Presupuestos, proformas y albaranes: qué NO es factura bajo el SIF

Presupuestos, proformas y albaranes: qué NO es factura bajo el SIF

Con el reglamento de sistemas de facturación (RD 1007/2023) en vigor —sociedades desde el 1 de enero de 2026, autónomos desde el 1 de julio de 2026—, muchos negocios se preguntan si ahora "todo" lo que sale de su software tiene que llevar QR y generar registro. La respuesta es no, y entender la frontera es clave: el SIF genera registros de facturación solo para facturas (completas, simplificadas y rectificativas). El resto de documentos comerciales viven fuera de esa cadena. Confundirlos crea dos riesgos opuestos: facturar de menos (no expedir factura cuando toca) o ensuciar el sistema con registros que no deberían existir.

Documentos que NO generan registro de facturación

Estos documentos son legítimos y útiles, pero no son facturas y por tanto no producen registro SIF ni llevan el QR tributario:

• Presupuesto: una oferta. No documenta ninguna operación realizada.
• Factura proforma: un borrador informativo, típico en comercio internacional o para tramitar pagos. No tiene validez fiscal.
• Albarán: acredita la entrega de mercancía; la factura vendrá después (a veces agrupando varios albaranes).
• Pedido / orden de compra: compromiso comercial, no hecho imponible documentado.
• Recibo de anticipo... con matiz importante, que vemos ahora.

Ojo: el anticipo cobrado SÍ se factura

Aquí cae mucha gente. Si un cliente te paga una señal o un anticipo, el IVA se devenga en el momento del cobro por el importe percibido. Eso significa que el anticipo exige factura (con su registro SIF y su QR), no un simple "recibo". Cuando entregues el bien o termines el servicio, la factura final descontará el anticipo ya facturado. Un recibo casero de anticipo sin factura es una venta sin registrar: exactamente lo que el reglamento persigue.

El riesgo clásico: la proforma que circula como factura

La proforma es el documento más peligroso del lote, porque parece una factura: mismos datos, mismos importes. Los problemas típicos:

• El cliente la paga y nadie emite después la factura real. Resultado: operación cobrada sin registro de facturación.
• La proforma lleva un número que parece de serie fiscal y acaba contabilizada como factura por el receptor.
• Se envía "proforma" para retrasar el devengo del IVA. No funciona: si hay entrega del bien, prestación del servicio o cobro anticipado, la obligación de facturar ya ha nacido, la llames como la llames.

Regla práctica: toda proforma debe llevar la mención visible "proforma — documento sin validez fiscal" y debe existir un control de que cada proforma cobrada tiene su factura real detrás.

Numeración separada, siempre

Los presupuestos, proformas y albaranes deben tener series de numeración propias, claramente distintas de las series de facturas (PRE-2026-001, PRO-2026-001, ALB-2026-001...). Nunca compartas serie entre una proforma y una factura: la serie de facturas tiene exigencias de correlatividad y continuidad, y mezclar documentos no fiscales en ella genera huecos inexplicables. En un SIF bien diseñado esta separación viene de fábrica y el sistema impide, directamente, emitir un documento no fiscal dentro de una serie de facturación.

Conversión presupuesto → factura sin duplicar

El flujo sano en el software es: presupuesto aceptado → (opcional) albarán de entrega → factura generada por conversión, heredando líneas, importes y cliente. Ventajas:

• Se factura una sola vez: el presupuesto queda marcado como facturado y no puede convertirse de nuevo.
• No hay re-tecleo, que es donde nacen los descuadres entre lo ofertado y lo facturado.
• La trazabilidad comercial (presupuesto → albarán → factura) queda enlazada, aunque solo la factura genere registro SIF.

Lo que nunca debe pasar: convertir dos veces el mismo presupuesto, o "editar" una factura ya emitida para ajustarla al presupuesto. Las facturas emitidas no se editan ni se borran; los errores se corrigen con factura rectificativa.

Cuándo nace la obligación de expedir factura

La obligación de facturar —y con ella el registro de facturación— nace con la entrega del bien o la prestación del servicio, o antes si hay cobro anticipado. El presupuesto aceptado no la dispara; el albarán tampoco; el cobro, sí. Ese es el interruptor que debes tener claro: en cuanto hay operación realizada o dinero cobrado, tu SIF debe emitir la factura con su QR y su registro encadenado —y en modo VeriFactu, remitirlo a la AEAT en ese momento. Todo lo demás es papeleo comercial: útil para vender, irrelevante para Hacienda.