E-commerce: cómo vender online y cumplir VeriFactu sin frenar tu tienda

E-commerce: cómo vender online y cumplir VeriFactu sin frenar tu tienda

Si vendes por internet, cada pedido que entra es una factura que sale. Y desde que el Reglamento de sistemas de facturación (RD 1007/2023) está en vigor —sociedades desde el 1 de enero de 2026 y autónomos desde el 1 de julio de 2026—, esa factura ya no puede salir de cualquier manera: debe generarse en un SIF conforme, con registro encadenado, QR y trazabilidad completa. La buena noticia: bien montado, el cumplimiento es invisible para tu operativa diaria.

Cada pedido B2C genera un registro de facturación

En una tienda online, la mayoría de ventas a consumidor final se documentan con factura simplificada (el "ticket" de toda la vida), y con factura completa cuando el cliente la pide o cuando el importe o la operación lo exigen. En ambos casos, el reglamento obliga a lo mismo:

• Un registro de facturación con hash encadenado SHA-256, que enlaza cada factura con la anterior y hace detectable cualquier alteración.
• El código QR obligatorio impreso o incrustado en la factura, también en la versión PDF que envías por email.
• Un registro de eventos que deja constancia de arranques, incidencias y anulaciones.

Importante: da igual que el cobro lo gestione una pasarela de pago (tarjeta, Bizum, PayPal). La pasarela cobra, pero la obligación de facturar es tuya. El justificante de la pasarela no sustituye a la factura.

VeriFactu o no-VeriFactu: elige modo

Tu SIF puede operar en modo VeriFactu, remitiendo los registros a la AEAT en el momento de emitir cada factura, o en modo no-VeriFactu, conservando los registros firmados localmente con su registro de eventos, listos para remitirse si la AEAT los requiere. Para un e-commerce con volumen, el modo VeriFactu suele simplificar la vida: emites, se remite, y no acumulas obligaciones de custodia adicionales.

Integrar la tienda con el software de facturación

El error clásico es facturar dos veces: una desde la plataforma de la tienda y otra desde el programa de facturación. Eso rompe la cadena de registros y genera duplicados. La arquitectura correcta es:

• La tienda (o el TPV virtual) notifica el pedido vía webhook o API al software de facturación.
• El SIF emite la factura, genera el registro encadenado y el QR, y devuelve el PDF a la tienda para el email de confirmación.
• Una sola fuente de emisión: la tienda vende, el SIF factura.

Automatiza también los casos límite: pedidos cancelados antes del envío, cobros fallidos y reintentos de pago no deben generar facturas fantasma.

Ventas a otros países de la UE

Si vendes a consumidores de otros Estados miembros, recuerda el régimen de ventas a distancia y la ventanilla única OSS para declarar el IVA de esos países. No cambia tu obligación SIF en España: las facturas se siguen emitiendo desde tu sistema conforme; lo que cambia es el tratamiento del IVA. Si superas el umbral comunitario, revisa con tu asesoría cómo configurar los tipos por país.

Devoluciones: rectificativas, no borrados

En e-commerce las devoluciones son rutina, y aquí el reglamento es tajante: una factura emitida no se toca ni se borra. Cada devolución se documenta con una factura rectificativa, que genera su propio registro encadenado. Lo razonable es automatizarlo: cuando apruebas la devolución en la tienda, el SIF emite la rectificativa y el abono queda cuadrado con su factura original. Devolución parcial, rectificativa parcial.

¿Y si vendes por marketplace?

Depende del modelo:

• Si el marketplace actúa como mero intermediario y tú vendes en nombre propio, facturas tú al cliente final desde tu SIF.
• Si la plataforma compra y revende o factura en tu nombre según su contrato, revisa quién emite qué: puede que tú factures a la plataforma y ella al cliente.

Léelo en las condiciones de cada plataforma y refléjalo en tu flujo de facturación. Lo que no puede pasar es que una venta se quede sin factura, o con dos.

Lo esencial

Vender online y cumplir el reglamento es cuestión de arquitectura: un único SIF conforme como fuente de emisión, integración por API con la tienda, rectificativas automáticas para devoluciones y claridad sobre quién factura en cada canal. El coste de no hacerlo es alto: usar software no conforme puede sancionarse con hasta 50.000 € por ejercicio (art. 201 bis LGT). Y recuerda: la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece es otra obligación distinta, con horizonte 2027; esta ya está aquí.