Retenciones de IRPF y suplidos en la factura del profesional: cómo cuadrar cada línea

Retenciones de IRPF y suplidos en la factura del profesional: cómo cuadrar cada línea

Abogados, arquitectos, consultores, médicos, psicólogos: la factura del profesional tiene dos particularidades que no aparecen en la de una tienda: la retención de IRPF y, en muchos despachos, los suplidos. Las dos afectan al total a pagar y, desde que el RD 1007/2023 está en vigor (sociedades desde enero de 2026, autónomos desde julio de 2026), también al registro de facturación que tu SIF genera y encadena con cada emisión. Si el software calcula mal, el error queda grabado con hash y QR. Merece la pena entenderlo bien.

Cuándo hay retención y cuánta

La retención aplica cuando facturas actividades profesionales (epígrafes de la sección 2ª del IAE) a un cliente que es empresa o autónomo español. Ese cliente actúa como retenedor: te paga la factura menos la retención y la ingresa por ti en Hacienda (modelo 111).

• Tipo general: 15% sobre la base (los honorarios, sin IVA).
• Nuevos autónomos: 7% durante el año de inicio y los dos siguientes, si lo comunicas por escrito al cliente.
• Cliente particular: sin retención. Un consumidor final no es retenedor.

Ejemplo con 1.000 € de honorarios: base 1.000 €, IVA 21% = 210 €, retención 15% = −150 €, total a cobrar 1.060 €. Fíjate en el matiz: el IVA se calcula sobre la base completa, y la retención también sobre la base completa; una no descuenta a la otra.

Cómo debe reflejarlo la factura (y el registro)

En la factura, la retención aparece como línea informativa con su tipo y su importe, restando del total a pagar. En el registro de facturación del SIF, los importes de base, cuotas de IVA y totales deben ser coherentes: el sistema calcula el hash sobre los datos del registro, genera el QR y, en modo VeriFactu, lo remite a la AEAT en el momento. Un total mal cuadrado no se "corrige después": exige factura rectificativa con su propio registro encadenado. Por eso el software debe calcular retención, cuotas y totales de forma automática y bloquear combinaciones imposibles (retención a un particular, 7% sin fecha de alta reciente, bases que no suman).

Suplidos: ni IVA ni ingreso

El suplido es un gasto que pagas en nombre y por cuenta del cliente: la tasa judicial, el arancel del registro, la tasa municipal de la licencia. Requisitos para que lo sea de verdad:

• El justificante está a nombre del cliente, no del profesional.
• Repercutes el importe exacto, sin margen.
• Hay mandato (expreso o tácito) del cliente para ese pago.

Si se cumplen, el suplido va en la factura fuera de la base imponible: sin IVA y sin retención, porque no es ingreso tuyo, es dinero que adelantaste. No entra en tus ingresos de actividad ni el gasto en tus deducibles.

Distinto es el gasto refacturado: el viaje, el hotel o la copistería que pagas tú, a tu nombre, y luego cobras al cliente. Eso sí es ingreso: se suma a la base, lleva IVA (al tipo de tu servicio, como prestación accesoria) y entra en la base de la retención. Confundir ambos es de los errores más repetidos en despachos, y en un SIF queda registrado tal cual se emitió.

Provisiones de fondos

La provisión de fondos que pide un despacho antes de empezar tiene dos lecturas: si anticipa honorarios, es un pago a cuenta que devenga IVA en el momento del cobro y debe documentarse; si anticipa suplidos futuros (tasas que se pagarán en nombre del cliente), no devenga IVA hasta que se aplique. Lo limpio: documentar la provisión al recibirla, y al liquidar el asunto emitir la factura final desglosando honorarios (con IVA y retención) y suplidos (sin ambos), descontando lo provisionado.

Lista rápida de comprobación

• ¿Cliente empresa o autónomo? → retención 15% (o 7% si eres nuevo autónomo y lo comunicaste).
• ¿Cliente particular? → sin retención.
• ¿Justificante a nombre del cliente e importe exacto? → suplido: sin IVA, sin retención, fuera de tus ingresos.
• ¿Gasto a tu nombre que repercutes? → base + IVA + retención.
• ¿Total mal emitido? → rectificativa, nunca editar la original.

Con el reglamento antifraude ya plenamente en vigor —y sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio por usar software no conforme (art. 201 bis LGT)—, la factura del profesional ya no admite cálculos a mano sobre una plantilla: cada importe queda encadenado desde el primer segundo.