VIES y NIF-IVA: cómo vender a empresas de la UE sin que la factura salga mal

VIES y NIF-IVA: cómo vender a empresas de la UE sin que la factura salga mal

Vender a una empresa alemana o francesa sin repercutir IVA es perfectamente legal — si se cumplen tres condiciones que casi nadie revisa a la vez: que usted esté en el ROI, que el cliente tenga NIF-IVA válido en VIES, y que la factura lo diga bien. Fallar cualquiera convierte la venta "sin IVA" en una venta con IVA no cobrado… que pagará usted.

Primero: su propio registro (ROI)

Para operar en el circuito intracomunitario necesita estar inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios (casilla del modelo 036). Sin ROI, su NIF español no aparece en VIES y sus proveedores europeos le facturarán con el IVA de su país — un coste recuperable solo por la vía lenta. El alta puede tardar semanas y a veces trae visita censal: pídala antes de necesitarla.

Segundo: el NIF-IVA del cliente, validado en VIES

VIES es la base de datos europea que confirma si un número de IVA está activo para operaciones intracomunitarias. La exención de sus ventas (en servicios, la no sujeción) descansa en que el cliente tenga ese número válido en la fecha de la operación:

• Válido en VIES → factura sin IVA español, con la mención correspondiente (entrega intracomunitaria exenta art. 25, o «reverse charge» en servicios).
• No válido o inexistente → trátelo como consumidor: con IVA español. Aunque le enseñen un registro mercantil precioso: sin VIES no hay exención.

Guarde la prueba de validación con fecha: es su defensa si el cliente causa baja después. InvoSeal valida el NIF-IVA contra VIES en la ficha del destinatario y deja constancia — un clic, y la factura sale con el tratamiento correcto según el país y condición del cliente, siempre bilingüe (idioma del cliente + castellano).

Tercero: la mención en factura y el 349

• La factura debe identificar ambos NIF-IVA y llevar la mención legal del caso. InvoSeal la añade automáticamente al elegir el tipo de operación.
• Cada trimestre (o mes), esas operaciones se resumen en el modelo 349 — la declaración informativa que la AEAT cruza con las de los demás países. Un 349 que no cuadra con las facturas es requerimiento seguro.

Errores que vemos a diario

1. Validar el NIF-IVA una vez y nunca más: los números caducan y se revocan. Revalide en operaciones recurrentes importantes. 2. Facturar sin IVA a una empresa UE sin estar usted en el ROI. 3. Confundir bienes (exención, art. 25) con servicios (no sujeción, reverse charge): la mención es distinta. 4. Olvidar el 349 "porque ya está en el 303".

¿Cliente nuevo en la UE? Alta en Destinatarios → botón VIES → factura. Y ante cualquier caso raro (cliente con NIF en trámite, triangulares), ticket a Soporte antes de emitir.