VIES und USt-IdNr.: an EU-Firmen fakturieren, ohne dass die Rechnung schiefgeht

VIES und USt-IdNr.: an EU-Firmen fakturieren, ohne dass die Rechnung schiefgeht

An eine deutsche oder französische Firma ohne spanische IVA zu verkaufen ist völlig legal — wenn drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind, die kaum jemand zusammen prüft: Sie selbst stehen im ROI, der Kunde hat eine in VIES gültige USt-IdNr., und die Rechnung sagt es korrekt. Scheitert eine davon, wird aus dem Verkauf „ohne IVA" ein Verkauf mit nicht kassierter IVA … die Sie bezahlen.

Erstens: Ihr eigener Eintrag (ROI)

Für den innergemeinschaftlichen Verkehr müssen Sie im Registro de Operadores Intracomunitarios stehen (Kästchen im Modell 036). Ohne ROI erscheint Ihre spanische NIF nicht in VIES, und Ihre EU-Lieferanten berechnen Ihnen ihre nationale Mehrwertsteuer — nur mühsam erstattungsfähig. Die Eintragung kann Wochen dauern und bringt gelegentlich eine Zensusprüfung mit sich: beantragen Sie sie, bevor Sie sie brauchen.

Zweitens: die USt-IdNr. des Kunden, in VIES geprüft

VIES ist die europäische Datenbank, die bestätigt, ob eine USt-IdNr. für innergemeinschaftliche Umsätze aktiv ist. Ihre Steuerbefreiung hängt daran, dass die Nummer am Tag der Operation gültig ist:

• Gültig in VIES → Rechnung ohne spanische IVA, mit dem passenden Vermerk (innergemeinschaftliche Lieferung Art. 25 bzw. «reverse charge» bei Dienstleistungen).
• Ungültig oder nicht vorhanden → wie ein Endverbraucher behandeln: mit spanischer IVA. Auch wenn der Handelsregisterauszug noch so schön ist: ohne VIES keine Befreiung.

Bewahren Sie den Prüfnachweis mit Datum auf — Ihre Verteidigung, falls der Kunde später abgemeldet wird. InvoSeal prüft die USt-IdNr. direkt in der Empfängerkarte gegen VIES und dokumentiert es: ein Klick, und die Rechnung erhält die korrekte Behandlung — immer zweisprachig (Kundensprache + Spanisch).

Drittens: der Rechnungsvermerk und das Modell 349

• Die Rechnung muss beide USt-IdNrn. nennen und den gesetzlichen Vermerk tragen. InvoSeal ergänzt ihn automatisch je nach Operationstyp.
• Quartalsweise (oder monatlich) werden diese Umsätze im Modell 349 gemeldet — die AEAT gleicht es mit den Meldungen der anderen Länder ab. Ein 349, das nicht zu den Rechnungen passt, bedeutet sicher eine Anfrage.

Fehler, die wir täglich sehen

1. Die USt-IdNr. einmal prüfen und nie wieder: Nummern verfallen und werden widerrufen. 2. Ohne eigenen ROI-Eintrag IVA-frei an EU-Firmen fakturieren. 3. Waren (Befreiung Art. 25) mit Dienstleistungen (reverse charge) verwechseln: der Vermerk ist verschieden. 4. Das 349 vergessen, „weil es ja schon im 303 steht".

Neuer EU-Kunde? Empfänger anlegen → VIES-Button → Rechnung. Und bei Sonderfällen (USt-IdNr. in Beantragung, Dreiecksgeschäfte): Support-Ticket, bevor Sie ausstellen.