Facturación por el destinatario y por terceros bajo VeriFactu: quién factura, quién responde

Facturación por el destinatario y por terceros bajo VeriFactu: quién factura, quién responde

No siempre factura quien vende. El Reglamento de facturación permite desde hace años que la factura la expida el destinatario de la operación (el cliente) o un tercero (una gestoría, una plataforma, una cooperativa). Con el reglamento de sistemas de facturación ya en vigor —sociedades desde el 1 de enero de 2026 y autónomos desde el 1 de julio de 2026— estas fórmulas siguen siendo válidas, pero ahora el registro de facturación debe generarse en un SIF conforme, con hash encadenado, QR y registro de eventos. Y eso obliga a repensar quién hace qué.

Cuándo factura el cliente o un tercero

La facturación por el destinatario (a veces llamada autofacturación) es habitual cuando el cliente tiene mejor información que el proveedor para documentar la operación:

• Agricultores y ganaderos cuya cooperativa liquida las entregas y emite las facturas en su nombre.
• Transportistas que trabajan para un gran cargador que conoce los portes realizados y factura por ellos.
• Creadores y profesionales que cobran a través de una plataforma que emite las facturas a los anunciantes o clientes finales.

La facturación por terceros es el caso clásico de la gestoría o del software de un intermediario que expide las facturas por cuenta del empresario.

Requisitos del acuerdo: sin papeles no hay delegación

Para que el destinatario pueda facturar en nombre del proveedor hacen falta dos cosas:

1. Acuerdo previo entre las partes, documentado. No exige forma solemne, pero conviene que sea escrito, con fecha, alcance y duración. 2. Procedimiento de aceptación de cada factura por parte del proveedor (el obligado a facturar). Puede ser expreso o tácito, pero debe estar definido en el acuerdo.

En la facturación por terceros basta el mandato o encargo, pero el tercero actúa siempre en nombre y por cuenta del obligado.

¿En qué SIF se genera el registro de facturación?

Aquí está la novedad práctica. El registro de facturación con hash encadenado SHA-256 debe generarse en el momento de expedir la factura, en el sistema de quien materialmente la expide:

• Si factura el destinatario, el registro se genera en el SIF del destinatario, pero imputado al obligado tributario (el proveedor), con su NIF como emisor.
• Si factura un tercero, el registro se genera en el SIF del tercero, también identificando al obligado como emisor de la factura.

Si el sistema opera en modo VeriFactu, los registros se remiten a la AEAT de forma continua al emitirse. En modo no-VeriFactu, se conservan firmados y con registro de eventos, listos para remisión si la AEAT los requiere. En ambos modos, cada factura llevará su QR verificable.

Series específicas: obligatorias en estos casos

El Reglamento de facturación exige series separadas cuando las facturas las expide el destinatario o un tercero. Es decir, un proveedor cuya cooperativa le factura parte de su producción tendrá al menos dos series: la propia y la de las facturas expedidas por la cooperativa en su nombre. Esto encaja con la cadena de hashes: cada serie mantiene su correlación y su trazabilidad, y no se mezclan facturas generadas en sistemas distintos.

Delegar no exime: la responsabilidad sigue siendo tuya

Punto crítico que muchos pasan por alto: aunque facture el cliente o la gestoría, el obligado tributario sigue siendo el proveedor. Es él quien responde de que las facturas se expidan correctamente, se registren en un SIF conforme y lleguen a su contabilidad e IVA. La sanción por usar software de facturación no conforme puede alcanzar los 50.000 € por ejercicio (art. 201 bis LGT), y delegar la expedición no traslada esa responsabilidad.

Por eso conviene que el acuerdo de facturación por destinatario o por terceros incluya ahora cláusulas nuevas:

• Confirmación de que el SIF del que expide es conforme al RD 1007/2023 y en qué modo opera (VeriFactu o no-VeriFactu).
• Entrega periódica de los registros o copias de las facturas al obligado, para su contabilidad y sus declaraciones.
• Qué ocurre si se detecta un error: quién emite la rectificativa y en qué serie.

Checklist rápido

• Acuerdo previo por escrito y procedimiento de aceptación definido.
• Serie específica para las facturas expedidas por el destinatario o el tercero.
• Registro de facturación generado en un SIF conforme, con el NIF del obligado como emisor.
• Copia de facturas y registros fluyendo de vuelta al proveedor.
• Revisión anual del acuerdo y del modo de remisión (VeriFactu o no).

Bien montada, la facturación delegada ahorra trabajo administrativo a quien menos estructura tiene. Mal montada, deja al obligado tributario respondiendo por facturas que ni siquiera ha visto.