Proforma, Angebot und Rechnung in Spanien: welches Dokument wann — und welches Ihnen Ärger einbringen kann
Drei Dokumente, die sich ähneln, drei verschiedene Funktionen — und ein Klassiker unter den Problemen mit der spanischen Steuerbehörde, wenn man sie verwechselt. Die Kurzregel: das Angebot bindet Konditionen, die Proforma zeigt, wie die Rechnung aussehen wird, und nur die Rechnung existiert steuerlich.
Das Angebot: kaufmännische Bindung
Das Angebot (presupuesto) beschreibt Leistung, Frist und Preis, meist mit begrenzter Gültigkeit. Vom Kunden angenommen, ist es ein vertragliches Commitment — aber es berührt weder die IVA noch Ihre Rechnungsnummerierung. Sie können beliebig viele erstellen, ändern und verwerfen.
Die Proforma: die „unechte" Rechnung, die Überraschungen vermeidet
Die Proforma ist ein Vorabbild der künftigen Rechnung: gleiche Daten, gleiche Positionen, gleiche Steuern — aber ohne Steuernummer, ohne Signatur, ohne steuerliche Wirkung. Legitime Einsatzfälle:
- Der Kunde bestätigt die Details, bevor Sie ausstellen (erspart Korrekturrechnungen).
- Vorgänge, die eine „Rechnung" verlangen, bevor es sie gibt: Finanzierung, Zoll, Förderanträge.
- Vorkasse anfordern und dabei zeigen, was fakturiert wird.
Was die Proforma nicht ist: ein Weg, zu kassieren, ohne zu deklarieren. Und genau hier liegt der Haken.
Der klassische Fehler: gegen Proforma kassieren
Bei der spanischen IVA entsteht die Steuer mit der Anzahlung (Art. 75.Dos LIVA): zahlt der Kunde die Proforma, muss eine Anzahlungsrechnung mit IVA ausgestellt werden — die Proforma ersetzt sie nicht. Monatelang „auf bezahlte Proformas" zu arbeiten und erst am Ende zu fakturieren heißt schlicht: IVA zu spät abführen. Bei einer Prüfung sind Zuschläge garantiert.
Die korrekte Abfolge mit Anzahlung: Proforma → Zahlungseingang → Anzahlungsrechnung (über den kassierten Betrag, mit IVA) → bei Lieferung die Endrechnung, die die Anzahlung abzieht.
Die Rechnung: Nummerierung, Steuerentstehung und VeriFactu
Nur die ausgestellte Rechnung trägt eine fiskalische Nummer (fortlaufend je Serie), lässt die IVA der Leistung entstehen und erlaubt dem Kunden den Vorsteuerabzug. Mit VeriFactu wird sie zudem registriert und mit Hash verkettet. Darum verbrauchen Entwürfe und Proformas in InvoSeal keine Nummern: die Nummer entsteht beim Ausstellen, nie vorher.
Von der Proforma zur Rechnung in InvoSeal — ohne Fehler
1. Proforma mit Empfänger, Positionen und Steuern erstellen und versenden. 2. Angenommen? «In Rechnung umwandeln»: es entsteht ein Entwurf mit allen Daten. 3. Prüfen und ausstellen: Nummer der richtigen Serie, elektronische Signatur, Registrierung. 4. Gab es eine Anzahlung, stellen Sie zuerst die Anzahlungsrechnung aus — die Endrechnung weist sie automatisch abgezogen aus.
Spickzettel
| Dokument | Fiskalische Nummer? | Löst IVA aus? | Vorsteuerabzug möglich? | |---|---|---|---| | Angebot | Nein | Nein | Nein | | Proforma | Nein | Nein (die Zahlung schon) | Nein | | Rechnung | Ja, fortlaufend | Ja | Ja |
Ein Sonderfall — Teilanzahlung, Proforma in Fremdwährung, ein Kunde, der eine „Invoice" für den Zoll verlangt? Support-Ticket öffnen, bevor Sie ausstellen. Wir schauen gemeinsam drauf.
Heute noch gelöst?
InvoSeal erfüllt die RD 1007/2023 im VeriFactu- und Nicht-VeriFactu-Modus vom ersten Tag an. Verantwortlichkeitserklärung veröffentlicht.
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