Gastos deducibles del autónomo: qué justificante pedir en cada compra (y cuáles no valen)

Gastos deducibles del autónomo: qué justificante pedir en cada compra (y cuáles no valen)

Deducir un gasto exige tres cosas a la vez: que esté afecto a la actividad, que esté contabilizado/registrado, y que esté justificado. La tercera pata es donde más deducciones mueren — porque no todos los papeles son iguales, y en el mostrador nadie piensa en el modelo 303.

La jerarquía de los justificantes

1. Factura completa (con su nombre y NIF): la reina. Deduce el gasto en IRPF y el IVA soportado. Es la única que permite deducir IVA. 2. Factura simplificada "cualificada" (el ticket al que el establecimiento añade su NIF y el IVA desglosado, posible hasta ciertos importes): también permite deducir IVA. Pedirla cuesta un minuto en caja. 3. Factura simplificada ordinaria (el ticket): puede sostener el gasto en IRPF si se prueba la afectación, pero nunca el IVA. 4. Recibos, extractos bancarios, capturas de pago: prueban el pago, no la operación. Solos, no sostienen deducción — acompañan.

Regla de mostrador: a partir de 50 euros, pida siempre factura completa. Por debajo, al menos el ticket con NIF si hay IVA que recuperar.

Los gastos que más se rechazan (y cómo blindarlos)

• Comidas: deducibles en IRPF con límites (los de las dietas: 26,67 euros/día en España sin pernocta) y solo en día laborable, en establecimiento de hostelería y pagados por medios electrónicos. Con factura simplificada valen para IRPF; el IVA exige factura completa. El menú del sábado con la familia no entra, y la AEAT lo sabe cruzando fechas.
• Vehículo: en IRPF, la deducción del turismo exige afectación exclusiva (salvo transportistas y comerciales) — el combustible del coche mixto se rechaza sistemáticamente. En IVA, en cambio, opera la presunción del 50%. Dos impuestos, dos reglas: no las mezcle.
• Suministros de casa (teletrabajo): 30% de la proporción de metros afectos declarados en el censo. Sin metros declarados en el 036, no hay deducción.
• Móvil e internet: la doctrina exige línea separada o proporción defendible.
• Ropa: solo la de trabajo con anagrama o carácter específico (el traje "para clientes" no deduce, por mucho que se use solo en la oficina).

El circuito correcto en InvoSeal

1. Cada compra → foto o PDF a Facturas recibidas: el OCR extrae proveedor, fecha, base e IVA. 2. Revise la categoría y confirme: el gasto queda registrado con su justificante pegado — la pareja que la AEAT quiere ver. 3. ¿Muchos gastos en Excel de control? Recuerde la política de la casa: el Excel alimenta su panel, pero no sustituye al justificante — cada factura original, subida (plantilla disponible en el manual). 4. Al cierre del trimestre, la exportación entrega a su asesor los libros con los justificantes referenciados.

La prueba de fuego

Antes de deducir algo dudoso, hágase la pregunta del actuario: "¿puedo explicar en una frase qué aportó este gasto a mi actividad, y enseñar el papel que lo prueba?" Si ambas respuestas son sí, deduzca sin miedo. Si falla una, la Guía fiscal del manual y un ticket a Soporte cuestan menos que una paralela.