Proforma, presupuesto y factura: qué documento usar en cada momento (y cuál te puede meter en un lío)
Tres documentos que se parecen, tres funciones distintas — y un clásico de los problemas con Hacienda cuando se confunden. La regla corta: el presupuesto compromete condiciones, la proforma enseña cómo será la factura, y solo la factura existe a efectos fiscales.
El presupuesto: compromiso comercial
El presupuesto describe qué va a hacer, en cuánto tiempo y por cuánto dinero, y suele tener validez limitada ("precios válidos 30 días"). Aceptado por el cliente, es un compromiso contractual — pero no tiene ningún efecto en el IVA ni en su numeración de facturas. Puede emitir tantos como quiera, corregirlos y descartarlos.
La proforma: la factura "de mentira" que evita sustos
La factura proforma es una imagen anticipada de la futura factura: mismos datos, mismas líneas, mismos impuestos… pero sin número fiscal, sin firma y sin efectos tributarios. Sus usos legítimos:
- Que el cliente apruebe el detalle exacto antes de emitir (evita rectificativas).
- Trámites que piden "factura" antes de que exista: financiación, aduanas, subvenciones.
- Solicitar el pago por adelantado mostrando lo que se facturará.
Lo que la proforma no es: un documento para cobrar y no declarar. Y aquí viene el matiz importante.
El lío clásico: cobrar contra proforma
En el IVA, el cobro anticipado devenga el impuesto (artículo 75.Dos LIVA): si el cliente le paga la proforma, nace la obligación de emitir factura del anticipo con su IVA — la proforma no la sustituye. Trabajar "a proformas cobradas" durante meses y facturar al final es, sencillamente, ingresar IVA tarde: recargos garantizados si hay comprobación.
La secuencia correcta con anticipo: proforma → cobro → factura de anticipo (por lo cobrado, con IVA) → al entregar, factura final que descuenta el anticipo.
La factura: numeración, devengo y VeriFactu
Solo la factura emitida tiene número fiscal (correlativo por serie), devenga IVA por la operación y sirve al cliente para deducir. Con VeriFactu, además, queda registrada y encadenada con su huella. Por eso los borradores y proformas de InvoSeal no consumen numeración: el número nace al emitir, nunca antes.
De proforma a factura en InvoSeal, sin errores
1. Cree la proforma con destinatario, líneas e impuestos y envíela. 2. ¿Aceptada? Pulse «Convertir a factura»: se genera un borrador con todos los datos ya cargados. 3. Revise y emita: número de la serie que corresponda, firma electrónica y registro. 4. Si hubo cobro anticipado, emita antes la factura del anticipo — y la final saldrá con el anticipo descontado.
Chuleta final
| Documento | ¿Numeración fiscal? | ¿Devenga IVA? | ¿Sirve para deducir? | |---|---|---|---| | Presupuesto | No | No | No | | Proforma | No | No (pero el cobro sí) | No | | Factura | Sí, correlativa | Sí | Sí |
¿Un caso raro entre manos —un anticipo parcial, una proforma en divisa, un cliente que exige "invoice" para aduana—? Ticket a Soporte antes de emitir y lo miramos juntos.
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