Rechnungen im SIF stornieren: so funktioniert der Stornierungsdatensatz

Jede von einem konformen Abrechnungssystem (SIF) ausgestellte Rechnung erzeugt einen Ausstellungsdatensatz, der über einen Hash oder Fingerabdruck mit den vorherigen Datensätzen verkettet ist. Enthält diese Rechnung einen wesentlichen Fehler oder hätte sie nie ausgestellt werden dürfen, ist ein Löschen keine Option: Die Integrität des Systems verlangt, ihre Stornierung durch einen Stornierungsdatensatz festzuhalten.

Stornierung versus Korrektur

Zwei verschiedene Mechanismen dürfen nicht verwechselt werden. Eine Korrekturrechnung ändert eine weiterhin gültige frühere Rechnung und passt Beträge, Daten oder Steuer an. Eine Stornierung hingegen macht einen Ausstellungsdatensatz ungültig, der nie hätte existieren dürfen oder irrtümlich erzeugt wurde, ohne ihn durch einen neuen zu ersetzen. Jede Situation hat ihre eigene Behandlung, und die falsche Wahl führt zu Inkonsistenzen in den Aufzeichnungen und in den an die Steuerbehörde gemeldeten Daten.

Der Stornierungsdatensatz

Der Stornierungsdatensatz verweist auf den Ausstellungsdatensatz, den er ungültig macht, und trägt wie jeder andere Datensatz seinen eigenen verketteten Fingerabdruck. So wird die Integritätskette nicht unterbrochen: Es bleibt dokumentiert, dass eine Rechnung existierte, dass sie storniert wurde und wann. Ein Prüfer kann die vollständige Abfolge von Ausstellungen und Stornierungen rekonstruieren.

Rückverfolgbarkeit und Aufbewahrung

Eine Stornierung löscht keine Informationen, sie vervollständigt sie. Sowohl der stornierte Datensatz als auch der Stornierungsdatensatz werden aufbewahrt und gewährleisten die von den Vorschriften geforderte Rückverfolgbarkeit. Diese Logik —hinzufügen statt löschen— bildet die Grundlage der angestrebten Unveränderbarkeit.

Bewährte Praxis

Es empfiehlt sich, den Grund jeder Stornierung intern zu dokumentieren, die korrekte Verkettung des Stornierungsdatensatzes zu prüfen und sicherzustellen, dass die Meldung an die Steuerbehörde die Vorgang widerspiegelt. Konforme Abrechnungssoftware automatisiert die Verkettung und verhindert, dass eine schlecht verwaltete Stornierung die Integrität des gesamten Jahres beeinträchtigt.