Multi-empresa y gestorías: varios NIF en un solo software de facturación

Multi-empresa y gestorías: varios NIF en un solo software de facturación

Un administrador con tres sociedades. Una gestoría que emite las facturas de cuarenta clientes. Un grupo con matriz y dos filiales operativas. Todos comparten el mismo problema desde que el RD 1007/2023 está en vigor (sociedades desde el 1 de enero de 2026, autónomos desde el 1 de julio de 2026): cada obligado tributario debe facturar con un SIF conforme, y meter varios NIF en la misma herramienta tiene reglas propias. Hacerlo mal no es un detalle estético: afecta al encadenado de registros, a las series y a quién responde si algo falla.

Cada NIF, su propia cadena

El punto central: el encadenado de hash SHA-256 de los registros de facturación es por obligado tributario. La cadena de la Sociedad A empieza en su primer registro y avanza solo con las facturas de A; la de la Sociedad B es otra cadena independiente. No existe una "cadena del software": existe una cadena por emisor.

En la práctica, un software multi-empresa serio debe garantizar que:

• Cada NIF tiene sus registros, su encadenado y su registro de eventos propios, sin mezclarse jamás.
• Cada NIF define sus propias series de facturación. La serie FA-2026 de la Sociedad A no tiene nada que ver con la FA-2026 de la B, aunque se llamen igual.
• Si un NIF opera en modo VeriFactu (remisión continua a la AEAT) y otro en modo no-VeriFactu (conservación local firmada), el sistema lo soporta por separado: el modo se elige por obligado, no por instalación.

Separación estricta de datos

Compartir aplicación no puede significar compartir datos. Un usuario de la Sociedad A no debería poder ver —y mucho menos tocar— clientes, facturas o borradores de la B salvo que tenga permiso expreso. Para gestorías esto es directamente crítico: sus clientes son competidores entre sí en muchos casos, y una fuga cruzada de tarifas o cartera de clientes es un problema serio de confidencialidad.

La regla práctica: permisos por empresa y por rol. El administrador del grupo lo ve todo; el contable de una filial, solo su filial; el empleado que emite facturas, solo emisión en su empresa y sin capacidad de tocar configuración de series ni certificados.

Gestorías que emiten por sus clientes

Que la gestoría opere el software no cambia el marco legal: la factura la emite el obligado tributario (el cliente), en su nombre y con su NIF, aunque materialmente pulse el botón la gestoría. Eso implica:

• Los registros de facturación pertenecen al cliente y se generan bajo su NIF y su cadena.
• La responsabilidad ante la AEAT es del obligado tributario, no de la gestoría. Si el software usado no es conforme, la sanción de hasta 50.000 € por ejercicio (art. 201 bis LGT) apunta al emisor. La gestoría podrá tener responsabilidad contractual frente a su cliente, pero la tributaria no se traslada.
• Conviene dejar por escrito (en la carta de encargo) quién configura las series, quién custodia los registros y qué pasa si el cliente cambia de gestoría: los registros y su cadena deben poder exportarse y continuarse, no quedarse secuestrados.

Qué preguntar a tu software antes de meter una segunda empresa

Antes de añadir otro NIF, verifica estas cinco cosas:

1. ¿Genera un encadenado independiente por NIF? Si la respuesta es vaga, mala señal. 2. ¿Las series son propias de cada empresa y el sistema impide colisiones y huecos? 3. ¿Puedo elegir VeriFactu o no-VeriFactu por empresa, y cambiar de modo de forma ordenada? 4. ¿Los permisos aíslan datos por empresa con roles diferenciados y trazabilidad de quién hizo qué (el registro de eventos también anota accesos y operaciones relevantes)? 5. ¿Puedo exportar los registros de un NIF de forma completa si esa empresa se va a otra herramienta o a otra gestoría?

Y un recordatorio de calendario: no confundas esto con la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece. Es otra obligación distinta, todavía pendiente de despliegue con horizonte 2027 (primero grandes empresas, un año después el resto). Lo que ya es exigible hoy, para todos los NIF que gestiones, es que cada uno facture desde un SIF conforme, con su cadena intacta y sus datos bien separados.