Factura rectificativa: cuándo es obligatoria y cómo emitirla sin líos

Factura rectificativa: cuándo es obligatoria y cómo emitirla sin líos

Una factura emitida no se borra ni se reescribe: se rectifica. Es la regla de oro de la facturación española, y con VeriFactu deja de ser teoría — cada registro queda encadenado y cualquier corrección tiene que dejar rastro. La buena noticia: bien entendida, la factura rectificativa es un trámite de dos minutos.

Cuándo es obligatoria

El artículo 15 del Reglamento de facturación obliga a emitir rectificativa en tres bloques de casos:

• Errores en la factura original: un NIF equivocado, una dirección incorrecta, un tipo de IVA mal aplicado, un importe erróneo. Cualquier dato obligatorio que no cumpla el Reglamento se corrige con rectificativa.
• Modificación de la base imponible (artículo 80 LIVA): devoluciones de mercancía, descuentos o rappels concedidos después de emitir, resolución del contrato, o impago del cliente (concurso o crédito incobrable con los requisitos del 80.Cuatro).
• Envases y embalajes devueltos que se facturaron en su día.

No hace falta rectificativa para corregir errores que no afectan a la factura en sí (por ejemplo, un email mal enviado) ni mientras el documento sea un borrador sin emitir: los borradores se editan y punto.

Por sustitución o por diferencias

Hay dos formas válidas de rectificar, y conviene elegir bien:

• Por sustitución: la rectificativa muestra los datos correctos completos y, además, la rectificación efectuada. Sustituye a la original a todos los efectos.
• Por diferencias: la rectificativa recoge solo el ajuste (por ejemplo, −200 € de base y −42 € de cuota). Es lo natural para descuentos posteriores o devoluciones parciales.

En ambos casos la rectificativa debe identificar la factura rectificada (número y fecha) y la causa de la rectificación.

Serie propia y numeración

Las rectificativas llevan serie específica: no consumen numeración de la serie ordinaria. InvoSeal crea la serie de rectificativas automáticamente y asigna el número correlativo sin que tenga que hacer nada. En el PDF verá la referencia a la factura original y la mención expresa de "factura rectificativa".

Plazos que conviene conocer

• La rectificativa debe emitirse en cuanto se tenga constancia del error o de la circunstancia, y siempre dentro de los cuatro años desde el devengo (o desde la circunstancia del artículo 80).
• Para los créditos incobrables, el calendario es estricto: en general, seis meses o un año desde el devengo para instar el cobro, y tres meses para emitir la rectificativa desde que se cumple ese plazo, comunicándolo a la AEAT en el mes siguiente.
• La rectificación que reduce cuotas se ajusta en la autoliquidación del período en que se emite; la que las aumenta puede exigir complementaria de la original si hubo perjuicio a Hacienda.

Cómo queda en VeriFactu

Con VeriFactu no existe el "borrado silencioso": la factura original queda registrada con su huella y la rectificativa se registra como un evento nuevo, encadenado a la anterior. Ese rastro es su mejor defensa: demuestra que el error se corrigió por el cauce legal. Anular y rehacer "a mano" fuera del sistema, en cambio, rompe la cadena y es exactamente lo que la norma antifraude persigue.

En InvoSeal, paso a paso

1. Abra la factura emitida y pulse «Emitir rectificativa». 2. Elija el motivo (error de datos, descuento, devolución, impago) y el método (sustitución o diferencias). 3. Revise el borrador que se genera con la referencia a la original. 4. Emita: firma electrónica, serie de rectificativas y registro encadenado, todo automático.

¿Dudas con un caso concreto —un impago que se alarga, un descuento pactado a posteriori—? Abra un ticket de Soporte antes de emitir: corregir una rectificativa mal planteada es posible, pero evitarla es mejor.