ihre Entwürfe und entscheiden Sie einzeln. Was 2026 geliefert wurde, gehört 2026 ausgestellt (die Steuerentstehung existiert bereits; die B2B-Regel gibt bis zum 15. des Folgemonats, aber der Jahreswechsel verkompliziert IVA und Zuordnung unnötig). Der Zombie-Entwurf, an den sich niemand erinnert: weg damit.

2. Akzeptierte Proformas ohne Umwandlung

Die Liste der kundenseitig akzeptierten Proformas ohne Rechnung ist Geld im Limbo. Umwandeln und ausstellen — und bei Zahlungen gegen Proforma: Anzahlungsrechnung mit IVA, in der Periode des Zahlungseingangs.

3. Eingangsrechnungen: jede Ausgabe mit Papier

Gehen Sie das Jahr in den Eingangsrechnungen durch: hat jede Ausgabe ihren Beleg? Die Lücken füllt man jetzt, solange Lieferanten noch E-Mails beantworten — nicht im April. Und das Kontroll-Excel speist bekanntlich das Dashboard, ersetzt aber keine Originalrechnung.

4. Hängende Status

• Procesando seit Tagen: Fehler prüfen (Zertifikat abgelaufen?) und neu anstoßen.
• Abgelehnte ohne Reaktion: Korrekturrechnung oder Gespräch — aber nicht rot ins neue Jahr.
• Unbezahlte über 6 Monate: die Korrekturrechnung wegen Forderungsausfall erwägen, bevor die IVA-Fristen ablaufen — der Kalender ist streng.

5. Die Serien beim Jahreswechsel

Tragen Ihre Serien das Jahr im Code (F-2026), öffnet das System am 1. Januar die neue Serie automatisch und startet die Nummerierung — nichts anfassen. Was man im Dezember entscheiden sollte: braucht das neue Jahr neue Serien (ein Geschäftsbereich trennt sich, eine eigene Korrektur-Serie), legen Sie sie jetzt an, fertig für Tag eins.

6. Dauerrechnungen und Tarife 2027

Preiserhöhung im Januar? Vorlagen im Dezember mit Wirkung Januar ändern und mit vereinbarter Frist ankündigen. Der Moment des Jahres, in dem fünf Minuten Vorlage zwölf Korrekturrechnungen ersparen.

7. Digitales Zertifikat

Ablaufdatum prüfen. Läuft es im ersten Quartal ab: im Dezember erneuern — Januar bis April ist die schlechteste Zeit, ohne Signatur dazustehen.

8. Das Jahrespaket für den Berater

Im Januar den kompletten Jahresexport erzeugen (Bücher, PDFs, VeriFactu-Register) und übergeben. Zugleich Ihre Archivkopie des Geschäftsjahres: ein ZIP, ein Jahr, ein Ort.

Die 30-Minuten-Runde

Entwürfe → Proformas → Eingänge → Hängendes → Serien → Dauerrechnungen → Zertifikat → Export. Acht Stationen, eine halbe Stunde mit Kaffee. Die Alternative — all das im Januar mit 303, 390 und 347 im Nacken — gibt es auch, aber wir wünschen sie niemandem. Hakt eine Station? Support-Ticket, wir lösen sie gemeinsam.