Kartenzahlungen und Bizum vs. Rechnung: Abgleich unter VeriFactu

Kartenzahlungen und Bizum vs. Rechnung: Abgleich unter VeriFactu

Wer aus Deutschland kommt, kennt die Kassenbon-Pflicht: Seit Jahren ist der Beleg an der Ladentheke Kultur und Gesetz. Deutsche Unternehmen, die in Spanien ein Ladenlokal, ein Restaurant oder eine Niederlassung mit Kartenterminal betreiben, uebertragen diese Gewohnheit gern eins zu eins — und uebersehen dabei einen entscheidenden Unterschied: In Spanien genuegt der Zahlungsbeleg nicht. Kassieren ist nicht Fakturieren. Der Terminal-Beleg oder eine Bizum-Zahlung (das allgegenwaertige spanische Instant-Payment per Handy) dokumentiert nur den Geldeingang. Die Pflicht, eine Rechnung oder vereinfachte Rechnung auszustellen, bleibt bestehen — und seit das Dekret RD 1007/2023 fuer Gesellschaften (1. Januar 2026) und Selbststaendige (1. Juli 2026) gilt, muss diese Rechnung aus einem konformen SIF stammen: verketteter Rechnungsdatensatz, QR-Code auf dem Beleg und im VeriFactu-Modus die sofortige Uebermittlung an die Steuerbehoerde AEAT.

Jeder Verkauf braucht seinen SIF-Datensatz — egal wie bezahlt wird

Fuer das SIF ist das Zahlungsmittel irrelevant. Bargeld, Karte, Bizum, Ueberweisung oder Online-Gateway: Jeder Verkauf erzeugt seine Rechnung oder vereinfachte Rechnung mit eigenem Datensatz und QR. Konkret:

• Das Kartenterminal ersetzt nicht die Rechnungssoftware. Es sind zwei getrennte Systeme, die zueinander passen muessen.
• Ein Bizum vom Kunden fuer eine Leistung verlangt dieselbe Rechnung wie eine Barzahlung.
• Im VeriFactu-Modus liegt der Datensatz sofort bei der AEAT — und die Behoerde kann ihn spaeter mit den Meldungen der Zahlungsdienstleister kreuzen. Differenzen fallen auf.

Anders als in Deutschland, wo TSE und Kassenbon das Kassengeschehen sichern, haengt in Spanien an jedem Verkauf zusaetzlich der SIF-Registereintrag. Und wichtig fuer Ihre E-Rechnungs-Routine: XRechnung und ZUGFeRD helfen Ihnen hier nicht weiter — sie regeln Formate fuer den deutschen Rechtsraum, nicht die spanische Registerpflicht.

Das eigentliche Problem: Die Bank rechnet netto ab, Sie fakturieren brutto

Sie stellen 100 Euro in Rechnung, die Bank schreibt 97,10 Euro gut, weil die Terminalgebuehr abgezogen wird. Multipliziert mit Dutzenden Transaktionen pro Tag, gebuendelt in Abrechnungen (oft eine einzige Buchung pro Tag oder Batch), entsteht das klassische Abgleichspuzzle:

• Rechnungen sind brutto, Gutschriften netto nach Gebuehren.
• Eine Abrechnung kann Umsaetze verschiedener Tage mischen (Tagesabschluss des Terminals).
• Bizum kommt meist einzeln, aber mit Verwendungszwecken, die sich schlecht zuordnen lassen.

Die Regel ist eindeutig: Erloes ist der fakturierte Bruttobetrag; die Gebuehr der Bank oder des Gateways ist ein separater Aufwand mit eigenem Beleg, den Sie fuer den Abzug anfordern sollten. Niemals das fakturieren, "was auf dem Konto ankam".

Trinkgelder, Gebuehren und Erstattungen

• Trinkgeld per Karte: gehoert nicht zur Bemessungsgrundlage des Verkaufs, blaeht aber die Abrechnung auf. Beim Abgleich separat ausweisen, damit Rechnung und Gutschrift weiter zusammenpassen.
• Gebuehren: als Finanz- oder Dienstleistungsaufwand buchen, mit Beleg. Stilles Verrechnen mit den Umsaetzen erzeugt garantiert Differenzen.
• Kartenerstattungen: In einem SIF wird nichts geloescht. Eine Rueckerstattung verlangt eine Korrekturrechnung (factura rectificativa) mit eigenem verketteten Datensatz — im VeriFactu-Modus inklusive Uebermittlung. Die negative Bankbuchung muss zu genau dieser Korrekturrechnung passen.

Praxisablauf fuer Niederlassung oder Betrieb in Spanien

1. Immer aus dem SIF fakturieren: vereinfachte Rechnung mit QR am Tresen, vollstaendige Rechnung auf Kundenwunsch oder im B2B. 2. Tagesabschluss: Summen je Zahlungsart (bar/Karte/Bizum) in der Software gegen den Z-Bericht des Terminals pruefen. 3. Abrechnungen zuordnen: Bankgutschrift in Brutto plus Gebuehr zerlegen und mit den Rechnungen des Tages oder Batches verknuepfen. 4. Ausnahmen pruefen: Terminalumsaetze ohne Rechnung (nicht registrierter Verkauf — der schwere Fehler) und Rechnungen ohne Zahlungseingang.

Den Abgleich automatisieren

Manuell in der Tabelle funktioniert das nur bei kleinem Volumen. Sinnvoll ist Software, die Bankbewegungen importiert, Terminal- und Bizum-Abrechnungen erkennt, sie in Brutto und Gebuehr aufteilt und automatisch gegen die Rechnungsdatensaetze abgleicht — nur die Ausnahmen landen beim Menschen. Der kontinuierliche Abgleich ist zugleich Ihre beste Verteidigung: Wenn die AEAT Zahlungsdaten mit Ihren VeriFactu-Registern vergleicht, wissen Sie bereits, dass alles stimmt — weil Sie es taeglich pruefen, nicht erst zum Quartalsende.