Verifactu vs. Nicht-Verifactu-Systeme: Unterschiede und Auswahl
Die spanische Anti-Betrugs-Verordnung verlangt, dass informatische Abrechnungssysteme (SIF) die Integrität, Aufbewahrung, Rückverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit der Rechnungsdatensätze gewährleisten. Zur Erfüllung bietet die Vorschrift zwei Modi, zwischen denen ein Unternehmen wählen muss: Verifactu- und Nicht-Verifactu-Systeme.
Was ein Verifactu-System ist
Ein Verifactu-System übermittelt jeden Rechnungsdatensatz automatisch an die spanische Steuerbehörde (AEAT), sobald er erzeugt wird. Die Behörde erhält die Daten in Echtzeit.
Vorteile:
- Weniger technische Anforderungen: Da die Datensätze übertragen werden, benötigt die Software bestimmte aufwendige lokale Sicherungen nicht.
- Geringere Pflichten für verstärkte lokale Aufbewahrungsfunktionen.
- Rechnungen tragen den Hinweis „Rechnung im elektronischen Amt der AEAT überprüfbar" neben dem QR-Code.
Was ein Nicht-Verifactu-System ist
Ein Nicht-Verifactu-System sendet die Datensätze nicht laufend an die AEAT, sondern speichert sie lokal. Im Gegenzug muss es strengere Anforderungen erfüllen:
- Ein Ereignisprotokoll, das jedes Systemereignis dokumentiert.
- Verstärkte Garantien für Unveränderbarkeit und Aufbewahrung während der gesetzlichen Fristen.
- Bereitstellung für die Behörde auf Anfrage.
Wie man wählt
- Für die meisten KMU und Selbstständigen vereinfacht Verifactu die Compliance: geringere technische Last und die Gewissheit, dass die AEAT die Datensätze bereits hat.
- Unternehmen mit hohem Volumen, Offline-Bedarf oder Richtlinien gegen Echtzeit-Datenweitergabe bevorzugen möglicherweise Nicht-Verifactu und nehmen höhere technische Anforderungen in Kauf.
Fazit
Die Wahl zwischen Verifactu und Nicht-Verifactu ist bedeutsam: Sie bestimmt die technischen Pflichten Ihrer Software und den Informationsfluss mit der Steuerbehörde. Für die meisten Unternehmen ist Verifactu die einfachste und sicherste Option. Mit Invoseal erfüllen beide Modi die Verordnung mühelos.
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