Rechnungssoftware mitten im Jahr wechseln: Nummerierung, Historie und Umzug ohne Schrecken
„Lieber warte ich bis Januar" — der Satz, der tausende Betriebe ein weiteres Jahr in einem Programm hält, das sie hassen (oder in einem Excel, das nicht mehr legal ist). Die Wahrheit: migrieren kann man an jedem Tag des Jahres, wenn drei Dinge sauber gelöst sind — Nummerierung, Historie und Stichtag. Keines davon ist schwer.
Die Nummerierung: fortführen, nicht neu starten
Die gesetzliche Regel ist Fortlaufendigkeit je Serie, nicht „im Januar bei 1 anfangen". Zwei korrekte Wege:
- Bestehende Serie fortführen: stehen Sie bei F-2026-0141, startet das neue System mit F-2026-0142. In InvoSeal legen Sie beim Anlegen der Serie die Anfangsnummer fest — die Fortlaufendigkeit bleibt intakt.
- Neue Serie ab Stichtag: z. B. Serie „B-2026" ab 1. November. Völlig zulässig: jede Serie ist in sich fortlaufend. Die sauberste Option, wenn die Historie des Altprogramms chaotisch ist.
Verboten ist nur: bereits genutzte Nummern zu wiederholen oder Lücken innerhalb einer Serie zu lassen. Darum braucht der Wechsel ein exaktes Stichtagsdatum: letzte Rechnung dort, erste hier, nichts dazwischen in beiden Systemen.
Die Historie: aufbewahren heißt nicht migrieren
Die Rechnungen der letzten 4 Jahre (6 handelsrechtlich) müssen aufbewahrt und vorzeigbar sein — aber nicht zwingend ins neue System. Optionen nach Aufwand:
1. Kompletter Export aus dem Altprogramm (PDFs + Registerbücher), bei Ihnen archiviert. Rechtlich ausreichend. Erledigen Sie ihn, BEVOR Sie das alte Abo kündigen: „Lesezugriff für immer" hat die Angewohnheit zu verschwinden. 2. Stammdaten laden: Kunden (mit VIES-geprüften USt-IdNrn.), Produkte, Tarife — fünfzehn Minuten mit dem Importer, und ab Tag eins wird normal fakturiert. 3. Auch die Rechnungshistorie importieren, als durchsuchbares Archiv, wenn es sich für Sie lohnt.
Der perfekte Stichtag in fünf Schritten
1. Datum wählen (ein Montag oder Monatserster hilft dem Kopf, aber jeder Tag geht). 2. Alles exportieren: PDFs, Bücher, Kunden, Produkte. 3. InvoSeal einrichten: Steuerdaten, Logo, Serien (mit Anfangsnummer), Kunden, Produkte, wiederkehrende Vorlagen. 4. Interne Testrechnung ausstellen: Serie, Nummer, QR und zweisprachiges PDF prüfen. 5. Ausstellung im Altsystem deaktivieren (nicht die Einsicht) am Stichtag.
Die zwei vermeidbaren Schrecken
- Die doppelte Dauerrechnung: hatte das alte Programm automatische Rechnungen, schalten Sie sie explizit ab — der klassische November mit zwei Pauschalrechnungen.
- 347/303 im Wechseljahr: die Bücher des Jahres kommen aus zwei Systemen. Der Komplettexport aus Schritt 2 plus die InvoSeal-Bücher ab Stichtag geben dem Berater das ganze Jahr ohne Löcher.
Sie migrieren von einem bestimmten Programm und wollen Ihren Fall ansehen (seltsame Serien, offene Korrekturrechnungen, geerbte Nummerierung)? Support-Ticket mit zwei Screenshots — Sie bekommen den fertigen Stichtagsplan zurück.
Heute noch gelöst?
InvoSeal erfüllt die RD 1007/2023 im VeriFactu- und Nicht-VeriFactu-Modus vom ersten Tag an. Verantwortlichkeitserklärung veröffentlicht.
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